La nómina en Colombia se compone de tres partes principales: el devengado, las deducciones y las apropiaciones. El devengado comprende la totalidad de ingresos que gana el trabajador; las deducciones son los descuentos legales y autorizados; y las apropiaciones son las cargas que debe asumir la empresa (seguridad social a cargo, parafiscales y prestaciones sociales). Al restar las deducciones del devengado se obtiene el salario neto o valor líquido a pagar.
En la gestión de recursos humanos y contabilidad empresarial en Colombia, comprender cómo se estructuran las partes de la nómina es fundamental para evitar errores en el desprendible de pago y responder con claridad a las dudas de los colaboradores. Además, garantiza que los reportes transmitidos a la DIAN mediante la nómina electrónica cumplan rigurosamente con la normativa vigente.
Estructura del desprendible de nómina en Colombia
El comprobante o desprendible de pago es el documento soporte que desglosa los conceptos pagados y descontados durante el periodo liquidado. A continuación, se detallan los elementos obligatorios que deben figurar en la liquidación:
| Sección del Comprobante | Descripción del Contenido | Impacto en la Liquidación |
|---|---|---|
| Datos de la empresa | Identificación fiscal (Razón Social, NIT, dirección y cuenta de cotización). | Identificación Soporte ante la DIAN. |
| Datos del trabajador | Nombre, número de cédula, cargo, tipo de contrato, fecha de ingreso y salario base. | Identificación Parámetros del contrato. |
| Periodo liquidado | Días trabajados en el lapso establecido (quincenal o mensual). | Tiempo Base de cálculo. |
| Percepciones (Devengado) | Sueldo básico, horas extra, recargos, comisiones y auxilio de transporte. | Ingreso Suma al total ganado. |
| Deducciones | Aportes del empleado a salud, pensión, FSP, retención en la fuente o libranzas. | Descuento Resta al total ganado. |
| Ingreso Base de Cotización (IBC) | Monto sobre el cual se calculan los aportes a seguridad social. | Cálculo Base regulatoria PILA. |
| Valor líquido a percibir (Neto) | Monto final en dinero que recibe el trabajador en su cuenta bancaria. | Pago Final Resultado (Devengado – Deducciones). |
| Emisión y validación | Lugar, fecha de emisión y firma o sello del empleador/empleado. | Soporte Validez legal y contable. |
Las 3 partes de la nómina: Devengado, Deducciones y Apropiaciones
1. El Devengado
Corresponde a la suma de todos los valores que el empleado se gana en el periodo (mensual o quincenal). Se compone de elementos salariales y no salariales, tales como:
- Salario básico mensual.
- Horas extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
- Comisiones, bonificaciones constitutivas de salario y viáticos permanentes.
- Auxilio de transporte legal (para quienes devengan hasta 2 SMMLV).
2. Deducciones y Salario Neto
Las deducciones son los montos descontados legalmente al trabajador sobre sus ingresos. Al restar las deducciones del total devengado se obtiene el valor líquido a pagar (el dinero neto que recibe el empleado). Entre las deducciones más comunes se encuentran:
- Aportes a Seguridad Social: 4% para salud y 4% para pensión a cargo del trabajador.
- Fondo de Solidaridad Pensional (FSP): Para salarios iguales o superiores a 4 SMMLV.
- Retención en la fuente por salarios: Según la tabla de retención aplicable.
- Descuentos autorizados: Cuotas de libranzas, embargos judiciales o créditos de fondos de empleados.
3. Las Apropiaciones
Son los valores que la empresa debe pagar de su propio presupuesto como consecuencia de tener trabajadores a cargo. No se le descuentan al empleado ni afectan su salario neto, pero forman parte de la carga prestacional e impositiva de la nómina:
- Aportes a Seguridad Social a cargo del empleador: Salud (8,5%), Pensión (12%) y Riesgos Laborales (ARL según el nivel de riesgo), atendiendo las exoneraciones del Artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
- Aportes Parafiscales: Cajas de Compensación Familiar (4%), SENA (2%) e ICBF (3%).
- Prestaciones Sociales: Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones y dotación legal.
¿Por qué se les conoce como “Apropiaciones”?
Se denominan apropiaciones o provisiones porque, a diferencia del salario devengado que se desembolsa inmediatamente al finalizar el periodo de trabajo, estos valores se pagan en fechas posteriores (mensualmente a la PILA, semestralmente para la prima o anualmente para el traslado de cesantías). Por esta razón, la empresa debe “apropiar” o reservar esos recursos de manera periódica en su contabilidad para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones legales.
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Preguntas frecuentes
La nómina se compone de tres partes: el devengado, las deducciones y las apropiaciones.
Es el total de ingresos que recibe el empleado: salario básico, horas extra, recargos, comisiones y auxilio de transporte, entre otros.
Son los descuentos legales que se le aplican al trabajador, como los aportes a salud y pensión, embargos y retenciones en la fuente.
Son los valores que paga la empresa por separado: salud y pensión del empleador, riesgos profesionales, parafiscales y prestaciones sociales.
Se resta el total de deducciones al total devengado. El resultado es el neto a pagar, el valor que recibe efectivamente el trabajador.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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