Como propietario de un negocio, siempre tienes mucho qué hacer, estás buscando maneras de ahorrar tiempo y mejorar tu rentabilidad. Actualmente, la automatización de los procesos es una de las metas principales de los administradores de cualquier negocio. Cómo automatizar los procesos contables con un software contable.
Los propietarios de pequeñas empresas invierten una gran parte de su tiempo administrando su dinero y en la mayoría de casos no logran conocer rápida y asertivamente el estado contable y financiero de su negocio. Es posible que hayas oído hablar de la automatización contable y probablemente te hayas preguntado si podrías llegar a hacerlo en tu negocio. Vamos a revisar algunos conceptos y sacarás tus propias conclusiones.
Qué es la automatización contable
La automatización contable se refiere a la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar la intervención humana de las tareas contables, este proceso sigue ganando terreno entre las empresas y los propietarios de negocios, el poder transformar procesos manuales que toman tiempo y gran experiencia para que se haga de forma correcta y sin cometer errores, es una ventaja que sin duda te diferenciará de tus competidores.
Cómo automatizar los procesos contables con un software contable
Si ya estás convencido de que la automatización de procesos de contabilidad, estás listo para adquirir un software contable y quieres saber como se hace. Te lo resumimos en algunos pasos:
Identifica cuáles son los procesos de contabilidad que quieres automatizar
Identifica qué procesos de contabilidad se pueden automatizar fácilmente. No todas las tareas de contabilidad se adaptan a la automatización mediante un software, así que busca procesos que:
- Usted o un empleado estén haciendo de manera repetitiva y frecuente
- No requieran un alto nivel de toque humano y conexión personal
- No involucre mucha creatividad o energía mental
Evalúa los software disponibles
En el mercado encontrarás muchos proveedores de software, así que debes identificar cuáles te llaman la atención y cuentan con los requerimientos que necesitas. Estos son algunos aspectos que debes analizar al escoger tu software contable:
- Facilidad de uso
- Respaldo y confianza
- Experiencia
- Que pueda crecer o decrecer con tu negocio
- Que sea en la nube
- Integración con otros softwares
Pide una prueba gratuita
El papel lo aguanta todo, puede que te hagan promesas increíbles, pero en el momento de implementarlo sea más difícil de lo que te imaginabas. Por eso, te recomendamos pedir una prueba gratuita en la que puedas manipular e interactuar con la interfaz del software y experimenten de primera mano si es compatible con tus necesidades.
Parametriza, evalúa y corrige
Para poder implementar un software contable en tus procesos, es necesario parametrizar según tus necesidades, es por ello que debes contar con un equipo de personas involucradas que te ayuden a hacer este proceso. Luego debes ensayar si funciona y corregir lo que no salió bien, recuerda que este proceso puede tomar algo de tiempo, pero de él depende el éxito del uso de esta herramienta.
Beneficios de la automatización contable
¿Por qué la automatización se está convirtiendo en una estrategia tan importante en todas las industrias? La respuesta es sencilla, porque ofrece una serie de ventajas impresionantes. Estas son algunas de las ventajas de la automatización de la contabilidad:
1. Aumentar la eficiencia de tu negocio
Para nadie es un secreto que los contadores pasan horas en el computador bajo una montaña de papeles y cuadros de excel sin parar. Lo que no sabes es que estas tareas podrían automatizarse fácilmente. Ese es uno de los mayores beneficios de la automatización: Ahorras tiempo.
Cuando automatizar flujos de trabajo comunes, significa que tienes que dedicar menos tiempo al ingreso de datos, la contabilidad y otros procesos manuales. Así puedes dedicar esas horas extra a prioridades más apremiantes o actividades de desarrollo de negocios importantes.
Harás un mejor uso de las habilidades y el tiempo de tus empleados, lo que también se traduce en mayores ahorros en gastos para tu negocio.
2. Disminuyes el error humano
Uno de los dolores de cabeza más comunes para los contadores son los errores humanos, imagina que ingresaste el dígito incorrecto en la hoja de cálculo de Excel y te das cuenta al final del ejercicio cuando ya ha afectado todos tus cálculos, o quizás olvidaste de una factura, y de repente la gestión de gastos te sale incorrecta.
Gracias a un software contable, tendrás flujos de trabajo confiables y probados en el lugar que se ocupan de esas tareas de manera consistente y sistemática. Será una cosa menos de la que necesitas preocuparte como propietario de un negocio. Tus procesos de contabilidad automatizados están funcionando, incluso cuando tú no lo haces.
Reduce el estrés cuando automaticen los procesos de contabilidad
La contabilidad, tan amada como odiada, es crucial para el éxito de tu negocio. Pero eso no significa que la carga descanse únicamente en tus hombros o en los de tu contador, automatizar algunos de tus procesos de contabilidad puede quitar mucha tensión y responsabilidad de tus hombros.
Empieza por automatizar algunas de las tareas de contabilidad comunes y disfruta de más paz mental, por no mencionar tu nuevo tiempo extra.
Un software contable es una amenaza para un contador?
Esta es una pregunta frecuente, si bien la automatización reemplaza las tareas humanas, la automatización de la contabilidad no significa que nos deshagamos de un contador en contabilidad.
La tecnología ha impactado todo tipo de industrias, desde las más cotidianas hasta las más complejas y riesgosas, la invención de la calculadora o el lanzamiento de un computador lo que lograron fué facilitar el trabajo de los humanos y hacer que éstos se especializan en nuevas áreas como el análisis y la interpretación de los resultados.
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Así es que la automatización contable mediante un software es el siguiente paso lógico hacia una contabilidad más eficiente. Ahora bien, la creación de estrategias basadas en los resultados y análisis de los números son los aspectos más importantes de la contabilidad, esta no se puede automatizar fácilmente.
En otras palabras, las decisiones profesionales en el campo de la contabilidad aún requerirán un ser humano en su lugar. Las tareas repetitivas y tediosas como mover datos no lo harán.
Si quieres saber más acerca de la implementación de un software contable, consulta con nuestros expertos.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
