¿Cómo realizar el registro para la generación del Documento Soporte de Nómina Electrónica?

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En tiempos donde la digitalización se abre camino en todos los sectores, la nómina electrónica ha robado protagonismo como resultado de reciente implementación por parte de la Dian con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.

Hoy analizaremos entre otras cosas un componente muy importante, el documento soporte de nómina electrónica, te contaremos qué es y como realizar su registro para no tener ningún inconveniente.

¿De qué se trata la nómina electrónica?

En términos generales, la famosa nómina electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software que puede ser propio, comprado o el que quieras elegir. Este archivo tiene la nómina firmada digitalmente por la empresa y lo mejor, tiene la misma validez que la nómina convencional. Puede tener cualquier formato, máxime teniendo en cuenta la evolución continua de la tecnología, que brinda soluciones cambiantes, si bien lo más habitual es el PDF.

¿Por qué es importante la nómina electrónica?

Antes de entrar en materia analicemos porqué es importante esta implementación, para que no la veas como un trámite más que te va a generar más procesos, la nómina electrónica a diferencia de lo que piensan muchos trae muchas ventajas.

Primero, es importante que la cumplas porque está establecido por la ley para todas aquellas empresas o personas naturales que estén sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos o abonos a otras personas por su relación laboral o legal.

Pero la más importante es que este proceso de lleva un paso más a la digitalización de tu empresa, y ésta es definitivamente una ayuda para que finalmente te arriesgues a soñar con una oficina sin papel y lleves tu operación con total confiabilidad mediante soportes electrónicos.

Estas son algunas de las ventajas que obtendrás al implementarla:

• Ahorra tiempo y recursos.
• Reduces el uso de papel
• Te quita el dolor de cabeza de buscar espacio para almacenar.
• Mantienes tu información segura en un solo lugar.
• Puedes tener acceso 24/7 a la información.
• Generas reportes con solo un clic

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¿Qué es el documento soporte de nómina electrónica?

El documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es definido por la Dian como el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA – Cuando aplique – se deriva de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral, de pensiones o legal y reglamentaria. Podemos entender con esta definición entonces que este documento está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina, y el valor total de la diferencia de estos.

Pero analicemos un poco más a detalle que debe tener este documento:

¿Qué contiene el documento soporte de pago de nómina?

• Incluir los apellidos y nombre o la razón social y el NIT.
• Los apellidos y nombres DEL beneficiario del pago.
• Código CUNE (Código Único de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica).
• Número que corresponda a su sistema interno de numeración consecutiva.
• El contenido y los valores de los conceptos que correspondan al valor devengado de nómina de cada empleado.
• Valores por los conceptos que correspondan a las deducciones de la nómina.
• Incluir el valor total de diferencia. Este corresponde a la diferencia que existe entre el valor total devengado de la nómina menos el valor total que se le deduce a esta misma.
• Medio de pago usado.
• La fecha y hora en que fue generada.
• La firma digital del obligado a emitir la nómina electrónica.
• Debe incluir el NIT del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación de su software.

¿Cómo realizar el registro para generar este documento?

Este proceso se realiza digitalmente en la página estipulada por la Dian, te contamos el paso a paso que debes realizar:

1. Debes Ingresa a la página principal de la DIAN : https://www.dian.gov.co/
2. Ve a la parte de Factura Electrónica.
3. Haz Clic en la opción “Habilitación”.
4. Una vez ingreses al menú principal, haz clic en “Participantes”.
5. Luego en “Otros Documentos Electrónicos”.
6. Clic en la opción “Nómina Electrónica y Nómina Electrónica de Ajuste”.
7. Al aceptar aparecerán dos opciones para realizar el registro: Emisor y Proveedor de Servicios Tecnológicos.
8. Clic en la opción Emisor y acepta el mensaje.
9. A continuación, el sistema mostrará una ventana para seleccionar el modo de operación con el cuál se expedirá el documento soporte de pago de Nómina Electrónica.

Nota: Las dos opciones son posible mediante software propio o software de proveedor tecnológico.

1. Al elegir software propio debes aceptar el mensaje de confirmación.
2. Debes llenar la información del software propio para asociarlo en el ambiente de prueba.
3. Se abrirá una ventana con el estado de prueba de aceptación.

Eso es todo, el software queda registrado para realizar el proceso de pruebas correspondientes para la habilitación del documento soporte de pago de Nómina Electrónica.

¿Qué debo tener en cuenta para elegir un software de nómina electrónica?

• Proveedor con experiencia y excelente nivel de servicio
• Debe realizar cálculos en tiempo real
• Que de pueda comunicar y relacionar con otros softwares que tengas en la empresa (contables, inventarios, etc)
• Que sea fácil de usar y continuamente puedas capacitarte y resolver dudas
• Seguridad, que puedas tener tu información allí sin preocupaciones
• Que esté siempre actualizado con la normatividad de Colombia

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Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador). El sujeto obligado es aquel que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.

¿Quién está obligado a generar este documento?

El sujeto obligado, es aquella persona que requiera este documento como soporte de costos, gastos y deducciones.

Lo que deberías saber

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contar con una serie de requisitos establecidos en la Resolución 000013 de 2021 Artículo 5:

• Estar denominado.
• Identificación completa del sujeto obligado.
• Identificación del beneficiario del pago.
• CUNE.
• Numeración consecutiva.
• Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
• El medio de pago utilizado.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital del sujeto obligado.
• Identificación del software

Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.