La falta de controles puede llevar a una empresa a ser víctima de fraudes sin siquiera saberlo, puede pasar en empresas grandes, medianas o pequeñas, por agentes externos o internos, pero siempre causan graves pérdidas financieras y se convierte en uno de los mayores riesgos para cualquier compañía. Hoy te contaremos cuáles son los fraudes más comunes y cómo mitigarlos con un software contable.
¿Qué es un fraude contable?
Técnicamente hablando un fraude contable es un delito contra la propiedad de un patrimonio, ocasionando pérdidas económicas a empresas, inversionistas, clientes y empleados, se realiza con el objeto de tener una ventaja injusta o ilegal mediante engaño. Dicho en otras palabras, existe un fraude contable cuando se comete una irregularidad de forma intencional con el fin de tener mejores beneficios, o cuando se comete robo, traspaso u ocultamiento de dinero.
Para que se cometa el fraude contable deben darse unas condiciones definidas en el Triángulo del Fraude*:
- Incentivos o presiones (fraude para alcanzar un incentivo o por necesidad)
- Oportunidad (se abusa de la posición de confianza)
- Actitud (justificación)
(*Triángulo del Fraude, modelo originado por el criminólogo americano Donald Cressey)
Fraudes más comunes en las empresas
Los fraudes en las empresas no son errores, estos son engaños, irregularidades, datos ocultos o información falsa para sacar ventajas, obtener dinero, servicios o bienes. Entre los tipos de fraudes más conocidos se encuentran los siguientes:
1. Fraude por gastos abultados o falsos: Este tipo de fraude ocurre cuando se pide reembolso por ejemplo de viáticos con informes falsos o cuentas infladas y/o gastos inexistentes.
2. Malversación de fondos: Este es uno de los fraudes más comunes, ocurre cuando hay robo de efectivo o activos de la empresa tales como: inventarios, equipos, suministros u otros.
3. Skimming: normalmente este término indica el robo de datos de tarjetas de crédito en puntos de venta para ser clonadas y usadas en compras; sin embargo, también se usa en los robos que hace un empleado cuando no reporta en la contabilidad el ingreso por ventas y servicios, que es el caso.
4. Fraude por rol de pagos: cuando se cobran pagos con base en reclamos falsos. Tales como horas extras, pago de personal que no existe, entre otras.
5. Desviaciones: Cambiar el uso de un dinero en algo diferente a lo establecido. Usar el dinero de la empresa para algo personal.
6. Fraude en los balances financieros: aportar información tergiversada de los estados financieros.
7. Evasión de impuestos: consiste en no declarar impuestos o liquidarlos con datos falsos para obtener una reducción de éstos.
Otros fraudes son:
- Créditos recuperados y no contabilizados
- Alteración de facturas y registros contables
- Anulación de facturas cobradas
- Facturas no autorizadas por la DIAN
- Pasivos registrados sin soportes
- Inventarios registrados sin soporte
- Doble facturación o doble contabilidad
- Destrucción de documentos legales
- Ajustes contables a final de año para ocultar ganancias
- Mermas ficticias de inventario
- Gastos personales pagados con fondos de la empresa
- Pago de bienes o servicios que no son recibidos.
- Manejo ineficiente del efectivo circulante y de las cajas menores.
Los fraudes en las empresas no son errores, estos son engaños, irregularidades, datos ocultos o información falsa para sacar ventajas, obtener dinero, servicios o bienes. Entre los tipos de fraudes más conocidos se encuentran los siguientes:
1. Fraude por gastos abultados o falsos: Este tipo de fraude ocurre cuando se pide reembolso por ejemplo de viáticos con informes falsos o cuentas infladas y/o gastos inexistentes.
2. Malversación de fondos: Este es uno de los fraudes más comunes, ocurre cuando hay robo de efectivo o activos de la empresa tales como: inventarios, equipos, suministros u otros.
3. Skimming: normalmente este término indica el robo de datos de tarjetas de crédito en puntos de venta para ser clonadas y usadas en compras; sin embargo, también se usa en los robos que hace un empleado cuando no reporta en la contabilidad el ingreso por ventas y servicios, que es el caso.
4. Fraude por rol de pagos: cuando se cobran pagos con base en reclamos falsos. Tales como horas extras, pago de personal que no existe, entre otras.
5. Desviaciones: Cambiar el uso de un dinero en algo diferente a lo establecido. Usar el dinero de la empresa para algo personal.
6. Fraude en los balances financieros: aportar información tergiversada de los estados financieros.
7. Evasión de impuestos: consiste en no declarar impuestos o liquidarlos con datos falsos para obtener una reducción de éstos.
