¿Sabías que todas las personas y empresas (ya sean grandes, pequeñas o medianas) que generen empleo legal en Colombia tienen que hacer el proceso de liquidación de nómina para cada uno de sus empleados? Conoce en nuestro artículo de Loggro, qué es y cuales son las partes de una nómina.
Todas las PYMES en Colombia deben liquidar la nómina de sus empleados legalmente contratados.
¿Qué es la nómina?
La nómina es un documento que se debe entregar a cada trabajador dependiendo de la forma de pago, es decir, mensual o quincenal. En el desprendible de nómina debe aparecer de forma detallada el salario que recibe junto con todas las deducciones legales según cada caso. En este artículo te contamos todo lo que debería tener tu software de nómina y cuánto debería costarte.
En diferentes procesos de las empresas se aplican conocimientos relacionados con las partes de la nómina; es decir que es importante que conozcas cuáles son estos componentes que permiten una mejor organización y completitud de la nómina. Un proceso en el que esta información cobra valor es al momento de emitir el desprendible de pago de la nómina de tus colaboradores. En este caso debes revisar que la información esté organizada y a la vez completa.
La estructura de la nómina debe tener las siguientes partes:
| Parte de la Nómina | Descripción |
| Empresa | Datos de identificación de la empresa, como nombre, dirección y código de cuenta de cotización. |
| Datos del trabajador | Información del empleado, incluyendo nombre completo, número de identificación, tipo de contrato, categoría laboral y antigüedad en la empresa. |
| Periodo que se liquida | Período de tiempo que abarca la nómina, ya sea mensual o quincenal, para el cual se realiza el pago. |
| Percepciones | Ingresos totales que recibe el empleado, como salario básico, horas extras, comisiones, entre otros. |
| Deducciones | Monto descontado de la nómina, incluyendo aportes a salud y pensión, embargos, retenciones, etc. |
| Base de cotización | Valor utilizado para calcular los aportes a seguridad social y otros conceptos. |
| Valor líquido a percibir | Monto final que el trabajador recibe después de deducciones y retenciones. |
| Fecha y lugar de emisión | Fecha en la cual se emite el desprendible de nómina y lugar donde se realiza la transacción. |
| Firma y sello | Firma y sello de la empresa y del trabajador para validar la autenticidad del documento. |
¿Cuáles son las partes de la nómina?
La nómina se encuentra conformada por tres partes muy importantes que son el devengado, las deducciones y las apropiaciones. A continuación, las explicaremos con más detalle para que las tengas claras, aunque siempre es importante que se vincule a otras funcionalidades de tu software de gestión, como tu sistema de producción y contabilidad.
El devengado
Este es el valor total de ingresos que recibe tu empleado al mes o en la quincena. El devengado se compone por el salario básico, las horas extras, los recargos nocturnos y diurnos, los dominicales y festivos laborados, las comisiones, el auxilio de transporte legal, entre otros.
Deducciones
Las deducciones tienen que ver con el valor que se le descuenta de la nómina al trabajador. Dentro de las deducciones podemos encontrar los aportes a salud y pensión que deben pagar los empleados. En otros casos también es posible encontrar las libranzas, embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional, retenciones en la fuente y cualquier otro descuento autorizado por los trabajadores.
Neto a pagar
Lo que resulta de restar las deducciones al total devengado, es lo que se conoce como el salario neto a pagar, este valor es el que recibe de forma efectiva el trabajador.
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Las apropiaciones
Las apropiaciones son el valor que la empresa debe pagar, es decir los siguientes:
- La salud y pensión en el porcentaje correspondiente según la legislación vigente.
- Los riesgos profesionales
- El aporte a parafiscales como son el SENA, la caja de compensación familiar y el ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
- Las prestaciones sociales como son la prima de servicios, cesantías, intereses sobre las cesantías, dotación, vacaciones, etc.
¿Por qué se llaman apropiaciones?
Estos conceptos tienen este nombre porque en comparación con el devengado, que debe pagarse finalizando el mes, las apropiaciones deben ser pagadas en los primeros días del mes siguiente o un año después según el concepto, por esta razón la empresa se debe apropiar o provisionar con el fin de conseguir los recursos suficientes para pagar en su totalidad estos conceptos a cada trabajador. Aquí puedes leer todo lo que debes saber de tu software de nómina.
¿Por qué saber más sobre las partes de una nómina?
Debes tener presente que la nómina es un documento indispensable, tanto para la empresa, como para la relación laboral que tienes con tus trabajadores. Se entrega a cada trabajador dependiendo del periodo de pago acordado.
En la nómina aparece de forma detallada el salario que debe recibir cada trabajador y las deducciones que tuvo en su salario, por cada periodo trabajado. Por lo general, las deducciones son obligatorias con el fin de cumplir con la legislación vigente.
Conocer todos estos aspectos hará que puedas resolver todas las dudas de tus trabajadores y que al mismo tiempo hagas una gestión de nómina adecuada con el fin de evitar sanciones y problemas legales con los trabajadores o cualquier otra entidad.
Revisa aquí nuestro artículo sobre las sanciones asociadas a la liquidación errónea de tu nómina.
¿Por qué tus empleados deben conocer la nómina?
En muchas empresas el pago de la nómina se convierte en un problema porque sus trabajadores tienen muchas dudas sobre lo que se les está pagando y lo que se les deduce.
Las empresas de gran tamaño que cuentan con departamentos de Recursos Humanos pueden tomarse el tiempo para aclarar las dudas que tienen sus empleados sobre el pago de su nómina, pero en las empresas con tamaños más reducidos es posible que la función de aclarar las dudas de la nómina esté a cargo de la propia administración de la empresa. Aquí te contamos quién hace el manejo del software de nómina en tu empresa.
