El nombre correcto es Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Es la herramienta con la que muchos contribuyentes le dan validez legal a los documentos que emiten sus empresas.
Por ejemplo, se utiliza para certificar la validez de las facturas electrónicas de venta y ahora también se utiliza en los documentos soporte de pago de la nómina electrónica, aquí te contamos por qué puedes utilizar la misma, tanto en tu nómina como en tus facturas electrónicas.
Por qué sí puedes usar la misma firma electrónica en todos los documentos electrónicos…
Según lo indica la Resolución 000013 de 2021 todos los documentos electrónicos asociados con la nómina electrónica deben ser firmados con el IFE en el formato estándar XML, con el que es posible intercambiar datos; además este último también hace parte de los requisitos para generar tanto documentos soporte de pago de la nómina como facturas electrónicas.
En conclusión, el mismo IFE que utilizas para firmar tus facturas electrónicas es el que utilizas en tus documentos soporte de nómina electrónica, este debe seguir los mismos lineamientos que se utilizan tanto en el uno como en el otro y tiene el mismo fin que es validar la autenticidad del documento y la identidad de quién lo emite.
¿Debo utilizar el mismo IFE en la nómina y la facturación electrónica?
Teniendo en cuenta que el IFE te lo entrega el software de nómina que contratas para facturar electrónicamente o para emitir nómina electrónica, no importa si utilizas un IFE diferente en estos dos tipos de operaciones; sin embargo, sí es necesario que registres el proveedor que utilizas para cada una de estas dos operaciones en la página de la DIAN.
¿Qué es el Instrumento de Firma Electrónica?
La firma digital es el mecanismo criptográfico con el que el receptor de un documento electrónico, que se encuentra firmado digitalmente, identifica a quién lo emite, con la firma digital se confirma que el documento no ha sido modificado desde el momento en que se firmó.
¿Cómo es la firma digital en la facturación electrónica?
Ya son muchas las empresas que han adoptado el requisito obligatorio de facturar electrónicamente cumpliendo los lineamientos de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020; entre estos se encuentra que todas las facturas electrónicas deben estar firmadas digitalmente, con el objetivo de controlar la seguridad y autenticidad de las facturas que expidan los contribuyentes en Colombia.
Para contar con una firma digital en tus facturas electrónicas, lo único que debes hacer es contratar los servicios de un proveedor de software de facturación electrónica autorizado por la DIAN que se encargue de emitir todas tus facturas utilizando su firma digital, también es posible que crees tu propio software y conseguir tu certificado digital por medio de las distintas entidades autorizadas por la ONAC; este último es un proceso particularmente complejo y costoso en términos de tiempo y otros recursos tangibles.
¿Cuál es el formato de la firma digital en la nómina electrónica?
La Resolución 000013 de 2021 indica que el formato que debe incluir la firma digital para la nómina electrónica es el estándar “XMLSSig enveloped con el formato XAdES-EPES” este lo sugiere el anexo técnico de la Resolución; pero ten presente que si cuentas con un software de nómina electrónica no debes preocuparte por esto.
Si contratas tu software de nómina y de facturación electrónica con Loggro debes despreocuparte porque cumplimos con todos los lineamientos y especificaciones de la firma digital para que tus documentos sean validados por la DIAN, es decir que lo único que debes hacer es ingresar la información de tus empleados y transmitir tu nómina a la DIAN, porque nosotros nos encargamos de brindar el mejor servicio en interacción tecnológica e interoperabilidad con nuestro sistema.
¿En qué lugar de tu nómina debes ubicar la firma digital?
Debes ubicar la firma digital dentro de tu documento soporte de pago de nómina electrónica o en las notas de ajuste para que sean válidos, según las indicaciones del numeral 7.8 del anexo técnico que se encuentra en la Resolución 000013.
Condiciones de la firma digital en la nómina electrónica
Quien se catalogue como emisor del documento soporte de pago de la nómina electrónica o por su parte el proveedor de soluciones tecnológicas, que se encuentre autorizado por el emisor, debe situar la firma electrónica en el documento completo, además debes asegurarte de que el certificado digital que estás utilizando no se encuentre invalidado en el momento que firmes la nómina o cualquier otro documento electrónico, por el contrario, debe estar vigente y autorizado por la DIAN.
En conclusión, te recomendamos que utilices el IFE en cualquier documento electrónico que emitas, con el fin de que garantices la autenticidad de tu identidad y de la información que contengan tus documentos, si aún no emites ningún documento electrónico te recomendamos que contrates los servicios de un proveedor autorizado que cumpla con los formatos y requisitos que estos procesos demandan.
Para concluir te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica que cuenta con un IFE vigente y autorizado por la DIAN, con este vas a poder emitir todos los documentos electrónicos que necesites sin ningún problema, además vas a tener otros tipos de ventajas que la nómina electrónica genera en las empresas nacionales.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