Otros fraudes son:
- Créditos recuperados y no contabilizados
- Alteración de facturas y registros contables
- Anulación de facturas cobradas
- Facturas no autorizadas por la DIAN
- Pasivos registrados sin soportes
- Inventarios registrados sin soporte
- Doble facturación o doble contabilidad
- Destrucción de documentos legales
- Ajustes contables a final de año para ocultar ganancias
- Mermas ficticias de inventario
- Gastos personales pagados con fondos de la empresa
- Pago de bienes o servicios que no son recibidos.
¿Cómo detectar a tiempo los fraudes financieros?
En muchos casos, los fraudes se encuentran luego de un año o dos y se detectan por denuncias anónimas, comportamientos sospechosos de una persona o de un grupo de personas de la empresa, testimonios de testigos, aparición de documentos perdidos, reiterada emisión de documentos de pagos de un área específica, denuncias informales de clientes o proveedores.
Sin embargo, eso no es suficiente, es muy importante estar alerta, capacitar a los empleados en conductas antifraude, establecer políticas empresariales antifraude, determinar medidas de seguridad, realizar auditorías periódicas y hacer controles informáticos.
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¿Cómo evitar el fraude?
Así como existen muchos tipos de fraudes, también existen soluciones para reducir estos riesgos, pero toda solución siempre debe integrar la adecuada y eficiente gestión de gastos. Es decir, contar con controles que permitan detectar a tiempo irregularidades como cuentas que no cuadran, fugas u operaciones poco transparentes o incompletas.
Pero ¿cómo lo haces? Para prevenir a tiempo estos riesgos de fraude, es importante:
- Que se identifiquen los riesgos más relevantes de acuerdo al tipo de empresa y actividad.
- Que la empresa se adapte a nuevos procedimientos en sus políticas de auditorías y controles.
- Que la empresa realice pruebas periódicas para verificar que los controles funcionan.
- Dividir funciones para que una operación sea revisada por varias personas.
- Que se implemente una cultura de cumplimiento de normas
- Que existan controles de acceso a la información.
- Fijar correctamente la responsabilidad y funciones de cada persona.
- Que se establezcan mecanismos tecnológicos efectivos para la gestión contable y el control de fraudes. Digitalizar procesos.
¿Cómo te ayuda un Software Contable en la mitigación del fraude?
En primer lugar, recordemos que un software contable es una herramienta tecnológica que permite efectuar un control sobre las actividades de compra y venta, cobros o pagos de cuentas pendientes, ingresos y egresos, balances, inventarios, control de nóminas y pago de impuestos, entre otras.
Un software contable es muy importante, bien elegido debe tener algunas características: ser de fácil uso, flexible y adaptable a la necesidad de tu empresa durante el mayor tiempo posible, tener buen soporte técnico, automatizar buena parte del trabajo, y tener un sistema de guardado de datos seguro, tanto de forma local como en la nube, con el fin de que la información siempre esté disponible y actualizada.
Asimismo, debe evitar errores y hacer más fácil la operación de tu empresa, realizar cálculos automáticos, generar reportes como balances y estados de resultados, o información exógena; igualmente debe controlar tus periodos contables y manejar automáticamente tus impuestos y retenciones, y poder expórtalos a diferentes formatos, así como también se puede integrar con el sistema de facturación electrónica y nómina electrónica, mejor dicho, debe hacer parte de un sistema administrativo de gestión.
Las pymes, muchas veces para llevar su contabilidad, acostumbran buscar aplicativos sencillos de bajo costo o gratuitos, pero la seguridad de estos programas no es fuerte y esto puede ser utilizado por alguien que desee cometer algún tipo de fraude.
Así las cosas, tu software contable, debe presentar características de seguridad y autenticación de usuarios, que el programa despliegue la información que los usuarios pueden introducir, editar, anular y eliminar, comprimir datos y eliminar información crítica como el historial. Esta información es esencial para que ante una auditoría se pueda establecer si un usuario ha intentado ocultar algo.
Para terminar, una condición que algunas veces no se tiene en cuenta, es que los auditores sepan como funciona el programa contable, con el fin de que obtengan de manera rápida información clave para procesarla y generarla. Los auditores deben conocer específicamente, los controles y registros de acceso de los usuarios del programa.
En conclusión, actualmente, la estabilidad de las empresas depende de su capacidad de adaptarse a los nuevos tiempos e integrar sus modelos de negocio a los procesos tecnológicos; y para mantener la estabilidad se requiere prevenir o evitar los fraudes contables, para ello es preciso contar con tecnologías que resultan indispensables para procesar cantidades de datos, reconocer con antelación errores y prevenir fraudes contables.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
