Durante este último año todos los empresarios estuvieron hablando de la factura electrónica, se estima que, al finalizar el 2020 cerca de 500.000 empresas en el país habilitadas para facturar electrónicamente cumplieron con esta implementación.
¿Ahora bien, sabes por qué es importante la factura electrónica en Colombia? En este artículo de Loggro te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la facturación electrónica en el país.
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La importancia y evolución de la factura electrónica en Colombia
Historia de la factura electrónica
Esta iniciativa no es de ahora, en realidad tiene su origen en el artículo 37 de la ley 223 de 1995 en donde se dice que la factura electrónica, es un documento de venta en formato papel, proporcionado por proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN o el mismo, con la particularidad de que seguía una foliación específica para cada contribuyente dependiendo del número de facturas emitidas bajo su NIT. El emisor anotaba o imprimía los datos correspondientes a la factura y la entregaba al cliente. Por su parte él debía quedarse una copia que serviría para realizar su declaración de impuestos y posteriormente archivo por al menos 5 años.
El problema con este sistema, es que en muchos casos no podías estar seguro de que si te entregaban una factura esta fuera legal, o si la empresa que te la entregaba era legítima, por otro lado, el resguardo de este tipo de facturas podría ser complicado y esto podía representar un problema importante si la DIAN te realizaba una auditoría y tus documentos fiscales no estaban en orden.
Después de esto se produce un importante avance con la reglamentación técnica de la factura electrónica a través del decreto 1929 de 2007 el cual define a la factura electrónica, como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y servicios. Para efectos fiscales que deber ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos y la Resolución 14465 de 2007 Establece las características técnicas que debe cumplir la misma.
Posterior a esto, en el 2015 con el decreto 2242 se reglamenta las condiciones de expedición y operabilidad de la factura electrónica con fines de masificar su cumplimiento y control fiscal. Esta reglamentación es la que rige a la fecha, y es la más completa ya que da total seguridad de que quien emite una factura es una persona natural y jurídica que seleccione la Dian, a través de criterios como: los ingresos, el nivel de riesgos, la ubicación, etc. y esto se hace a través de una factura electrónica que debe utilizar un formato XML y llevar incorporada la firma digital para para garantizar su total seguridad, legalidad y validez.
En la actualidad, ¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un equivalente funcional a la factura tradicional en papel, en otras palabras, es la evolución de la factura tradicional, la cual avala la compra-venta de un producto o el préstamo de un servicio, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas, además le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos que correspondan a los contribuyentes.
Actualmente, se sabe que la Dian tiene un sistema que permite validar en tiempo real más de 4,5 millones de facturas diarias y esta cifra diariamente aumenta. Esta capacidad creciente será relevante a su vez, dado que también aplicará en el futuro para personas naturales responsables del IVA, es decir, que tienen que emitir factura de venta por un servicio prestado o por un producto vendido, pero no se preocupe, estos independientes podrán acceder a servicios que les permiten en menos de 3 horas estar habilitados y facturando electrónicamente, por lo que se espera que la cifra de personas jurídicas y naturales en el sistema siga creciendo.
Durante el 2019 y 2020 la factura obligatoria fue obligatoria para aquellas personas o entidades que cumplan con lo mencionado en la Resolución 000042 de 2020, y habrá sanciones para los que no alcanzaron a cumplirla en los plazos establecidos. Es por eso que estamos seguros que escuchaste hablar de ella y tuviste que enterarte de qué se trata.
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Funciones de la facturación electrónica
Colombia no es el único país que ha pasado por este proceso, ya son muchos otros en la región que lo han hecho, en términos generales, la implementación de la factura electrónica, tiene tres principales funciones en la economía de un país y serán fundamentales para la nueva era de su desarrollo:
1. Formalización, para un gobierno es muy difícil controlar la evasión de impuestos, con la implementación de la facturación electrónica se aumenta y mejora el recaudo, ya que las empresas tienen menores oportunidades de hacer operaciones fraudulentas.
2. La posibilidad de negociar la factura como título valor, para que se pueda negociar y endosarla para recibir los recursos anticipadamente, esta nueva normativa surge en el Decreto 1154 de 2020 en el cual se reglamenta su circulación. 3. Mejorar la eficiencia operativa de las empresas ya que la facturación es un tema que tradicionalmente es desgastante en las áreas de contabilidad de cualquier compañía.
Una factura electrónica nos garantiza:
AUTENTICIDAD: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser.
INTEGRIDAD: Que el contenido de la factura no ha sido alterado
Lo ideal es que se realice mediante proveedores tecnológicos para lograr optimizar todos los procesos de una empresa, al minimizar el error humano e incrementar la eficiencia en el manejo de documentos.
Ventajas de la facturación electrónica
Dependiendo del tamaño de cada empresa y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (todo el ciclo del proceso, emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Estos son algunos de los ítems que hacen posible este ahorro:
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Menos papel, ahorro en el gasto de papelería.
- Simplificación de los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de la información
- Disminución de la probabilidad de falsificación.
- Agilidad en la localización de información.
- Reduce la necesidad de tener un espacio físico para almacenar documentos históricos.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Mejora de la eficiencia y productividad del equipo
- Información clara y precisa a la mano que influye directamente en la mejora de la toma de decisiones.
Está claro que todo cambio genera rechazo y retos principalmente en las pequeñas y medianas empresas, que generalmente no cuentan con una capacidad de reacción rápida ante esos cambios y que tienen una percepción de que esta transformación sólo generará más gastos que soluciones. Por ello, vale la pena mencionar el modelo de facturación electrónica en Colombia se ha basado en gran medida en la retroalimentación que la DIAN ha tenido en países como México, Chile, Brasil y Uruguay, los cuales aseguran que los ahorros generados por la implementación de sistemas de facturación electrónica, son sorprendentes.
Además, la exigencia del gobierno incentivará a las empresas a que automaticen otros de sus procesos, haciéndolas más competitivas y eficientes en su operación. Si aún no sabes cómo hacer este proceso te invitamos a que consultes con uno de nuestros expertos y veas que necesitas para hacerlo.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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