Facturación electrónica en el Régimen Especial

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Las facturas electrónicas las deben emitir los obligados en las operaciones de compra y venta de bienes y servicios. Las empresas que hacen parte del Régimen Especial solo deben facturar en un caso específico.

En este artículo te contamos con detalle en cuál y cómo hacerlo, en caso de que estés en la obligación de hacerlo.

¿Las empresas que hacen parte del Régimen Especial deben facturar electrónicamente?

El 15 de mayo de 2018 la DIAN expidió el Concepto 0735 para resolver la pregunta sobre si las entidades sin ánimo de lucro están obligadas o no a facturar electrónicamente o a emitir un documento equivalente a la factura de venta, por aportes, donaciones o cuotas de sostenimiento que reciben por parte de sus afiliados.

La obligación de emitir facturas de venta o documentos equivalentes únicamente aplica para las operaciones que realizan los comerciantes, importadores o prestadores de servicios. En conclusión, las entidades del Régimen especial no están obligadas a expedir facturas de venta o documentos equivalentes para sus asociados cuando reciban únicamente los ingresos que señalamos anteriormente.   

¿Qué soporte pueden emitir?

Si las entidades del Régimen Especial desean emitir algún soporte para los ingresos que cobran por las cuotas de sostenimiento a sus afiliados, será suficiente con la emisión de una cuenta de cobro o cualquier otro documento similar, cabe destacar que no estás obligado a emitir tu factura con los requisitos que se les exige a las facturas de venta, debido a que no se genera IVA, a menos de que tu cliente te solicite la factura electrónica de venta.

Esta reglamentación también aplica a las copropiedades de vivienda, comerciales o mixtas, únicamente cuando cobren las respectivas cuotas de administración, bien sea ordinarias o extraordinarias, a sus copropietarios.

¿En qué casos sí deben emitir facturas electrónicas?

A pesar de que quedó claro que las entidades que mencionamos anteriormente no están obligadas a emitir facturas de venta para soportar sus ingresos por cuotas de sostenimiento o cuotas de administración, si existe un caso en el que deban emitirlas.

Cuando tienen ingresos por la venta de bienes o por prestar algún servicio. En estos casos deben emitir la factura por la transacción cumpliendo con todos los requisitos que exige la DIAN. 

Sanciones por no emitir facturas electrónicas

Según la norma, quienes a pesar de estar obligados a facturar electrónicamente no lo hagan, podrían ser sancionados con una multa que equivale al 1% del valor que tienen las operaciones que realice el contribuyente o incluso cerrar de forma temporal el establecimiento comercial.

¿Qué debes hacer para implementar la facturación electrónica si haces parte del Régimen Especial?

Si haces parte del Régimen respecial, pero tienes ingresos por la venta de bienes o servicios y por este motivo tienes que emitir facturas electrónicas debes implementar el sistema de facturación electrónica con cualquiera de las siguientes opciones.

• Utiliza el sistema de facturación electrónica gratuito que ha dispuesto la DIAN; solo ten presente la afluencia de transacciones que se realizan en el portal de la DIAN y las intermitencias constantes que esto desencadena en su sistema. En términos generales, el sistema de la DIAN es recomendado para personas naturales que deben realizar transacciones muy sencillas.
• Contrata los servicios de un proveedor de servicios tecnológicos que esté debidamente autorizado por la DIAN para emitir facturas electrónicas de venta.
• Otra opción es implementar tu propio sistema de facturación electrónica que cumpla con todos los lineamientos que exige la DIAN para validarlo, pero esta opción podría tardar muchos meses en ser validada.

¿Por qué contratar los servicios de un proveedor tecnológico especializado?

Con los proveedores tecnológicos especializados es posible subcontratar el servicio de facturación electrónica, debido a que cuentan con una solución especializada y externalizada, con gran calidad, a pesar de que debes pagar una tarifa por el servicio te darás cuenta de que no es significativo en comparación con las ventajas que te ofrecen, además muchos se ajustan a las necesidades de tu empresa para que no tengas que pagar por servicios que no utilizarás y alinean todas las áreas de tu negocio en un solo lugar, no solo la facturación.

Beneficios de un software de facturación electrónica

Contratar los servicios de un proveedor autorizado es la mejor opción para muchas empresas que no cuentan con el equipo humano, técnico y tecnológico para implementar su propio software o que sencillamente cuentan con muchas operaciones y el sistema gratuito de la DIAN no es suficiente, por esta razón te contamos otras ventajas que tendrás adquiriendo un software de facturación electrónica.

• Ahorras dinero: con este software ahorras el gasto de papel que implica el proceso de facturación, además ahorras costos que implican las formas operativas de emisión de la facturación.
• Archivos seguros: tu software de facturación electrónica almacena tu información en la Nube, este es un sistema de almacenamiento muy seguro al que solamente accederás tú o cualquier otro trabajador al que autorices y lo mejor es que trabajarás en tus facturas desde el lugar que quieras tan solo con un dispositivo y conexión a internet.
• Tareas múltiples: utilizar un software te ofrece múltiples tareas para el análisis contable, facturación, inventario, tesorería, remuneraciones, etc. Con seguridad optimizas el recurso humano de tu empresa sin gastar más.

• Personalizas tus documentos: es posible porque a tus facturas les pondrás el color de tu empresa, el logo y los datos de tu empresa, sin duda que será una gran ayuda publicitaria para tu empresa.

Recuerda que si haces parte del Régimen Especial y tienes ingresos por la venta de bienes o servicios debes facturar electrónicamente y siguiendo las indicaciones de la DIAN, en Loggro te ofrecemos nuestro software de facturación electrónica con el que emites las facturas que quieras a un precio muy cómodo. También tendrás las ventajas que mencionamos sin pagar de más.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.