El proceso para empezar a facturar electrónicamente es fácil y sencillo, siempre y cuando tengas la asesoría de un software, que como Loggro, te guíe paso a paso en el proceso de implementación.
Frente a la pregunta de nuestros lectores sobre “qué tan fácil es facturar electrónicamente”, decidimos escribir este artículo en el que desmitificamos la Facturación Electrónica como un proceso complejo y difícil. Nuestro principal objetivo es ayudarte a cumplir con tu obligación legal sin trámites engorrosos.
Aquí encuentras el paso a paso para facturar electrónicamente, teniendo en cuenta que debes realizar trámites en la DIAN para empezar a facturar electrónicamente previo a la emisión de facturas en tu software.
¿Es sencillo facturar con el software de facturación de la DIAN?
Es importante que antes de contratar una solución para facturar electrónicamente pienses en la calidad del sistema que elijas; es decir que debes tener garantías de funcionamiento para evitar sanciones por la falta de cumplimiento de tu obligación legal.
El software de la DIAN es un bien público, es decir que no se debe pagar por usarlo y pueden acceder a él varias personas de forma simultánea; sin embargo, es comprensible que en las plataformas de la DIAN, los revisores fiscales y los contadores deban realizar varios trámites legales y por supuesto genere fallas, como se ha evidenciado en varias ocasiones.
Más allá de generar cualquier discusión sobre el funcionamiento de las TIC que implementa el Gobierno para el contacto con los ciudadanos, nuestra misión es ayudarte a elegir una solución de facturación que te facilite la vida, en lugar de complejizarla gracias a los trámites legales.
En cuanto a la complejidad o sencillez de la plataforma de la DIAN podríamos asegurarte que ha sido desarrollada con altos estándares de experiencia de usuario, aunque su principal limitante es el colapso que presenta y que probablemente se incremente en el momento en que la facturación electrónica empiece a masificarse, pues es entendible debido a la gran demanda que tiene por parte de las Mipyme.
¿Qué tramites deben hacerse en la DIAN para facturar electrónicamente?
El procedimiento y los requisitos que debes presentarle a la DIAN para facturar electrónicamente son muy sencillos; sin embargo, te recomendamos tener la asesoría de tu contador, ya que hay terminología propia de su profesión que requiere una interpretación correcta.
Estos son los siete pasos necesarios para facturar electrónicamente:
1.Registro
2.Seleccionar el software
3.Cursar las pruebas exigidas por la DIAN
4.Obtención de rangos de numeración, antes llamado serial
5.Consulta de rangos
6.Registro de rangos de numeración
7.Facturar
1. Cambio en la forma de registrarse para facturar electrónicamente en Muisca
Antes de empezar queremos hacer una aclaración: el proceso cambió, pues anteriormente la plataforma funcionaba bajo el sistema de envío simultáneo al adquiriente y a la DIAN de forma simultánea, esta operación era legislada por el Decreto 2242 de 2015.
La validación previa, además de introducir un cambio en la normativa, explicó que todas las facturas electrónicas deben ser autorizadas primero por la DIAN para luego poderse enviar al adquiriente, por eso es importante que te registres, teniendo en cuenta que, todos los facturadores electrónicos deben empezar facturando bajo esta modalidad o bien, transitar si están en la plataforma que regía el Decreto 2242.
Para empezar con el trámite ante la DIAN, debes registrarte en el sistema de validación previa que encuentras en la página Muisca de la DIAN. Tienes tres formas de hacerlo:
Registro como persona natural
Si eres una persona natural, debes ingresar tu documento de identificación y tener a la mano tu RUT, pues es probable que te soliciten adjuntarlo al momento del registro
Registro en la DIAN como persona jurídica
En el caso de las personas jurídicas será importante registrar el Número de Identificación Tributario (NIT) más toda la documentación del representante legal.
Registro con certificado digital
Este es el caso de las empresas que han decidido comprar su certificado electrónico y necesitan registrarse con este certificado como garante de la facturación electrónica.
2. Selecciona la forma en la que vas a operar
Para poder facturar electrónicamente debes especificar cuál es la forma en la que vas a a hacerlo, puede ser mediante un software que hayas desarrollado dentro de tu empresa, si lo haces mediante el servicio gratuito de la DIAN o bien, elegir un proveedor tecnológico.
3. Pruebas de facturación electrónica
Cada uno de los modos de operación tiene su propio paquete de pruebas determinado en el servicio de factura electrónica con validación previa; esto implica que los facturadores deberán probar la forma en la que funciona su plataforma de facturación electrónica antes de empezar a cumplir con el requisito.
Esta última recomendación es importante debido a que, de acuerdo con la DIAN, es necesario empezar el proceso de facturación con, por lo menos, seis meses de anticipación para cursar las pruebas solicitadas por la DIAN y para adaptarte al sistema de facturación que elijas.
Luego de que completes las pruebas de forma exitosa, la habilitación será automática.
4. Solicitud de rangos de facturación
El proceso es muy sencillo. Debes hacerlo directamente en la plataforma Muisca, incluso si decides utilizar un software propio o un proveedor autorizado, pues debes autenticarle como facturador para luego vincular dicha aprobación a la plataforma que hayas elegido. Revísalo detalladamente en esta guía, titulada Habilitación de rangos de numeración de facturación.
5. Consulta de rangos de facturación
Después de estar habilitado, puedes consultar tu clave técnica a través del Get numbering range: este es un servicio web que almacena la lista de Rangos de Numeración y su información complementaria. El web service está incluido en la facturación electrónia gratuita que ofrece de la DIAN. Las empresas que desarrollan su propio sistema de acturación y las que opten por un software autorizado de facturación deberán hacerlo manualmente.
6. Asocia tus rangos de facturación
Una vez obtuviste los rangos y tu clave técnica, debes asociarlos al modo de operación que realizaste en el paso tres.
7. Emite facturas electrónicas con Loggro
Luego de que estés habilitado, puedes empezar a facturar electrónicamente y estarás cumpliendo con todas tus obligaciones legales ante la DIAN a la vez que, proyectas una imagen de transparencia y facilitas los procesos que pueden vincularse con tu empresa.
¿Es fácil o difícil la facturación electrónica con un software?
Después de realizar tu proceso, podrás facturar con tranquilidad, ya que Loggro tiene su propio sistema de facturación, que además de ser intuitivo tiene vinculada la validación previa exigida por la DIAN.
Asociación de numeración
Antes de empezar a facturar debes asociar los rangos de numeración que te autorizó la DIAN. Para esto es necesario que lo vincules desde el software y listo. Solo bastan un par de clics.
¿Cómo funciona la validación previa?
Existen 600 razones por las que la DIAN podría rechazar una factura; por eso, al generar la factura en tu software, el sistema de la DIAN lee el formato XML de la factura y detecta si cumple o no con esos 600 parámetros necesarios para garantizar la seguridad de la transacción.
En Loggro, lo único que debes hacer es diligenciar los campos y esperar solo unos segundos para que el scanner de la DIAN valide la factura. Luego de este proceso podrás enviarle la factura al adquiriente.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
