Si facturas de forma electrónica, debes saber que además de cumplir con los requisitos que señala el Artículo 617 del ET (Estatuto Tributario), en los procesos de implementación y expedición de la facturación electrónica.
Cumplimiento de los requisitos del Artículo 617 del ET en la implementación y expedición de Facturación Electrónica
También es importante que tengas en cuenta otros conceptos, como el de código QR, CUDE y CUFE. En este artículo te contamos cuáles son las principales diferencias para que las tengas en cuenta si facturas de forma electrónica y para que conozcas que cada vez es más fácil facturar electrónicamente.
Inclusión Código QR, CUDE y CUFE
En el proceso de implementación y expedición de la Facturación Electrónica es posible encontrar, además de los principales requisitos que se encuentran establecidos en el Artículo 617 del ET, los nuevos lineamientos que señala el Artículo 2 de la Resolución 000030 de 2019, entre estos nuevos es posible encontrar la inclusión de los códigos de identificación.
¿Cuáles son los códigos de identificación?
Según lo establece la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), los códigos de identificación son el Código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica), CUDE (Código Único de Documento Electrónico) y el Código QR (quick response barcode) que se utiliza para la representación impresa o digital. Según lo anterior, es importante como facturador que comprendas el uso y papel que desempeña cada uno de estos códigos de identificación, los cuales debes tener en cuenta porque son parte del proceso de implementación y expedición de la Facturación Electrónica. Si tienes dudas sobre cómo hacer una factura electrónica, te invitamos a consultar nuestro artículo.
¿Qué es el Código QR?
El código QR (Quick Response) se caracteriza por contar con barras, que pueden almacenar cierto tipo de información, por ejemplo, SMS, URL, Texto, E-mail, entre otros. gracias al constante uso de los Smartphone o teléfonos inteligentes; este tipo de código se utiliza con mucha frecuencia.
Función del Código QR en las facturas electrónicas
El código QR que se encuentra en las facturas electrónicas, en distintos productos comerciales o en diferente tipo de publicidad, pueden ser leídos gracias al uso de diferentes Hardware. Este sistema es posible encontrarlo en los escáneres de teléfonos inteligentes, en tabletas, o en un computador, lo único que debes hacer es capturar la pantalla donde se encuentra el código QR y se desencripta toda la información. Para generarlo siempre será necesario utilizar un software de facturación electrónica, pues no es posible facturar sin un software de facturación.
En el caso de las facturas electrónicas al desencriptar la información es posible identificar información de precios, fecha de emisión, emisor, receptor, etc.
¿Qué es el Código CUDE?
Según la DIAN, el Código Único de Documento Electrónico (CUDE) es uno de los requisitos establecidos para las nota crédito y nota débito, también aplica para cualquier otro documento electrónico que derive de la factura electrónica de venta. Está constituido por un valor alfanumérico que hace posible identificar de forma inequívoca estos documentos.
Debes tener en cuenta que el uso del Código de identificación CUDE es obligatorio desde el momento que comiences a generar facturas electrónicas, notas crédito y notas débito. Si aún no has comenzado a facturar electrónicamente debes tener en cuenta la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020 en donde se establecen las nuevas fechas para implementar la Facturación Electrónica en Colombia.
¿Qué es el Código CUFE?
El Código Único de Facturación Electrónica (CUFE) es el encargado de permitir el reconocimiento y la unicidad de las facturas electrónicas de forma inequívocamente en Colombia.
Componentes del Código CUFE
Teniendo en cuenta el marco normativo que define al sistema técnico de control y lo que corresponde al Código CUFE en el Artículo 6 de la Resolución 0019 del 24 de febrero de 2016 se enuncian los requisitos y componentes de este código que son los siguientes.
Valor Alfanumérico
Los valores alfanuméricos del Código CUFE tienen las siguientes características.
- Se obtienen a partir de un procedimiento que usa datos de la factura electrónica de venta.
- Incluye la respectiva Clave de Contenido Técnico de Control que es generada y otorgada por la DIAN.
El Código CUFE debe estar incluido en la factura electrónica
Estas son las condiciones de cómo debe estar incluido el Código CUFE en las facturas electrónicas:
- Debe ser incluido como un campo más al interior de la factura.
- Debe visualizarse en la representación gráfica y en los códigos de carácter bidimensional QR.
Debe incluir la Clave de Contenido Técnico de Control
Las siguientes son las condiciones que debe cumplir la Clave de Contenido Técnico de Control.
- Debe estar generada por la DIAN para el obligado a facturar o a su respectivo proveedor de Facturación Electrónica.
- Contiene datos confidenciales que solo conoce la DIAN, el obligado o su proveedor, y se entrega una vez se autoriza la numeración para facturar de manera electrónica.
¿Cómo incluir el código CUFE en las facturas electrónicas?
En el Anexo 3 de la Resolución 0019 del 24 de febrero de 2016 se definen de forma técnica cómo debe ser la inclusión del Código CUFE en las facturas electrónicas, pero este es un tema que debe preocupar al proveedor de facturación electrónica más que al emisor de la factura como tal. Lo que sí debes saber como emisor es que tu factura debe tener formato XML para transformar la información extensa en secuencia de mensajes cortos, porque es un lineamiento esencial que ha dispuesto la DIAN y por lo tanto está dentro del sistema gratuito de la DIAN que dispuso para pequeños empresarios.
¿Cómo es la figuración electrónica de las facturas?
El Código CUFE debe contar con un código bidimensional (QR) por medio del cual las facturas electrónicas tienen una representación gráfica. Del mismo modo, en el Anexo 3 de la Resolución que mencionamos anteriormente, se encuentra el detalle técnico de la información que se requiere para la generación.
Esta representación gráfica debe incluir el Código QR en todas las páginas del formato digital y en la impresión en papel de la factura electrónica. Un dato específico para que lo tengas en cuenta es que este código debe tener dos centímetros como mínimo para que los dispositivos puedan leerlo.
Tanto los códigos QR, CUDE, y CUFE, como las demás funcionalidades, las puedes encontrar en un sistema de facturación electrónica para que estés al día con todas tus obligaciones relacionadas con la facturación electrónica..
Finalmente, estas son las principales diferencias que puedes encontrar entre el Código QR, CUDE y CUFE. Si aún no cuentas con un proveedor de facturación electrónica debes verificar que cumpla con todos los lineamientos que exige la DIAN;
En Loggro contamos con un software de facturación electrónica que cumple con este y todos los demás lineamientos técnicos exigidos por la DIAN, si tienes alguna otra duda puedes escribirnos en el apartado de comentarios o comunicarte con alguno de nuestros especialistas, dejando tus datos aquí.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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