En el dinámico mundo empresarial actual, contar con un software contable eficiente no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad crítica para la supervivencia y el crecimiento. Un sistema contable robusto actúa como el radar de una empresa, alertando sobre posibles emergencias financieras y ofreciendo una visión clara de su salud económica. Este artículo se enfoca en desglosar los distintos tipos de software contable, destacando sus características distintivas y explicando por qué optar por soluciones gratuitas podría limitar significativamente el entendimiento financiero de tu negocio.
Optimización Financiera: La Importancia de un Software Contable Avanzado
Una de las principales razones por las que una empresa puede afectar su administración es porque no cuentan con un buen sistema contable que alerte a tiempo señales de emergencia financiera.
En este artículo te contamos cuáles son los tipos de software contables, sus características y por qué las opciones gratuitas tienden a limitar el conocimiento financiero de tu empresa.
¿Cuáles son los software más utilizados?
Un software contable es una herramienta robusta que ha sido diseñada para satisfacer las necesidades y reducir el tiempo operativo de los encargados del área contable de una empresa.
Los software administrativos que utilizan las empresas colombianas, sin importar su tamaño, ofrecen diferentes funciones, y esto posibilita administrar varias áreas de tu empresa.
En muchos casos, el término software contable se utiliza como sinónimo de un sistema de gestión o software administrativo. La realidad es que tu sistema de gestión debería incluir una plataforma contable; sin embargo no es la única funcionalidad que debería tener.
Si bien el sistema contable sí es una de las principales funcionalidades y de las más utilizadas, no deberías prescindir de otras. A continuación te contamos cuáles deberías incluir.
Procesamiento y simplicidad de las transacciones de tu empresa
Sin importar cuál es la transacción que estás llevando a cabo, tu sistema contable debe ser lo suficientemente intuitivo para simplificarte la vida a ti o al personal que se encargue de llevar el manejo de procesos como nómina, inventarios, contabilidad, facturación, etc. Esto debe ser aplicable a la interfaz global del software contable que elijas. Atiende a procesos como son los ingresos, egresos y la nómina. También es posible que para algunos casos se atiendan otros tipos de transacciones más personalizadas dependiendo del tipo de empresa.
Debe organizar las operaciones en determinadas cuentas contables
El orden de las operaciones en determinadas cuentas contables se requiere para brindarle al contador un orden que lleve registros de recurso humano, contables, financieros, entre otros.
Factura electrónica o subcontrata el servicio
Actualmente muchos sistemas de gestión administrativa son proveedores aceptados de facturación electrónica o tienen alianzas con un tercero que presta el servicio de facturación electrónica.
Recomendación importante: utiliza un software administrativo que tenga su propia funcionalidad de facturación, como Loggro, pues al momento de necesitar soporte técnico resulta tedioso contactar al prestador original del servicio y en casos de urgencia, puedes cometer errores graves de facturación. Algunos tipos de software contable se encarga de personalizar tus facturas, pero esto no quiere decir que estés incumpliendo con la reglamentación, por el contrario, incluyen funcionalidades que te permiten aprobar el sistema técnico de control para las facturas electrónicas.
Debe contar con una base de datos robusta
Este tipo de programa también se caracteriza por contar con una base de datos robusta en donde se almacenan todas las operaciones que se han realizado, bitácoras, el registro de los movimientos que se realizan, información de recurso humano, facturación, inventarios, entre otros.
Genera informes gerenciales
Un software contable es capaz de generar, en segundos y con un clic, distintos tipos de informes o reportes históricos sobre las cuentas contables, facturas y operaciones.
Esto es importante porque te permite tener un reporte histórico para analizar cómo avanza tu negocio; además te permite tomar decisiones importantes en momentos austeros o críticos de tu negocio.
¿Cuáles son los diferentes tipos de software contable que existen?
Cómo ya lo sabes un software contable es una herramienta que se utiliza para la recopilación y para la generación de informes de la viabilidad financiera de una empresa, pero también debes saber que existen diferentes tipos y sus características principales te las contamos a continuación.
Contabilidad en hojas de cálculo de Excel
Aunque es obsoleto y esta práctica no es recomendada, los cierto es que muchas empresas aún llevan su nómina o en general, su contabilidad en hojas de Excel. Excel es un software y por eso entra dentro de esta categoría.
La contabilidad con hojas de cálculo es un sistema contable muy básico con el que empiezan muchas empresas en su etapa de formación; sin embargo: nuestra recomendación es que evites perder información de tu empresa y que tengas un histórico desde el primer momento, para esto es útil cualquier software contable en la Nube. Los sistemas de contabilidad, nómina, facturación son realmente económicos y te brindan muchísimas facilidades que se ven representadas en tiempo que a su vez se traduce en dinero.
¿Por qué no debes usar Excel en la contabilidad de tu empresa?
