Agregar detalles como envío, descuentos e impuestos a tu factura no solo es importante para que tu cliente te pague a tiempo. Además, tener estos detalles especificados en la factura electrónica ayuda con el seguimiento de los gastos comerciales.
Aquí hay algunos consejos para permitirte agregar detalles de envío, descuentos e impuestos en tus facturas para que los clientes tengan claro el desglose de la factura, ayudándote a obtener tu dinero más rápido.
Registro para impuestos
Para Impuestos: Determina todos los impuestos aplicables de antemano como el IVA, Reteica o retención en la fuente.
Asegúrate de cobrar el impuesto y registrarlo en el monto total de la factura antes de validarla y enviarla al cliente.
Crea subtotales claros:La misma factura puede tener elementos tanto imponibles como no imponibles. En tu factura, si tienes artículos que están gravados con tasas diferentes o no tienen un impuesto, es prudente tener subtotales para cada grupo de impuestos y de productos o servicios.
Realiza seguimiento y remite los impuestos: Cada vez que un cliente o un comprador realice un pago, este debe quedar registrado en tu software de facturación electrónica para que puedas pagar el monto correcto del impuesto sobre las ventas en la factura cuando vence.
Registro para descuentos
• Ten claro qué tipo de descuento deseas ofrecer:Hay una variedad de descuentos que puedes ofrecer a tus clientes para incentivar la lealtad a la empresa. Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos para un grupo específico de clientes si una parte sustancial de sus clientes pertenecen a esa categoría. Además, puedes ofrecer descuentos de temporada, descuentos por lealtad, descuentos en efectivo y un descuento incluso por pedidos al por mayor.
• Ten claro a qué productos se pueden aplicar los descuentos: Con el software
de facturación electrónica basado en la nube, tienes la opción de aplicar descuentos a artículos específicos o a todos los artículos o servicios que se compran. Esto elimina la ambigüedad y, en consecuencia, fomenta la confianza del cliente. De igual manera, en la factura electrónica que emitas, deberá especificarse a qué hace referencia este descuento.
Registro para envíos
• Agregue todos los detalles relevantes:Justo al comienzo de la factura, debes especificar el nombre y la dirección de tu empresa. Además, debes agregar el nombre y los datos de contacto de la persona a la que envías el producto. Para el mantenimiento de registros, debes incluir el número de pedido y cualquier otro número de referencia que pueda ser necesario.
Aparte de esto, asegúrate de especificar lo que estás enviando, cuánto estás enviando, una breve descripción del producto, el precio por unidad y también el precio total. Para evitar que tus clientes se lleven sorpresas desagradables, también debes agregar los diversos cargos relacionados con el envío.
Lo que es más importante, ten un número de factura en la parte superior para que el departamento o el área de cuentas realice un seguimiento de los pagos.
• Ten un lugar para la firma del cliente en la factura: Para asegurarte de que tus clientes estén bien con el monto especificado en la factura y los términos y condiciones en su factura de envío para la DIAN, incluido el último día para realizar el pago de la factura, ten un espacio designado para que tus clientes firmen.
• Opciones de pago: Recuerda agregar una nota sobre los diferentes métodos de pago que aceptas para asegurarte de que el cliente pueda liquidar su factura convenientemente si esta ya fue cancelada, incluir qué método de pago fue el que el cliente utilizó.
Conclusión
Con el software de facturación en la nube, como el de Loggro, ya no tienes que preocuparte por preparar manualmente la factura de gastos de envío, mostrar descuentos en tu factura y aclarar los detalles de impuestos. Puedes automatizar el trabajo de agregar estos detalles en la factura para tu cliente, agilizarás tus procesos y tendrás información clara y precisa en tiempo real de tus ventas y cartera; ahorrando tiempo y dineros valiosos.
Asimismo, Loggro se vincula con tu plataforma de pagos para que lleves a cabo esta tarea de forma efectiva. Contamos con un software de facturación electrónica autorizado para que emitas tus soportes sin importar el tipo de empresa que tengas, garantizando que toda la información de gastos de envío, descuentos e impuestos se incluya correctamente en tu factura electrónica.
En Loggro contamos con un equipo de asesores expertos para ayudarte con el proceso de habilitación para tu negocio. Solo debes registrarte para que nuestro equipo te oriente hasta que comiences a facturar electrónicamente.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
