Cuando se mencionan los documentos más importantes en Colombia que se deben obtener y mantener actualizados.
El certificado RUT suele mencionarse frecuentemente, en distintas ocasiones de la vida laboral y comercial nos es solicitado este documento, pero muchos no saben por qué. En este artículo encontrarás todo lo que debes saber de este documento.
¿Qué es el RUT?
Dentro del Sistema Tributario se manejan una serie de documentos que permiten mantener identificados, ubicados y clasificados a cada entidad o persona que tenga la obligación jurídica de pagar impuestos. De acuerdo con el artículo 555-2 de Estatuto Tributario –ET–, el Registro Único Tributario, llamado RUT por sus siglas, es administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que:
- Tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta ya sean personas jurídicas o naturales que estén en el régimen simplificado o régimen común (Los que realicen transacciones comerciales con bienes y servicio
- Agentes retenedores, que realicen actividades aduaneras de intercambio comercial de mercancías (importaciones o exportaciones y demás usuarios aduaneros)
- Inversionistas extranjeros.
- Los demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.
¿Para qué sirve el RUT?
En términos generales, el RUT sirve para avalar e identificar la actividad económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial, laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y control, a su vez, este documento le señala sus obligaciones frente al Estado Colombiano.
A su vez, le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, así como la simplificación de trámites y reducción de costos.
En sí, el RUT es una base de datos que tiene la DIAN, y es importante porque en él aparece toda la actividad y toda la información de los contribuyentes en cuanto a la forma de tributar. Al momento de obtener el RUT, puedes tener varios beneficios tributarios en el sentido de que tus actividades comerciales estarán en legal forma con todo lo referente a los tributos y a aquellos impuestos como:
- El impuesto de renta.
- El impuesto de patrimonio.
- Impuesto sobre las ventas.
- Impuesto de Timbre.
- Impuesto a la ganancia ocasional.
- Gravamen a los movimientos financieros (GMF)
- Impuesto sobre la renta para la equidad.
- Impuesto nacional al Petrodiésel (ACPM) y a la gasolina.
Y demás impuestos que deben ser cumplidos de modo obligatorio por los contribuyentes, ya que están estipulados por la ley. Vale la pena mencionar que en caso de no contar con este documento serás objeto de sanciones o multas. Por ejemplo: si eres propietario de una tienda, o cualquier establecimiento comercial y no tienes el RUT debidamente exhibido, podrán cerrarte temporalmente tu negocio o sancionarte con una determinada cantidad de dinero.
¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:
- Al inicio de la actividad económica.
- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la Dian.
- A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
- Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una calidad diferente.
¿Cómo me inscribo en el RUT?
- Ingresa a www.dian.gov.co y selecciona la opción “Asignación de citas”.
- Solicita tu cita virtual escogiendo Inscripción o Actualización RUT Persona Natural o Jurídica.
- Ten presente el Punto de contacto que selecciones y el número de proceso que te arrojará la página. A tu correo electrónico llegará un mensaje confirmando la cita.
- Ingresa al enlace que encontrarás en el correo Recordatorio de Cita. En esta página podrás descargar el Formulario 001 del RUT Editable.
- Adicionalmente, en esta ventana encontrarás el listado de correos electrónicos para continuar el trámite. Copia el correo, correspondiente al punto de contacto que seleccionaste.
- Ten en cuenta: el formulario te pedirá el código CIIU que corresponda a la actividad económica que desempeñas. Puedes hacer la consulta del código correspondiente a través de la página de la Cámara de Comercio de tu ciudad.
- A esta dirección de correo electrónico envía el Formulario diligenciado y fotocopia de tu cédula escaneada.
- Envía los documentos que te solicite el asesor al correo electrónico asignado antes de las 9 a.m. o 12 p.m., dependiendo del caso.
Es importante que tengas en cuenta que se permite reportar hasta un total de cuatro códigos de actividades económicas diferentes, las cuales deberán corresponder a aquellas actividades que mayor porcentaje de ingresos operacionales le genera al contribuyente.
En consecuencia, si un mismo responsable realiza varias actividades económicas, solo deberá reportar el código de aquellas cuatro que producen más ingresos durante el año.
Datos del RUT que no puedes autogestionar
Si eres una persona natural, tú puedes gestionar por ti mismo, a través de los servicios digitales de la DIAN, la modificación de la mayoría de las casillas del RUT, de acuerdo con tu realidad. Sin embargo, hay 7 datos que son la excepción. Para ello, debes realizar el trámite de actualización con ayuda de un funcionario de la DIAN a través del servicio de agendamiento de citas https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/, ya que se requiere validación de la información:
- Datos de identificación: De la casilla 25 a la 34. Acá están incluidos los datos de tipo de documento, número de identificación, fecha y lugar de expedición del documento y nombres y apellidos. Estas casillas se bloquean cuando haces clic en ellas.
- Datos de Clasificación: Tú no puedes adicionar o suprimir ninguna calidad aduanera en la casilla 54, ni diligenciar o eliminar información de las casillas entre la 55 y la 58. La actualización debes hacerla a través de un funcionario de la DIAN.
Por validaciones del sistema tampoco puedes diligenciar como persona natural las casillas de:
- Características y formas de las organizaciones
- Constitución del Capital
- Vigencia
Si eres persona jurídica, tú puedes modificar o autogestionar la mayoría de las casillas del RUT de acuerdo con tu realidad. Sin embargo, debes realizar la modificación con ayuda de un funcionario de la DIAN a través del servicio de agendamiento de citas https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/, para los siguientes datos que requieren validación de la información por parte de un funcionario de la DIAN:
- Datos de identificación: La casilla 35, Razón social, no la podrás autogestionar debido a que esta se bloquea cuando haces clic en ella.
- Datos de Clasificación: Tú mismo tampoco podrás adicionar o suprimir ninguna calidad aduanera en la casilla 54, ni diligenciar o eliminar información de las casillas entre la 55 y la 58. Debes hacerlo a través de un funcionario de la DIAN.
Es importante en todo negocio tener los papeles al día y conocer de primera mano los cambios normativos que son constantes y dinámicos, no olvides que esto te evitará sorpresas y mantendrá tu negocio a salvo.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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