Un software de nómina es una herramienta que están adquiriendo cada vez más los empresarios de diferentes sectores; si aún no cuentas con el tuyo y estás buscando el mejor software de nómina para tu empresa, en este artículo te contamos cómo elegirlo y cuáles son las funciones que debe tener dependiendo del tipo de negocio con el que cuentes.
¿Cómo elegir el software para gestionar tu nómina?
Un software para la gestión de la nómina no es más que un programa informático que se encarga de registrar, crear y controlar toda la información que se encuentra relacionada con la nómina de los colaboradores de tu empresa, también incluyen todo lo relacionado para realizar el calculo de impuestos según sea el caso de tu empresa. La elección de tu software de nómina se puede hacer por medio de dos opciones que son adquiriéndolo como un modulo integrado a tu software administrativo o por otro lado adquiriéndolo como una herramienta totalmente independiente de otros programas.
¿Para quién está diseñado el software de nómina?
El software de nómina está diseñado pensando en atender las necesidades que tienen las Mipyme, relacionadas con la nómina y el personal. Este tipo de empresas, generalmente hacen la gestión de su nómina en métodos obsoletos, como Excel o manualmente. Esto quiere decir que para el caso de las grandes empresas, prescindir de un software para gestionar nómina es un gran limitante en los procesos de administración de personal. Revisa aquí nuestro artículo sobre las sanciones asociadas a la liquidación errada de la nómina.
Desventajas de prescindir de un software de nómina
Muchos empresarios en Colombia aún manejan métodos tradicionales para el manejo de su nómina; sin embargo, una vez hacen conciencia de la necesidad de digitalizar los procesos, perciben el aumento de costos que acarrean los métodos tradicionales, frente a mecanismos tecnológicos, como la implementación de un software de nómina. Revisa aquí los tipos de software de nómina que eligen en Colombia.
Otro aspecto muy importante es la falta de tiempo que se puede evidenciar en los departamentos de recursos humanos de diferentes compañías lo que, sin duda, por la saturación de trabajo, puede traducirse en errores humanos que pueden generar diferentes problemas por ejemplo multas considerables.
Funciones que debe tener tu software de nómina
Te orientamos para que sepas cuáles son las funciones que debe tener el software ideal para tu empresa. Para lograrlo, es importante que elijas con seguridad el sistema que deberías implementar con base en las necesidades de tu empresa, por eso nuestra sugerencia es que te enfoques en los procesos que te resultan imprescindibles y a la vez operativos para que sepas cuáles puedes digitalizar. Aquí te contamos por qué es importante que pienses en eso a la hora de implementar tu software de nómina.
Funciones básicas de un software de nómina
Las funciones básicas de un software de nómina las puedes encontrar dependiendo del tipo de programa o de la elección del servicio que desees. Si bien es cierto que no todas las empresas cuentan con las mismas necesidades, debes tener claro que las funciones básicas, dependiendo del tamaño de la empresa u otros aspectos, no siempre cubren las necesidades con las que cuentan. ¿Quieres saber qué es un sistema de nómina y cuál es su funcionamiento? Aquí te lo contamos.
Almacenamiento y gestión de datos
El almacenamiento y gestión de datos es una de las funciones más básicas con las que cuenta un software de nómina. Esta función puede ayudarte a incluir la información personal de tus colaboradores, lo documentos relacionados, el salario, entre otros.
Calculo y emisión de la nómina
El cálculo y la emisión de la nómina es otra de las funciones básicas con las que cuenta cualquier software de nómina.
Con esta función vas a poder configurar tu programa para establecer cuál será el cálculo del salario líquido o bruto, la forma en que le vas a pagar a tus colaboradores es decir mensual, semanal o de forma diaria, el tipo de jornada laboral de cada trabajador bien sea por horas, parcial o tiempo completo, etc.
También es posible incluir los salarios o los limitantes en el horario establecidos según sea el convenio colectivo con los colaboradores.
