¿La nómina electrónica se puede realizar en Excel?

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Esta es quizá la pregunta más recurrente desde que entró en vigencia la Resolución 0013 del 11 de febrero de 2021 expedida por la Dian, en la que se implementa de manera obligatoria la generación del soporte de pago de la nómina electrónica para ser transmitida a la misma entidad.

Generalidades del Proceso de Nómina Electrónica.

La nómina es básicamente un documento en formato Excel que se entrega a cada uno de los trabajadores que hacen parte del recurso humano de las empresas; se expresa y se adapta a cada empleado de acuerdo con su tipo de contrato e información personal, la cual es confidencial y de uso exclusivo del personal encargado de realizar este proceso.

Cabe anotar que todo contribuyente, natural o jurídico, que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica y deberá transmitirla a la DIAN según el calendario que ésta establezca.

Para tener en cuenta: solo se genera nómina electrónica para aquellos colaboradores que están vinculados con la compañía, no se incluyen los empleados con contratos de prestación de servicios o trabajadores en misión en cuyo caso, la Empresa de Servicios Temporales es la encargada de hacer esa transmisión de la nómina electrónica.

La nómina es generada por el módulo de nómina que tenga cada software, o bien manualmente por cada empleador, puede ser en Excel; este es un procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, según lo establecido en la resolución 0013 de 2021.

Para tal efecto, en Colombia ya son muchas las compañías que se han apoyado de un proveedor tecnológico de software de nómina como Loggro, el cual integrará sus módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación del archivo XML y reporte del documento soporte ante la entidad, tal y como se venía realizando previamente con la facturación electrónica.

¿Aun tienes dudas de qué es el Documento soporte? En términos generales es un documento que sirve de soporte de costos y gastos para todas las compañías declarantes de renta y complementarios.

Si bien con la llegada de la nómina electrónica, se ha dado paso a la transformación digital, principalmente lo nuevo que tienen que realizar las empresas es transmitir su nómina, preferiblemente a través de un intermediario tecnológico que simplifique este proceso administrativo, en un formato XML en el cual se debe recolectar la información correspondiente a:

  • Ingreso de novedades.
  • Generar plano para el banco que se utiliza para generar las transferencias de pago.
  • Enviar Comprobante de nómina.
  • Contabilizar gastos de nómina.
  • Contabilizar pasivos laborales.

Luego de tener esta información consolidada se transmite el archivo electrónicamente a la DIAN, el cual es revisado y validado por la entidad; vale aclarar que, con la nómina electrónica, se debe seguir liquidando y pagando la nómina como se venía realizando previamente, este proceso no tuvo ningún cambio.

El siguiente paso es iniciar el proceso de transmisión de la nómina electrónica a la Dian, es aquí donde entra el proveedor de tecnología que genera ese archivo xml por cada empleado que hace parte de la nómina de la empresa y que se convierte en un documento fiscal para soportar costos y gastos de la empresa.

En el caso en que los archivos xml sean rechazados, estos deben ser corregidos y volver a transmitirse a la DIAN para su correspondiente validación.

Luego, la entidad emite un acuse de recibido donde se sustenta el cumplimiento de este proceso. Esta respuesta junto con el archivo XML de cada empleado debe ser guardado en un contenedor electrónico que sirva como comprobante del proceso en un futuro.

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Valida esta información antes de habilitarte en la DIAN para transmitir tu Nómina Electrónica:

  • Soy declarante de renta.
  • Realizo pagos laborales o pensiones por mi cuenta, es decir tengo empleados.
  • Requiero soportar los costos de nómina para tomarlos en la declaración de renta.

Si tu respuesta es sí a las preguntas anteriores ha llegado el momento de dar el paso a la digitalización de tu nómina en solo tres pasos:

  • Habilitación
  • Generación de la información
  • Transmisión y validación por parte de la DIAN.

En conclusión, con la entrada en vigor e implementación de la Nómina Electrónica en el país, por parte de la DIAN, lo que busca la entidad es impulsar y acelerar la digitalización de las empresas, además de, tener un control más preciso de la información de salarios y pagos a trabajadores y transmitir tu nómina electrónica de forma fácil a través de un archivo XML y el uso de la firma digital los documentos soporte de pago de nómina electrónica van a ser seguros y no correrán el riesgo de ser modificados, además podrás contar con el soporte y el conocimiento de Loggro tu aliado experto durante todas las etapas de este proceso.


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