En la actualidad empresarial de Colombia, la adopción de la facturación electrónica ha suscitado diversas interrogantes respecto a sus requisitos, características y responsabilidades asociadas. Este artículo del blog abordará en detalle los aspectos legales a considerar en la emisión de facturas electrónicas, así como las obligaciones de los proveedores tecnológicos en este proceso crucial para la gestión comercial en el país.
Facturación Electrónica: Conceptos clave, requisitos y obligaciones de los proveedores tecnológicos
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio.
La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales. Por tanto, aunque la operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos para considerarse legal. Esto tiene una serie de consecuencias que analizaremos en apartados posteriores.
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¿Qué debe contener una factura?
La información de la factura debe responder a qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de esta, con el lleno de los siguientes requisitos:
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico.
- Fecha y hora de generación.
- Forma de pago
- Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): Sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
- Contraprestación total: La contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la gravan. Esta es la cantidad que el comprador debe pagar al vendedor.
- Incluir firma digital.
- Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
- Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
¿Qué obligaciones deben cumplir los proveedores tecnológicos?
Los proveedores tecnológicos cumplen un papel importante en la facturación electrónica y estos deben cumplir algunas obligaciones en torno a este proceso:
- Generar y entregar facturas electrónicas atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
- Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN- o a un proveedor autorizado por esta, las facturas electrónicas generadas, atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
- Cumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
- Garantizar y atender las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad, integridad y reserva de la información.
- Mantener, durante la vigencia de la habilitación, las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
- Abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en las operaciones que realice, relacionadas con la factura electrónica que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias y cualquier otra figura que pueda utilizarse como instrumento de evasión, elusión o aminoración de la carga tributaria.
- Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
- Garantizar la disponibilidad de los servicios de infraestructura tecnológica que soportan la operación como proveedor tecnológico.
- Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales -DIAN-.
Los proveedores tecnológicos incurrirán en infracción tributaria cuando realicen cualquiera de las siguientes conductas:
- No trasmitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- las facturas generadas y entregadas, ya sean propias o de sus clientes.
- Generar y entregar facturas electrónicas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.
- Incumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
- Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, o a un proveedor autorizado por esta las facturas electrónicas generadas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.
- Violar las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad y reserva de la información.
- Haber obtenido la habilitación como proveedor tecnológico, mediante la utilización de medios y soportes fraudulentos.
- No mantener durante la vigencia de la habilitación alguna de las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
- Utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en la generación, entrega y/o transmisión de la factura electrónica, que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias, las cuales sirvan como instrumento de evasión y aminoración de la carga tributaria.
- No prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
- No garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
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Elegir un proveedor tecnológico de confianza que cumpla con todos los requisitos y te asesore será la pieza clave para que este proceso te sea mucho más fácil. Contar con un software de facturación electrónica que sea tu aliado hará la diferencia.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
