La nómina electrónica, el documento soporte de nómina electrónica y sus respectivas notas de ajuste son una nueva función que ha implementó la DIAN en 2021. Si aún no conoces sobre este tema en este artículo vamos a mencionar los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta y porque no cumplirlos te pueden generar una sanción en el caso que no los cumplas.
Entendiendo las Sanciones por Incumplir la Nómina Electrónica en Colombia
Sanciones por no emitir o cumplir con la nómina electrónica
La normatividad de la DIAN es rígida y si bien en el caso de facturación electrónica ha habido cierta laxitud en el proceso de masificación, la implementación de la nómina electrónica ha resultado ser menos flexible, por lo que debes tener precaución con la exactitud de los datos, conocer la norma y respetar los tiempos de implementación y emisión.
Casos en los que puedes tener sanciones de nómina electrónica
Revisa fechas de envío del documento soporte de nómina. Cumple con tu obligación de emitir nómina electrónica y asegúrate de cumplir con la política de privacidad de datos en nómina electrónica. Estos son los escenarios en los que podrías acarrear sanciones:
- si no emites nunca tu nómina electrónica;
- si lo realizas con errore, o
- si emites tu documento soporte de nómina tarde.
Los contribuyentes que no cumplan con la obligación de generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica o que lo realice con errores o de forma extemporánea, se exponen a ser sancionados con las disposiciones legales que se encuentran en el Artículo 651 del ET.
El Artículo 651 aplica para:
- las personas y entidades que se encuentran obligadas a brindar información de tipo tributario
- para las que les solicite información o pruebas y que no las suministren
- para las empresas que no las suministren dentro del plazo pactado
- empresas que suministren servicios de nómina cuyo contenido cuente con errores o sencillamente no corresponda a lo que se le solicitó
Multas que puedes tener durante la operación de tu nómina electrónica
Los siguientes son los casos que se relacionan con la nómina electrónica y por los que tu empresa puede acarrear multas. Esta multa no puede superar las 15.000 UVT y se fijarán en el caso que se presenten los siguientes criterios.
- Puedes tener una multa del 5% de la suma de tu nómina electrónica si no suministras la información exigida.
- Si suministras información errónea y no la corriges dentro de los plazos la multa que debes pagar es del 4% de la suma total de tu nómina electrónica.
- También puedes tener una multa del 3% de la suma total de tu nómina electrónica si suministras tu información de forma extemporánea.
En el caso en que no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tenga una cuantía, la multa será del 0.5% de los ingresos netos. En el caso que no existan ingresos, del 0.5% se deben calcular del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, que corresponda al año inmediatamente anterior o a la última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.
Multas por descuentos errados en tu nómina electrónica
Puedes ser sancionado si desconoces y procedes mal, gestionando conceptos o descuentos como los costos, rentas exentas, deducciones en la nómina, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones.
En caso de que la DIAN encuentre anomalías con la información o gestión de tu nómina electrónica puede solicitar la información o archivos para verificarlos, tal cual como lo indica la normatividad vigente. De esta revisión depende si vas a ser sancionado o no.
¿En cuánto tiempo debes responder por la información de tu nómina electrónica?
En caso de que la sanción se imponga por medio de una resolución independiente, se dará el traslado de cargos a la persona o entidad que fue sancionada. Tiene un mes, como término para responder por la información.
Tipos de descuentos para las sanciones de la nómina electrónica
Las sanciones a las que hace referencia el Artículo 651 del ET pueden ser reducidas en un 50% de la suma determinada si la omisión se corrige antes de que se notifique el 70% de esta suma, si la omisión se subsana dentro de los dos meses siguientes a la fecha en la que se notificó la sanción.
Para que los descuentos sean efectivos, en cualquiera de los casos, se debe presentar ante la oficina que está en conocimiento de la investigación, el memorial de aceptación de la sanción reducida en donde se acredite que la omisión fue subsanada, también el pago o el acuerdo de pago de esta misma.
¿Qué pasa si subsanas la omisión antes de ser notificado?
En todo caso, si subsanas la omisión de la información antes de ser notificado con la liquidación de la revisión, no habrá lugar para que apliques a alguna de las sanciones que trata el numeral 2 del Artículo 651 del ET.
Si te notifican la liquidación únicamente deben ser aceptados los factores del numeral 2 del artículo en mención y que sean probados plenamente.
Por otro lado, según el parágrafo del Artículo 651 del ET el obligado a informar puede subsanar de forma voluntaria las faltas que trata este Artículo, antes de que la Administración Tributaria le profiera el pliego de cargos. En este caso debe liquidar y pagar la sanción que le corresponda y que trata el numeral 1 con una reducción al 20%.
¿Qué pasa si realizas las correcciones antes del vencimiento del plazo
Cabe destacar que las correcciones que se realicen a la información tributaria antes del vencimiento del plazo para ser presentadas no serán objeto de sanción.
¿Por qué el Documento soporte de pago de nómina electrónica es tan importante?
Teniendo en cuenta lo que indica la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 el documento soporte de pago de nómina electrónica es importante porque constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA (Impuesto sobre las Ventas), esto también lo ratifica el Artículo 771-2 del ET (Estatuto Tributario), en el caso que aplique.
Todo esto aplica para los pagos o abonos en las cuentas relacionadas con la nómina, que se generan por una relación laboral o legal y reglamentaria y que se compone por los valores devengados en la nómina, los valores que se deducen y el valor total de diferencia de estos mismos, a esto se suma que el documentos soporte de pago de nómina electrónica se debe generar y transmitir, para que la DIAN lo validez. Este es un proceso independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos que realiza el obligado a emitir la nómina electrónica.
¿En Colombia quiénes están obligados a implementar la Nómina electrónica?
En Colombia los obligados a implementar o cumplir con la nómina electrónica son todos los contribuyentes que deben realizar pagos o abonos en las cuentas que se deriven por una vinculación o relación laboral o legal y reglamentaria y por los pagos a los pensionados que tengan a su cargo, además quienes necesiten soportar los costos y las deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA en el caso que aplique.
Por otro lado, si aún no has pensado en iniciar con la nómina electrónica de tu empresa te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica autorizado por la DIAN con el que vas a poder cumplir con este nuevo requisito de ley, además vas a poder contar con la asesoría de nuestros especialistas para resolver las dudas que tengas sobre la implementación generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica para que evites las diferentes sanciones que tratamos en este artículo.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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