En conclusión y según la experiencia que tenemos con muchos de nuestros clientes, es importante que crees un plan de capacitación de nómina con el fin de que tus colaboradores aprendan lo necesario sobre la nómina y así evitar que la productividad se pare por estos temas o peor aún, que tu fuerza de trabajo utilice métodos obsoletos como plantillas de nómina en Excel o generación de la nómina manualmente.
¿Qué debe tener el formato para el pago de la nómina?
El formato estandarizado para el pago de la nómina se encuentra regulado por la legislación vigente y cuenta con una estructura y contenido mínimo que para todos los casos se debe respetar. El contenido mínimo del formato de nómina es el siguiente.
Datos de la empresa y del trabajador
Dentro de los datos de identificación de la empresa es importante que se encuentre la dirección del centro de trabajo y el código de cuenta de cotización al que pertenece el trabajador.
Dentro de los datos básicos del trabajador es importante que se consigne el nombre completo, el número de identificación, el tipo de contrato, su categoría laboral y la antigüedad que tiene en la empresa.
Periodo de liquidación y detalles de la retribución
El periodo de liquidación de la nómina es uno de los aspectos más importantes, esto se debe a que con este el trabajador puede saber el tiempo laborado que se le está pagando. Otro de los aspectos que no puede faltar en el formato de tu nómina es el detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que constituyen la retribución bruta del colaborador.
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Detalle de deducciones y salario líquido
Los detalles de las deducciones que se practican al salario bruto de los trabajadores es uno de los aspectos que más debes tener en cuenta, esto se debe a que es en el que más se fijan los trabajadores y por tal razón hay que ser específico en su deducción. Tener clara la legislación vigente y conocer lo otros tipos de deducciones que se deban aplicar en la nómina, como los anticipos o los embargos en la nómina.
El salario líquido tiene que ver con el dinero que debe recibir cada trabajador una vez se le realicen todos los descuentos en la nómina, así se cierran los pagos pendientes para cada trabajador en cada periodo estipulado. Todo podrás hacerlo mucho más fácil con un software de nómina. Revisa aquí cómo liquidar tu nómina usando un software.
Otros de los datos con los que debe contar tu formato de nómina son: el lugar, la firma y el sello tanto del trabajador como del encargado de la empresa.
¿Cómo subir la nómina a la DIAN?
Para subir la nómina electrónica a la DIAN desde el software de Nómina de Loggro, es importante seguir algunos pasos clave para asegurar un proceso fluido y cumplir con las regulaciones establecidas. Antes de la transmisión, es necesario contar con los datos de pago del mes correspondiente.
Si utilizas el plan Nómina LITE de Loggro, asegúrate de importar la plantilla adecuada para los pagos. En caso de tener otro plan y generar los pagos directamente desde el sistema, verifica que los pagos del mes a transmitir estén en estado pagado o por pagar, según corresponda.
La transmisión de la Nómina Electrónica debe realizarse por mes y por empleado, independientemente de la frecuencia de pago de la empresa. Si tu compañía no está obligada a llevar contabilidad, debes transmitir la Nómina Electrónica al hacer efectivo el pago a los empleados. Por otro lado, si tu compañía sí está obligada a llevar contabilidad, puedes transmitir la Nómina Electrónica cuando esté por pagar o pagada en el sistema.
Antes de realizar la primera transmisión de la Nómina, asegúrate de configurar correctamente los parámetros en la sección de Organización en la pestaña de Parámetros. Esto es fundamental para asegurar que el período correspondiente a la primera nómina que transmitirás con Loggro esté configurado de manera adecuada.
Para consultar los pagos importados o generados desde el sistema, dirígete a Nómina > Gestión de Pagos de Nómina, y en la pestaña de Historial de Pagos encontrarás toda la información relevante.
La transmisión de la Nómina ante la DIAN se realiza ingresando a Nómina > Gestión Nómina Electrónica. Desde allí, en la parte superior derecha, encontrarás el botón “Transmitir Nómina”. Al hacer clic en esta opción, el sistema te solicitará confirmar el mes para el cual se realizará la transmisión.
Una vez confirmada la información, el sistema iniciará el proceso de transmisión y mostrará un mensaje informativo en la parte superior. Luego podrás visualizar en la ventana la información de la nómina que se está transmitiendo con su respectivo estado.
Recuerda estar atento al “Estado General” de las nóminas transmitidas, ya que es importante verificar que no haya rechazos por parte de la DIAN. El estado final de todas las nóminas transmitidas debe ser “Transmitida con éxito”.
¿Por qué un software de nómina puede ayudarte con tu nómina?
Si no eres experto en el tema de la gestión de nómina, te recomendamos que utilices un software de nómina para tu empresa. Podrás estar al día, tanto en el pago a tus trabajadores, como en todos los lineamientos legales relacionados con la nómina y de esta forma puedes evitar problemas legales y fiscales por no pagar como debe ser.
Los sistemas de nómina están creados para facilitar esta tarea, esto se debe a que son capaces de automatizar toda la información relacionada, realizan cálculos en pocos segundos, hacen las deducciones pertinentes, emiten comprobantes e informes de nómina y muchos otros procesos y factores que debes tener en cuenta a la hora de liquidar tu nómina.
En conclusión, la nómina es un documento muy importante dentro de la relación laboral que tiene la empresa con sus trabajadores, por esta razón es importante que conozcas las partes de la nómina y sepas responder de forma apropiadas a las dudas que surgen. En Loggro contamos con uno de los mejores sistemas de nómina para que esta labor sea más fácil, también contamos con un equipo de expertos que pueden resolver tus dudas en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
