El 20 de agosto de 2020 se realizó la firma del Decreto 1154. Gracias a este Decreto, el Ministerio de Comercio estableció los lineamientos para la circulación de las facturas electrónicas como título valor en el territorio colombiano.
Menciona cómo serán las condiciones generales para realizar su registro en la DIAN y el tema de la habilitación del sistema de negociación electrónica.
¿Qué son las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas son un título valor desmaterializado que se encuentra contenido en un archivo de información digital. Esto quiere decir que, las facturas dejan de ser físicas o realizadas en papel, para pasar a estar en un formato digital; este para todos los efectos legales y fiscales, siempre y cuando cumpla con todos los requisitos que exige la Ley referentes a la facturación electrónica. Tiene la calidad de título valor que le otorga el Gobierno Nacional y la Ley colombiana.
En conclusión, se dice que una factura es un título valor negociable, porque tiene los mismos efectos legales que las facturas tradicionales o realizadas en papel y se encarga de soportar las transacciones que se realizan por la venta de bienes y/o servicios.
Características de las facturas electrónicas como título valor en Colombia
Las siguientes son las características principales con las que cuentan las facturas electrónicas como título valor.
- Deben utilizar el formato electrónico de generación XML (Lenguaje de Marcado Extensible) estándar que ha establecido la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
- Utiliza la numeración consecutiva que ha autorizada la DIAN.
- Debe cumplir con todos los requisitos establecidos en la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020 que fue emitida por la DIAN.
- Cuenta con la firma digital con el fin de garantizar la autenticidad e integridad y el no repudio de la factura electrónica, teniendo en cuenta la política de firma establecida por la DIAN.
- Debe incluir el respectivo Código CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
¿Cómo es la circulación de las facturas electrónicas como título valor?
Para que las facturas electrónicas puedan circular como título valor, deben estar registradas en el Sistema RADIAN, esta es la plataforma que estará disponible para realizar la negociación de las facturas electrónicas de venta. Es un proceso que puede realizar el emisor o facturador electrónico.
A esto se suma, teniendo en cuenta el Decreto 1154, que deben ser registrados todos los eventos que se encuentren asociados a las facturas electrónicas de venta como título valor; esto quiere decir que si la factura electrónica se paga en su totalidad, quien haga el papel de adquiriente, deudor o aceptante debe registrarla en el sistema RADIAN; pero, en el caso en que el pago sea parcial, el tenedor debe realizar el registro especificando el monto recibido y de esta forma la factura electrónica seguirá estando vigente.
¿Quiénes se encuentran autorizados para realizar registros y consultas en la RADIAN?
Además del facturador electrónico y el emisor, los proveedores tecnológicos, los sistemas de negociación electrónica y las autoridades administrativas que cuentan con funciones jurisdiccionales pueden realizar registros y consultas en el sistema RADIAN.
El Decreto 1154 hace mención sobre los usuarios que pueden realizar registros de eventos de manera directa en la herramienta o por medio de sus representantes, siempre y cuando estos cumplan con los lineamientos establecidos por la DIAN y garanticen la seguridad en la gestión de la información que se maneja.
¿Qué sucede si el usuario no cumple con los lineamientos establecidos?
En el caso que el usuario no cumpla con los lineamientos establecidos por el Decreto 1154, puede registrar sus eventos utilizando intermediarios como por ejemplo proveedores tecnológicos autorizados, sistemas de negociación electrónica o factores.
Lo que deben tener en cuenta las empresas para la circulación de las facturas electrónicas en 2020 y 2021
Según los datos arrojados por la DIAN, el 49,3% de las 360.000 empresas que se encuentran obligadas a facturar electrónicamente y que se tienen como meta para el pasado 1 de noviembre de noviembre de 2020, ya se encuentran habilitadas para facturar de manera electrónica.
Esto quiere decir que si tu empresa aún no ha comenzado con el proceso de habilitación para facturar de manera electrónica te recomendamos que realices este proceso de la siguiente manera:
- Realiza tu proceso de habilitación ante la DIAN con el fin de contar con tu registro que te acredite como facturador electrónico.
- Ten en cuenta los nuevos plazos para facturar de manera electrónica establecidos en la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020.
- Si planeas contar con tu propio software de facturación electrónica te recomendamos que su infraestructura tecnológica para facturar sea eficiente y que cumpla con todos los lineamientos establecidos por la DIAN.
- En el caso que desees contar con el servicio de un proveedor tecnológico autorizado como Loggro ten en cuenta que este cuente con todos los lineamientos establecidos y que se ajuste a las necesidades de tu empresa.
Beneficios de las facturas electrónicas como título valor
Los principales beneficios con los que cuentan las facturas electrónicas como título valor son los siguientes:
- Permite que la negociación de la factura electrónica se dé por solo una vez.
- Garantiza el endose de las facturas teniendo en cuenta la Ley de circulación.
- Las personas que compran las facturas pueden evitar los engaños, esto se debe a que se garantiza que cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley para que se puedan considerar como título valor.
- Brindará al proceso de venta mayor transparencia, seguridad, trazabilidad y certeza.
- Permitirá agilizar los procesos de emisión y entrega de las facturas.
- Incrementará la eficiencia al interior de las empresas y reducirá los costos operativos.
Las facturas electrónicas implican un mayor control, porque las empresas deben comunicar en tiempo real a la DIAN cuando y cuánto están facturando, lo que permite controlar las situaciones de evasión fiscal; por otro lado, con el nuevo sistema RADIAN son muchos los procesos que se pueden agilizar para las facturas electrónicas como título valor.
Implementar la facturación electrónica es más sencilla de lo que parece, lo único que necesitas es la asesoría de expertos que pueden ayudarte en tu proceso para que cumplas a cabalidad con las exigencias que tiene la DIAN para tu empresa. continúa con tu proceso con la ayuda de un software de facturación que facilite tus procesos legales y tributarios.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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