¿Qué hace un software contable y qué hace el contador?

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Sin lugar a duda el software contable ha revolucionado el mundo de la contabilidad, en el pasado quedó el contador lleno de papeles y tareas operativas para pasar a un ámbito más estratégico, es por eso por lo que en este artículo te contaremos qué hace un software contable y que le corresponde a el contador.

¿Qué es un software contable?

Antes que nada, es importante resaltar que un software contable son herramientas o programas relacionados con la contabilidad que tienen como objetivo sistematizar, sistematizar y hacer más fáciles las tareas diarias, operativas y repetitivas de contabilidad. Permite efectuar un control sobre las actividades de compra y venta, cobros o pagos de cuentas pendientes, ingresos y egresos, balances, inventarios, control de nóminas y carga impositiva, entre muchas otras tareas.

Estos datos, deberán ser cargados por la persona que se encargará de utilizarlo, y luego, el programa realizará todos los cálculos y transacciones de forma automática. Idealmente, un software contable debe ser controlado y revisado constantemente por un contador calificado. A pesar de esto, sin dudas se simplifica de gran manera la tarea de gestión y control de la contabilidad de un negocio.

¿Qué hace un software contable?

1. Permite registrar, sistematizar y almacenar de forma segura todas las operaciones de la empresa.
2. Evita errores y haz más fácil tu operación.
3. Cargar masivamente datos de compras, ventas o comprobantes.
4. Realizar cálculos automáticos.
5. Personalizar diferentes niveles de usuario.
6. Un software contable te puede generar reportes contables automáticamente, como libros contables, balance de 8 columnas, estados de resultados, etc. Por ejemplo, puedes generar la información exógena con un solo clic.
7. Con un software contable es posible integrar la contabilidad con el sistema de facturación electrónica u otras herramientas que existan en otras áreas del negocio tales como inventarios, software de nómina electrónica etc.
8. Asociar planes de cuentas balances y estados financieros a la normativa IFRS.
9. Reutilizar y capturar información de transacciones anteriores, sin necesidad de registrarla nuevamente.
10. Maneja automáticamente tus impuestos y retenciones (pre-configurados de acuerdo con el país, ciudad o departamento, y ajustables por el usuario).
11. Controla los períodos contables y cierres de acuerdo con tu necesidad.

¿Qué hace el Contador?

Es fundamental entender que un contador tiene el conocimiento técnico y legal para llevar el registro de la actividad financiera y contable de una empresa. En la actualidad, la tarea de un contador ha sido simplificada debido al uso de programas específicos para contabilidad, y que permiten manejar con mayor facilidad los movimientos y operaciones diarias de las empresas que administran. Sin embargo, hay muchas labores que sólo el contador puede hacer, a continuación, algunas de ellas:

1. Dar fe pública sobre información financiera e informes contables  reportados por personas jurídicas y naturales a entes de vigilancia y control, y al público en general.
2. Certificar estados financieros de empresas y grupos empresariales de diferentes tamaños.
3. Dictaminar la situación financiera de empresas que, por su tamaño y sus condiciones financieras, están obligadas a contar con un revisor fiscal.
4. Guiar el proceso de preparación y declaración de obligaciones tributarias tanto para personas jurídicas, como para personas naturales.
5. Expedir las certificaciones que se requieran, con fundamento en los libros de contabilidad.
6. Identificar y gestionar las diferencias entre costos y gastos en una empresa.
7. Interpretar y analizar información financiera de una empresa para proponer estrategias para el cumplimiento de los objetivos corporativos.
8. Determinar cuáles fueron las vías y los métodos utilizados para la comisión de un delito económico.
9. Auditar la información financiera de las empresas que requieren seguimiento y asesoría para su correcto funcionamiento.
10. Organizar de manera sistemática todos los hechos económicos que se llevan a cabo durante la vida de una empresa.
11. Comunicarse en un mismo idioma de reporte financiero con sus colegas alrededor de todo el mundo, mediante el uso de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Como puedes ver, la función del contador en la actualidad es mucho más que solo datos para determinar un impuesto o la correcta contabilización de hechos económicos, si hacemos uso de las herramientas tecnológicas como un software contable, el contador se convierte en una figura fundamental y estratégica para la toma de decisiones de una compañía, éste podrá analizar con mayor precisión lo que está pasando en la compañía reaccionando incluso anticipadamente ante cualquier inconveniente que se presente, o por el contrario podrá encontrar fácilmente oportunidades de inversión y generación de recursos al tener la información a solo un clic.

Si has decidido por fin comprar tu primer software contable, te damos algunas recomendaciones que debes tener en cuenta a la hora de tomar esta decisión:

• Toma una prueba gratuita: Es normal pedir una prueba gratuita antes de adquirir cualquier software. Reúne tu equipo y haz que tu contador manipule completamente el sistema que revise si es amigable y fácil de usar, si tiene todos los componentes y personalizaciones necesarias que se adapten a tu negocio, no te lances a comprar algo sin verlo antes.
• Revisa su soporte al cliente: detrás de un gran software hay un gran soporte técnico que actualiza el programa y ayuda a sus clientes, este servicio debe ser multimodal, por chat, por mail, videos, etc.
• Revisa que sea escalable: No sabes que pasará en el futuro, variables externas como una pandemia o un crecimiento inesperado en el negocio puede hacer que tu contabilidad tenga un cambio en el tamaño de sus operaciones, para poder reaccionar rápidamente a estos contratiempos un software contable debe ser lo suficientemente flexible para crecer o decrecer junto a tu negocio.

• Experiencia: al existir tantos proveedores de software contable en el mercado, es normal que aparezcan y desaparezcan bastantes con regularidad. Intenta contratar uno que tenga cierto tiempo en el mercado, que tenga casos de éxito comprobables y un respaldo que te genere confianza. Finalmente, este proveedor se convertirá en un aliado para tu negocio y estará a tu lado por un buen tiempo.

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.