Un software contable adecuado no solo debe registrar transacciones financieras, sino también proporcionar información clave para la toma de decisiones empresariales. En este artículo, exploraremos los reportes más útiles generados por un software contable, destacando su importancia para distintos roles dentro de la empresa. Desde reportes de cuentas por cobrar y por pagar hasta reportes contables y gerenciales, analizaremos cómo estos informes pueden impulsar la eficiencia y el éxito empresarial. ¡Acompáñanos en esta exploración para descubrir cómo elegir el software contable adecuado para tu negocio!
Un software contable debe ser un aliado tecnológico para el negocio, con ese enfoque, es necesario que pueda generar múltiples reportes que permitan tomar decisiones
Para tomar las mejores decisiones resulta vital que el software contable pueda desplegar de forma visual y concisa la información de la empresa que asegure la certeza de esa decisión.
Así que para ver qué reportes son útiles, los veremos a través de los roles.
Reportes de Cuentas por Cobrar y por Pagar
Uno de los reportes más importantes son los de Cuentas por Cobrar y por Pagar, porque sobre ellos se fundamenta la gestión de efectivo de una empresa. Un reporte debe estar en capacidad de poder mostrar por edades ambas situaciones y así mismo poder hacer una exploración a nivel de detalle de tercero y factura. Si un reporte genera algo así es fácil que la compañía pueda tomar decisiones tales como:
- Establecer mejores políticas de crédito a clientes, identificando a quiénes se les debe incentivar con descuentos por prontos pago y cuáles pueden tener un límite de crédito más restringido en aras de proteger el efectivo de la compañía.
- Identificar clientes con mora que le permitan al usuario realizar mejores gestiones de cobro sobre aquellas facturas vencidas.
- Establecer mejores políticas de pago a proveedores con los cuáles es posible buscar descuentos por pronto pago para así mejorar la gestión de flujo de efectivo dentro de la compañía.
Reportes de ingresos
Cuando una empresa tiene reportes de ingresos robustos estará en la capacidad de poder hacer mejores análisis de qué producto y/o servicio es más rentable que el otro, para así determinar en cuál enfocar esfuerzos y deshacerse de aquellos sobre los cuáles los esfuerzos no son tan rentables. Así mismo, con esos reportes, el tomador de las decisiones en la empresa estará en capacidad para analizar cuáles son más beneficiosos en términos de flujo de caja y así establecer estrategias y comerciales que potencien estos ingresos.
Así mismo, la posibilidad de realizar un consolidado a nivel de P&G, determinando qué productos y/o servicios son más rentables que otros, para así identificar productos y/o servicios que no generan valor añadido a la empresa y así enfocar esfuerzos en los productos y/o servicios ya consolidados, como también la posibilidad de introducir nuevos productos y/o servicios a las líneas de negocios de la empresa.
Reportes de inventarios
Cuando una empresa maneja inventarios, es importante saber con cuánto inventario se cuenta, para poder tomar las mejores decisiones sobre el mismo. Es bien sabido que mantener un stock que no rota tanto le cuesta un dinero a la empresa porque alarga su ciclo de conversión del stock a efectivo, por eso es vital que un software contable cuente con poderosos reportes de inventarios que le permitan al usuario:
- Conocer en tiempo real sobre el movimiento de los inventarios, esto le permitirá al usuario entender la dinámica de su stock para así decidir qué inventarios debe retirar y cuáles debe abastecer.
- Determinar la rentabilidad de los inventarios según dinámica, y así tomar decisiones más efectivas en cuanto que inventarios mantener y cuáles sacar en definitiva del negocio por su baja rotación, aumentando así la productividad.
- Mejorar los procesos logísticos en cada una de las bodegas y/o almacenes que el usuario tenga para así garantizar stock de acuerdo a las tendencias de cada una de ellas.
Reportes de compras
Uno de los rubros más importantes en la operación de una compañía, son las compras. En ella se destina gran parte del flujo de caja de la compañía en pro de su operación y, por ello, resulta muy importante que un software contable cuente con reportes de compras que le permitan al usuario realizar acciones como:
- Reportes de trazabilidad desde la compra al pago, así como reportes de trazabilidad de devoluciones y/o rechazos.
- Gestionar mejor tus cadenas de abastecimiento, contando con la posibilidad de que los proveedores actualicen datos de despachos, precios y pagos, para así tomar mejores decisiones en uno de los procesos más críticos de una compañía.
Reportes contables
Un software contable per se, requiere tener múltiples reportes de todo tipo, pero es en los reportes contables donde todos los reportes se ven como uno solo. Por ello, para garantizar el buen uso de un software contable entre los reportes contables a usar deben estar:
- Posibilidad de ver un Estado de Resultados (también conocido como PyG) en tiempo real, que le permita rápidamente al usuario poder realizar diagnósticos sobre la empresa. Así mismo, la posibilidad de pasar rápidamente a un Estado de Situación Financiera (antiguamente conocido como Balance General) que permita ver en qué momento se encuentra la empresa.
- Posibilidad de ver esos estados financieros con centros de costo y otros ítems que permiten analizar a profundidad qué áreas son más eficientes que otras en aras de ejecutar planes de acción que permitan realizar una mejor gestión de todas las áreas de la empresa.
- Realizar reportes de carácter impositivo, que le permitan al usuario visualizar las obligaciones que la empresa tiene con entidades tributarias para así asegurar el cumplimiento de los mismos así como planear con los flujos con los cuáles estas obligaciones serán canceladas.
- Poder exportar los certificados de retención con aquellos terceros con los que se tuvo operaciones durante un año gravable.
- Reportes de información exógena para dar cumplimiento a unos de los requerimientos más complejos de la DIAN, para así ahorrar tiempo y asegurar al mismo tiempo la calidad con la que esta información se envía para evitar sanciones.
Reportes gerenciales
Si bien un software contable tiene un enfoque para los Contadores, es importante que un software contable tenga la posibilidad de reportar la información a un nivel gerencial, es decir, de una manera más gráfica y sencilla que le permita entender mejor el negocio, esto se puede traducir en:
- Estados de Resultados a nivel de líneas de negocio, para poder visualizar cómo es el comportamiento de cada uno y así tomar decisiones sobre los más críticos.
- Ver en gráficos los estados de cuentas por cobrar, por pagar, inventarios y otros.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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