Paso a paso de la facturación electrónica

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El proceso de facturación electrónica en Colombia se simplificó de forma considerable gracias a la incursión de las nuevas tecnologías, de los proveedores tecnológicos autorizados y, en general de todos los procesos y las etapas que introdujo la facturación electrónica.

A pesar de todos estos cambios debes tener presente que las facturas electrónicas no han dejado de ser una factura y, por consiguiente, quien las emita debe cumplir con todos los requisitos mínimos legales que se encuentran en las Resoluciones 000030 y 000064 de 2019. 

¿Cuál es la historia del proceso de emisión de facturas en Colombia? 

El proceso anterior de facturación cumplía los siguientes pasos:

• Etapa 1: generación de la factura;
• Etapa 2: impresión;
• Etapa 3: las facturas debían ser archivadas de manera física;
• Etapa 4: debían ser enviadas a los clientes por correo certificado, y finalmente
• Etapa 5: se debía notificar a quien recibía la factura.

En este proceso de envío también era necesario que la persona que recibía la factura hiciera la respectiva confirmación de recibido y que esta se encontrara en su archivo, además de ser contabilizada de forma manual. 

¿Cómo es el proceso de emisión de facturas electrónicas actualmente? 

La DIAN tuvo el propósito de masificar la facturación electrónica y superó la meta que se fijó para este 2020. Algunos de los objetivos de la DIAN para implementar el proceso de validación previa incluían:

• conocer en tiempo real el consumo de los colombianos;
• migrar a la formalidad a los pequeños empresarios;
• tener un registro accesible de las transacciones;
• disminuir el impacto ambiental que se genera mediante las facturas tradicionales,
• entre otras.

Con el proceso que se estableció a partir de ser publicada la Resolución 000030 de 2019, que modificó el antiguo Decreto 2242 de 2015, cambió el proceso de emisión de facturas electrónicas en Colombia. Lo primero es que debes tener presente que según tu actividad económica principal sabrás si te encuentras obligado o no a facturar de manera electrónica. 

Inicio del proceso de emisión de facturas electrónicas en Colombia 

Si eres uno de los obligados a emitir facturas electrónicas y te interesa iniciar el proceso para emitirlas, te recomendamos que cumplas con los siguientes aspectos.

• Etapa 1:

Debes realizar tu habilitación como facturador electrónico ante la DIAN, este es el término con el que se conoce a los obligados a emitir facturas electrónicas de venta.

• Etapa 2:

Debes elegir una solución para facturar electrónicamente, puedes crear tu propio software o contratar un proveedor que se ajuste a las necesidades de tu empresa como Loggro.

• Etapa 3:

Es importante que durante tu proceso de habilitación realices el proceso de generación y envío de tu factura electrónica a la DIAN, también conocido como validación previa.

• Etapa 4:

Luego debes esperar la validación de tu factura electrónica por parte de la DIAN. Este proceso es la forma para verificar y garantizar que cumples con todos los requisitos de la facturación electrónica.

• Etapa 5:

Una vez se valide tu factura electrónica se realizará el envío al adquiriente o comprador.

Te aconsejamos que no te preocupes por el tiempo que demora la validación por parte de la DIAN, pues este es un proceso que demora un poco de segundos. Ten presente que tu atención debe estar enfocada en cumplir con todos los requerimientos que se exigen para que tu factura electrónica se envíe sin errores y según los términos estipulados por la Ley Colombiana. 

Proceso de emisión de las facturas electrónicas 

El proceso de emisión y envío de facturas electrónica en Colombia ha cambiado de manera considerable en comparación con el proceso que se debía realizar con las facturas tradicionales.

Ten presente que este es un proceso que puede ir cambiando y por tal razón debes estar informado sobre todos los cambios de la facturación electrónica en Colombia para estar al día con todos los requerimientos legales y fiscales.

Con un software de facturación electrónica te despreocupas de este tipo de temores, debido a que por ser proveedores que están autorizados por la DIAN, están en la obligación de cumplir y de actualizarse constantemente. 

Objetivos de simplificar los procesos de la facturación electrónica en Colombia 

Entre los principales objetivos de la simplificación de los procesos de la facturación electrónica en Colombia se encuentran:

• el favorecimiento del comercio electrónico;
• la eliminación de los costos para el manejo de su documentación interna;
• minimizar los costos de almacenamiento de datos, y
• mejorar los procesos para la recuperación de la información.

El proceso de simplificación también permite que sean más eficaces los controles aduaneros y, sin ninguna duda, uno de los principales objetivos es hacer parte de las nuevas formas de comercio que existen a nivel mundial. 

Reconocimientos a la DIAN por su proceso de facturación electrónica 

La organización OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standars) recientemente ha categorizado a la DIAN como una, entre tres organizaciones de Latinoamérica, promotora de la autonomía empresarial y la transición hacia la formalización de los procesos contables. Esta organización exaltó a la DIAN por el interés de promover a nivel mundial los estándares de información financiera, en especial por la reglamentación de la facturación electrónica y por su amplio marco legal de las normas NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera). 

Desafíos para la DIAN en 2020 y 2021 

En 2020 y 2021 el desafío para la DIAN es la masificación de la factura electrónica en Colombia, teniendo en cuenta que este proceso ha sido simplificado. Al igual que Chile, Colombia ha intentado obligar a los contribuyentes a incursionar en el mercado electrónico, por lo que se cree que en estos años que resaltamos se pueda cumplir la meta de facturadores y además sea posible obtener toda la información que se pretende, con respecto a los tributos, la disminución de la evasión de impuestos, objeto social de las empresas, etc. 

¿El modelo colombiano de facturación electrónica es copiado del chileno?

En septiembre de 2003, el SII (Servicio de Impuestos Interno) empezó con el proceso de masificación de las facturas electrónicas para todos sus contribuyentes; desde entonces y por medio de la Resolución 45 de este mismo año, en referencia a los contratos administrativos de suministro y para la prestación de servicios, el Gobierno chileno se aseguro de que los servicios que fueran referentes a trámites de compras, se debían realizar de forma electrónica en el portal chile compra; su principal objetivo con esta iniciativa fue reglamentar de forma digital el ciclo de compras. Esto quiere decir que el proceso de facturación electrónica de Colombia, en gran medida, ha sido aprendido del chileno y de sus lecciones de éxito; sin embargo, es importante que se exploren los contextos y que se analice el desempeño de las empresas pioneras para saber cuál fue su percepción y crear las medidas e incentivos para las empresas que hasta hoy no han iniciado con su proceso de habilitación para facturar de manera electrónica. 

¿Cómo mejorar los procesos de facturación electrónica en Colombia? 

Es importante saber que la legislación reciente sobre facturación electrónica, no solamente se erige sobre los principios y lecciones de éxito de los países catalogados como pioneros en el mundo, sino que además cuenta con las experiencias de éxito de los procesos colombianos, por tal razón seguir la legislación y confiar con los estándares legales puede evitar errores al momento de implementar la facturación electrónica.

Esto es lo que debes saber acerca de las etapas de las facturación electrónica en Colombia, ten presente que ha sido un cambio considerable para que el proceso sea cada vez más simple y que muchos contribuyentes inicien su proceso de habilitación, si aún no has comenzado con tu proceso de habilitación, en Loggro podemos ayudarte con este proceso para que lo implementes en tu empresa lo más antes posible, además puedes contar con la asesoría de nuestro equipo de expertos para resolver tus dudas en el momento que lo necesites. 

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.