El sistema contable de nómina es un programa de tipo informático que se encarga de crear, registrar y controlar todos los aspectos que se encuentran directamente relacionados con la nómina de los colaboradores de tu empresa, incluyendo los impuestos de Ley que debes pagar. Existen diferentes tipos de software de nómina y diferentes formas para adquirirlos, en este artículo te contamos todo que deberías tener en cuenta para elegir el mejor sistema de liquidación de nómina para tu empresa.
¿Para quiénes son los sistemas contables de nómina?
Los sistemas contables de nómina que están en el mercado actualmente son para las empresas pequeñas que cuentan con un número de colaboradores reducido y que realizan su nómina de forma manual, también para las grandes empresas que cuentan con un gran número de colaboradores y por esta razón requieren de un proceso de nómina más robusto y mejor elaborado, algo que con un proceso de nómina tradicional es muy difícil conseguirlo. En 2020 existen muchas empresas que aún no son conscientes de que la forma tradicional de hacer su nómina requiere de mucho tiempo y esfuerzo de los encargados de esta tarea, esta desatención también se traduce en un mayor costo económico para la empresa y la posibilidad de que tu nómina cuente con errores que se pueden traducir en faltas fiscales y por ende en pago de multas. Consulta aquí cómo tu software te ayuda en el proceso de auditoría de tu proceso de nómina.
¿Cómo adquirir un sistema contable de nómina?
Muchos empresarios consideran que los programas contables son muy costosos y por tal razón dejan de lado la opción de contratar a un tercero que le ayude en diferentes procesos organizacionales, pero con la digitalización mundial adquirir un software administrativo que te ayude con tu nómina será más fácil de lo que piensa.
Funciones por elegir en un sistema de nómina
Existen diferentes sistemas contables para los diferentes tipos de empresa con funciones complejas y básicas y también existen diferentes funcionalidades; aquí te contamos propiamente, qué es un sistema de nómina, ya que es importante que tengas claro cuáles son las necesidades básicas de tu software y cuáles son complejas para que elijas un software que se ajuste de la mejor forma a tu negocio, de modo que a largo plazo no incurras en sobrecostos.
Funciones complejas de un sistema de nómina
Las funciones complejas de un sistema de nómina por lo general están destinadas para empresas que necesitan de trabajos específicos en su nómina. Por lo general, estas funciones se pueden adquirir por medio de diferentes ofertas comerciales adicionales, por esta razón es indispensable que analices cuál es la oferta que más se ajusta a los procedimientos de tu nómina y no hagas una inversión innecesaria. En este artículo te contamos cuánto debería costarte y qué debería tener tu software de nómina.
Depósito directo a tus empleados
El depósito del dinero de la nómina en la cuenta bancaria de tus colaboradores es una de las funciones complejas de un sistema de nómina que resulta bastante interesante. Estos depósitos vinculados a tu sistema financiero y administrativos te permiten automatizar las operaciones y repetir el pago en las fechas que desees. Esta función con seguridad te ayudará a evitar quejas por parte de tus empleados por posibles demoras y errores en la consignación del salario.
Deducciones automáticas
También es posible programar diferentes tipos de deducciones en la nómina de tus empleados, un ejemplo puede ser el descuento por adelanto en su salario o el descuento voluntario por el pago de planes complementarios de salud u otros.
Simulación de la nómina
Con esta función es posible realizar cambios en tu sistema de nómina sin que pierdas la información que ingresaste antes. Gracias a esta función puedes realizar los cambios que necesites para observar cómo afectan en la gestión global, sin tener miedo a que esto afecte tu nómina real. En caso de que te encuentres conforme con los cambios que realizaste lo único que debes hacer es aplicarlos y verificar que todo funcione. Conoce aquí todas las características y funciones que debería tener el software de nómina que contrates en tu empresa.
Gestión de liquidaciones
Si deseas realizar la liquidación laboral de alguno de tus colaboradores, solo debes señalar la fecha de finalización del contrato y este procedimiento se realizará de forma automática. El sistema de nómina se encargará de calcular la cantidad que se debe pagar al trabajador teniendo en cuenta su antigüedad en la empresa o los días que trabajó.
Acceso Remoto a tu sistema de nómina
El acceso remoto a tu sistema contable de nómina es una de las funciones más destacadas de estos tipos de programas, por lo general es de gran utilidad para las empresas que necesitan acceder a la información desde diferentes puntos o, por otro lado, para poder gestionar tu nómina de varias empresas de manera simultánea. Esta operación es posible realizarla desde cualquier dispositivo móvil y cuenta con la facilidad de permitir que varias personas puedan trabajar en la nómina al mismo tiempo.
Funciones básicas de un sistema de nómina
Por lo general, las funciones básicas se encuentran en cualquier software de nómina. Es importante tener en cuenta que no todas las empresas tienen las mismas necesidades y por esta razón en el mercado existen soluciones que apuntan a resolver estas necesidades básicas, a continuación, te contamos cuáles son. En este artículo te explicamos otras razones por las que es fundamental que tengas un software de nómina en tu empresa.
Registro y gestión de datos
Una de las funciones más básicas es el registro y la gestión de los datos de los colaboradores de tu compañía. Con un software de nómina vas a poder realizar esta tarea sin la preocupación de perder la información, esto se debe a la capacidad de almacenamiento con la que cuentan; también puedes almacenar información como los salarios, documentos relacionados, procesos, entre otros.
Cálculo y emisión de la nómina
Esta es una función elemental con la que cuenta cualquier sistema de nómina. En este procedimiento es posible realizar diferentes tipos de ajustes, por ejemplo el cálculo del salario líquido o bruto, el periodo de pago (diario, semanal, quincenal, mensual), el tipo de jornada (por horas, parcial o tiempo completo), etc.
Administración de los impuestos
Con un sistema de nómina el cálculo de los impuestos es una tarea sencilla, esto se debe a que el cálculo se realiza de manera automática y los nuevos lineamientos legales se actualizan de manera automática para que siempre estés al día y de este modo evites problemas y preocupaciones en su implementación, lo que sí sucede en muchas ocasiones con la elaboración manual. Aquí te contamos por qué las plantillas de Excel son útiles, pero pierden escalabilidad y generan inconsistencias a mediano y largo plazo.
Gestión de fechas importantes para tu nómina
Con un sistema de nómina es posible tener el control de las fechas clave para la realización de tu nómina con el fin de que estas se alineen con los trámites administrativos relacionados, como por ejemplo las ausencias, vacaciones, fin de contrato, incapacidades, etc. Si te encuentras buscando un sistema contable de nómina para tu negocio, estos son los aspectos principales que debes tener en cuenta a la hora de elegir el tuyo, en Loggro contamos con un sistema de nómina que se ajusta a las necesidades de cualquier empresa, además contamos con el personal idóneo para capacitarte en su funcionamiento y te brindamos la asesoría necesaria en el momento que lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