Envío de la información a tu software contable
Existen algunos software de nómina; dentro de sus funciones básicas está el envío de la información de nómina al software de contabilidad que utilizas, en el caso de que cuentes con uno en tu empresa, esta función te ayudará a agilizar el flujo de trabajo y el vínculo entre las operaciones financieras y de recurso humano.
Administración de impuestos relacionados con la nómina
Otra de las funciones básicas de gran importancia es la administración de los impuestos relacionados con la nómina, este es un procedimiento sencillo para estos programas ya que hacen los cálculos de forma automática. En algunas ocasiones es posible integrar el software de nómina con el sistema de tesorería, con el fin de ahorrar tramites y tiempo para esta gestión. Aquí puedes leer un artículo sobre la utilidad de un software de nómina en procesos administrativos como el inventario.
Gestión de fechas importantes
Dentro de las funciones básicas de tu software de nómina se encuentra la de gestionar las fechas clave y otros trámites administrativos comunes, como son los retiros, las vacaciones, los accidentes laborales, las ausencias, entre otros.
Funciones avanzadas de un software de nómina
Algunas empresas cuentan con requisitos, relacionados con la nómina, un poco más específicos. Para estas empresas existen funcionalidades del software de nómina más avanzadas; por lo general, estas funcionalidades no pueden ser adquiridas de manera individual, por esta razón es recomendable que, si necesitas estas funciones avanzadas, analices detenidamente las necesidades de tu compañía y las compares con las funciones avanzadas que te ofrece tu software de nómina.
Depósito directo a la cuenta de tus empleados
El depósito directo de los cheques en las cuentas de los colaboradores es una función avanzada muy útil para las empresas, esto se debe a que con ella puedes ahorrar tiempo y tramites administrativos por ser un proceso cíclico. Otra ventaja que puedes tener con esta función es evitar problemas por la perdida de cheques y las quejas por parte de los colaboradores por el retraso de su pago.
Programación de deducciones en la nómina
Otro aspecto importante es la posibilidad de programar las deducciones automáticas que requiere la nómina de los empleados que han recibido algún adelanto del salario, otro de los descuentos puede ser para el plan de pensiones con el que cuentan.
Simulación de nóminas
Con la función de simulación de la nómina podrás hacer cambios en el sistema sin que pierdas tu información anterior. De esta forma, es posible realizar modificaciones para identificar cómo pueden afectar la gestión general, sin afectar las nóminas actuales. En el caso que estés conforme con los cambios que realizaste, puedes aprobar tu simulación para que se apliquen los cambios en tu gestión real, una vez estés completamente seguro de que estos cambios funcionan en tu gestión.
Gestión de finiquito para contrato laboral
En el caso que necesites señalar la fecha de finalización del contrato de uno de tus colaboradores, puedes realizar la gestión de finiquito automáticamente. Para este caso el programa se encargará de calcular la cantidad que se debe pagar al trabajador teniendo en cuenta su antigüedad en la compañía y todos los aspectos legales.
Acceso remoto a tu sistema de nómina
El acceso remoto a tu sistema de nómina es una función interesante para esas empresas que necesitan movilidad, otro de los casos es para los encargados de realizar la gestión de la nómina de varias empresas de manera simultánea. Esto quiere decir que gracias a la facilidad que brindan los dispositivos móviles y de tu software de nómina, varias personas van a poder trabajar con el software de manera simultanea sin ningún tipo de problema.
Estas son las funciones principales con las que cuenta un software de nómina, es importante que tengas presente cuáles son las necesidades de tu empresa, en cuanto a la gestión de la nómina, para que elijas el que mejor se ajuste a estas.
En Loggro contamos con un software de nómina robusto que se encargará de realizar tanto las funciones básicas como las avanzadas que tu empresa necesita, otro aspecto importante es que ponemos a tu disposición nuestro equipo de soporte especializado para solucionar todas tus dudas en cuanto a este tema.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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