Como expertos en el tema te contamos que al usar hojas de cálculo puedes estar propenso a cometer errores en el ingreso y registro de la información. Esto se traduce en estados financieros inexactos o fugas de dinero que no vas a poder identificar con facilidad. Cuando se cometen al liquidar la nómina, puedes estar expuesto a sanciones drásticas por la UGPP
En conclusión, las hojas de cálculo son utilizadas, generalmente, por empresas que carecen de visión a largo plazo, pues consideran que su información es irrelevante.
Software contable comercial
Los software contables comerciales se caracterizan por ser programas moderadamente configurables para atender las necesidades de una empresa. Cuentan con varias capas de detección de errores que evitan el ingreso incorrecto de la información y son capaces de producir informes estandarizados que por lo general se configuran teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios.
¿Cómo adquirir un software contable comercial?
Cabe destacar que para adquirir este tipo de software contable distintas empresas te pueden ofrecer planes o paquetes específicos dependiendo del tipo de empresa con la que cuentes. Ten presente que estos paquetes pueden incluir características adicionales que se encargan de solucionar las necesidades contables que necesita cada empresa.
Tipos de software contable comercial
Existen dos tipos de software contable comercial, uno los que requieren ser instalados en equipos de cómputo específicos y los software contables en la Nube; los primeros pueden requerir de un equipo de consultores para su funcionamiento, requieren de un proceso de instalación y personal especializado para mantener el buen funcionamiento del software; el segundo es la mejor opción y tan solo requiere de un usuario y contraseña para que el cliente ingrese al sistema contable del proveedor.
Software para la planificación de recursos empresariales
Los software de planificación o también conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning), se caracterizan por integrar información de las diferentes áreas de la empresa en una sola base de datos. Esto elimina los problemas que se encuentran asociados con tener un software independiente para cada departamento que no comparte la información. También te puede interesar: ¿Qué es un software de gestión empresarial (ERP) y en qué se diferencia de un paquete contable?
¿Qué empresas utilizan los sistemas ERP?
A pesar de sus beneficios, resulta ser un software muy costoso y puede llegar a necesitar de mucho tiempo para su instalación y configuración. Por sus beneficios y características los sistemas ERP se utilizan con mayor frecuencia en las empresas más grandes y con innumerables transacciones al mes.
Software contable personalizado
Este tipo de software se caracteriza por estar desarrollado a la medida de una empresa. Se utiliza cuando las necesidades de la empresa son muy específicas y no se pueden satisfacer con un paquete de los que hemos mencionado anteriormente.
Desventajas de los sistemas contables personalizados
Los sistemas contables personalizados se utilizan con muy poca frecuencia, esto se debe a que pueden llegar a tener errores y necesitan de más atención y mantenimiento en comparación con los paquetes comerciales convencionales. En conclusión, este tipo de software contable puede resultar más costoso y poco funcional.
¿Cómo elegir un software contable para tu empresa?
Para elegir el software contable que necesita tu empresa debes tener en cuenta los siguientes aspectos.
Elabora una lista de necesidades
Lo primero que debes hacer es elaborar una lista con las tareas contables que utilizas en tu empresa para administrarla. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan:
- Facturación
- Cálculo de nómina
- Ingresos y egresos
- Pago e informe de impuestos
- Reportes en tiempo real
- Descarga masiva de información, etc.
Investiga sobre los proveedores que te interesan
Existen diferentes proveedores de software contable que se enfocan en ciertas industrias como los distribuidores mayoristas, construcción, fabricación, entre otros. Si tu empresa se encuentra dentro de estas especialidades puede ser un plus a tu favor, también puedes revisar los comentarios de los clientes en su sitio web o en sus redes sociales para identificar cómo los califican quienes ya trabajan con ellos.
Puedes asesorarte con varios contadores o empresarios
Los contadores, por lo general, son quienes trabajan e interactúan en todo momento con este tipo de programas, por esta razón puedes preguntarles a varios cuál es el que más te recomiendan para atender las necesidades de tu empresa. También puedes preguntarles a otros empresarios acerca de los sistemas contables que utilizan y de esta forma sabrás cuál contratar.
Consideraciones finales para elegir tu software contable
Cuando hayas realizado los pasos anteriores y hayas reducido tus opciones de proveedores te recomendamos que por último te hagas las siguientes preguntas antes de firmar un contrato con alguno de los proveedores que elegiste.
- ¿El software que elegiste está en la capacidad de cumplir con todos los requisitos de tu nómina?
- ¿Este sistema es capaz de manejar diferentes cuentas bancarias?
- ¿Puede manejar moneda extranjera en caso de que lo necesites?
- ¿Es capaz de rastrear registros financieros separados para cada negocio o departamento de tu empresa?
- ¿Puede atender todos los requerimientos relacionados con la facturación electrónica?
Estos son los principales tipos de software contable que existen para atender las necesidades contables en las empresas. Ten presente cuáles son las funciones y beneficios imprescindibles para tu empresa.
En Loggro contamos con diferentes funcionalidades en nuestro software administrativo. Nos ajustamos a tus necesidades para que cumplas con todas las tareas contables, financieras y legales. También puedes tener acceso remoto desde el lugar que quieras y asistencia para resolver todas tus dudas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
