La habilitación, generación y transmisión depende del número de empleados que tienen las empresas, por esta razón debes tener claro el calendario de implementación para que sepas cuándo debes implementarla, dependiendo del número de empleados que tengas.
¿Cuántos empleados debes tener para emitir la nómina electrónica?
La implementación de la nómina electrónica para los contribuyentes colombianos aplica para los que cuenten con menos de 251 empleados y más de uno. Su habilitación y generación se debe seguir según el calendario que emitió la Resolución y a continuación te contamos cuáles son las fechas, dependiendo del número de empleados con los que cuenta tu empresa.
- Si tu empresa tiene un empleado, tu fecha de habilitación en el servicio informático electrónico debió ser el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de tu nómina electrónica a la DIAN es el 1 de diciembre de 2021.
- Si tienes dos o tres empleados, la fecha para habilitarte en el servicio informático electrónico fue el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de la nómina electrónica es el 1 de noviembre de 2021.
- Si tu empresa tiene de 4 a 10 empleados, la fecha de inicio para habilitación en el servicio informático electrónico fue el 31 de mayo de 2021 y tu fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de la nómina electrónica de tu empresa es el 1 de octubre de 2021.
- En el caso que tu empresa tenga de 11 a 100 empleados, tu fecha de habilitación en el servicio informático fue el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para que inicies con la generación y transmisión de tu documento soporte es el 1 de septiembre de 2021.
- Para las empresas que tienen entre 101 y hasta 250 empleados la fecha de habilitación en el servicio informático electrónico fue el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para generar y transmitir el documento soporte fue el 1 de agosto de 2021.
- Para las empresas que tienen más de 251 empleados, la fecha de habilitación en el servicio informático electrónico fue el 31 de mayo de 2021 y la fecha máxima para generar y transmitir sus documentos soporte fue el 1 de agosto de 2021.
¿Debo emitir nómina si solo tengo un empleado?
Sí. Debes emitir nómina electrónica si tienes uno o más empleados. Soluciónalo fácil con Loggro Software. Otro requisito es ser responsable del Impuesto sobre la Renta. Si cumples estas dos condiciones, debes emitir tu nómina electrónica.
¿Si ya pasó mi fecha de implementación qué debo hacer?
Debes ponerte al día con tu requisito para emitir la nómina. Ya existen algunas sanciones establecidas para los contribuyentes que han incumplido sus plazos, la mayoría de las penalidades están basadas en el valor de liquidación de tu nómina; es decir que si tu nómina cuenta con bastantes trabajadores, la multa será proporcional a este monto, siempre dependiendo de la magnitud de la infracción.
¿Qué debo hacer si soy un nuevo contribuyente y ya pasó mi fecha de implementación?
Los nuevos contribuyentes que están obligados a emitir la nómina electrónica tienen dos meses de plazo a partir de que realicen su habilitación en el sistema de la DIAN.
En adelante podrán realizar pagos o abonos en las cuentas que se deriven por una vinculación laboral legal o reglamentaria y a los pensionados que tienen a cargo. Si estás obligado a generar el documento soporte de pago de tu nómina electrónica, podrás utilizarlo para soportar tus costos y deducciones en el impuesto de renta e IVA. Revisa si en tu caso aplica la obligatoriedad para generar alguno de estos dos Tributos.
¿Cuál es la forma más rápida de implementar la nómina electrónica?
No solamente es la forma más rápida, sino la forma legal de implementarla. Utiliza un software de nómina electrónica, como Loggro.
Es posible conseguir proveedores que ofrecen sus servicios de forma gratuita con funciones y con un número de documentos muy limitados, así que lo mejor que debes hacer si aún no has iniciado con este proceso es contratar los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN, que se ajuste a las necesidades de tu empresa para que emitas tus documentos electrónicos lo antes posible.
Si te interesa saber cuál es el costo y los precios de implementar la nómina electrónica en Colombia, consulta este artículo en el que detallamos valores. En Colombia es posible tener planes desde $7.000 cop hasta $276.000 COP, con seguridad va a ser más económico que implementarla utilizando métodos tradicionales.
¿Por qué la DIAN implementó la nómina electrónica?
Con el objetivo de recopilar la información de los contribuyentes sin tener que depender de las empresas, el resultado es tener un proceso más eficiente, un mayor control y fiscalización sobre los costos de nómina de las empresas, en otras palabras, con este nuevo requisito la va a ser más fácil para el Gobierno Nacional controlar la evasión tributaria del país.
¿Tu empresa debe emitir el documento soporte de pago de nómina electrónica?
Según el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 los obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica y sus notas de ajuste para ser validados ante la DIAN son todos los contribuyentes que responden por el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, que hagan pagos o abonos en las cuentas que se deriven de una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria y por los pagos a los pensionados que tenga a cargo el empleador, que necesiten soportar los costos y las deducciones en su impuesto de renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando sea necesario.
Si te interesa generar la nómina electrónica de tu empresa, te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica en la Nube, aquí podrás habilitarte en el servicio informático electrónico, generar y transmitir tus documentos soporte de pago sin importar el número de empleados que tengas, también ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para resolver todas las dudas que los nuevos sistemas electrónicos generan.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
