Elaborar una factura electrónica es un proceso muy sencillo, solo debes tener en cuenta que uno de los aspectos que nos podrían hacer dudar en este procedimiento es entender para qué sirve y cómo se debe diligenciar la glosa de una factura.
Por esta razón, en este artículo te contamos todo lo que debes saber sobre este tema para que resuelvas tus dudas y evites los errores más frecuentes al emitir una factura electrónica.
En Colombia, desde 2015, la facturación electrónica ha cobrado mucha relevancia; esto se debe al proyecto de masificación que ha establecido la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).
Este método electrónico se encuentra regulado desde el 2007 y por ser un aspecto tan importante para las transacciones que se realizan a nivel nacional es necesario conocer todos los términos, funciones, aspectos técnicos y demás elementos que se encargan de reglamentar la emisión de las facturas electrónicas.
¿Qué es la glosa de una factura electrónica?
La glosa de una factura hace referencia a la sección o espacio en el que se deben especificar todos los detalles del documento que vas a emitir.
- El reconocimiento del motivo y los valores que van a tener cada una de las facturas emitidas. Esto quiere decir que la glosa de una factura debe contener:
- Una descripción de la transacción o actividad que vas a realizar;
- Descripción de todas las características;
- La cantidad, y
- Costo del bien o servicio que se vende al adquiriente.
¿Cómo llenar una glosa con un software de factura electrónica?
Es más sencillo de lo que te imaginas porque es automática. En Loggro solo debes introducir el código de tu producto, que aparecerá por palabra clave en la lista desplegable, de ahí obtendrás el llenado automático, con su descripción, precio, impuestos descontables y solo será necesario que señales qué cantidad estás transando para tener el precio del producto.
¿Cómo se debe llenar la glosa de una factura?
Lo primero que debes tener en cuenta para el diligenciamiento de la glosa de una factura es llenar de forma correcta tu información o la información del receptor de la factura, es decir tener claros datos como el RUT (Registro Único Tributario), NIT (Número de Identificación Tributaria), La Razón social, el giro, la dirección con el barrio y ciudad son aspectos fundamentales para que el documento pueda ser validado de forma correcta por la DIAN.
Datos que debes incluir en la glosa de tu factura electrónica
Además de los aspectos que mencionamos anteriormente, es importante que incluyas en la glosa de tus facturas los siguientes datos que se encuentran relacionados con la descripción de los bienes y servicios que se incluirán en la transición.
Nombre del producto o servicio
El nombre se encuentra directamente relacionado con el tipo de producto o servicio que tu empresa ofrece; ya sea los equipos para un hospital, luces quirúrgicas, mesas quirúrgicas, camas para pacientes o servicios de algún tipo como administración de software, entretención o telefonía móvil.
Descripción de los bienes o servicios
La descripción de los bienes y/o servicios es uno de los campos más útiles para que una empresa pueda realizar el seguimiento a las ventas que realiza. Nuestra recomendación es que sincronices la facturación con tu inventario para que puedas tener al día todos los productos de tu negocio y sepas en tiempo real con qué mercancía cuentas. Es importante que profundices sobre el producto o servicio que comercializas; esto lo puedes hacer incluyendo características especiales, únicas en tus productos o servicios o que entregue una mayor información sobre estos.
Código del producto
Los códigos de producto son recomendados para todas las empresas emisoras que requieren generar grandes cantidades de facturas al día, semana o al mes, y que, a su vez, cuentan con una gran variedad de productos en su inventario. Con los códigos de producto es más fácil hacer el seguimiento de las transacciones y de los procesos contable que se encuentran relacionados con las ventas.
Cantidad y unidades
Este aspecto se encuentra asociado con el número de productos o servicios que se deben incluir en la factura electrónica. Por su parte, la unidad se encuentra relacionada con las medidas especiales, como son el peso o volumen que está directamente relacionado con la venta que realices.
Precio y descuentos
El precio y los descuentos se refieren al valor que está relacionado con la transacción y que al mismo tiempo debe ser reflejado en la factura. A esto se suma que existe la opción de agregar información sobre algún porcentaje de descuento que esté asociado con el precio de algún bien o servicio y que se establezca en común acuerdo con el adquiriente.
Estos son todos los aspectos que se deben diligenciar en la glosa de una factura para que sean debidamente validados por la DIAN. En el sistema de Loggro, por ejemplo, terminas tu factura presionando las opciones: guardar o guardar y emitir, dependiendo del proceso que quieras realizar. Una vez termines, pasa a la etapa de validación previa para que la factura pueda ser válida ante la DIAN, para el adquiriente y para el facturador. Te recomendamos consultar todo el proceso de emisión de las facturas electrónicas para que conozcas con profundidad cada etapa de la facturación.
Te recomendamos utilizar un software de facturación electrónica
Otra recomendación es que contrates los servicios de un software de facturación electrónica que cuente con todas las funciones para que puedas emitir facturas de manera rápida, intuitiva y que sea muy sencillo de utilizar, este es un aspecto muy importante para las empresas que quieren crecer y contar con procesos contables eficientes.
¿Qué pasa si hay errores en la glosa de tu factura?
Tener errores al diligenciar la glosa de tu factura puede implicar que el documento sea invalidado por la DIAN. El principal consejo para que evites rehacer una factura electrónica es tener mucho cuidado, utilizar los caracteres permitidos y verificar la información.
¿Qué debes hacer si tu factura tiene errores?
En caso de que cometas algún error al diligenciar la glosa de tus facturas, puedes corregirlos con la emisión de una nota crédito y siguiendo las recomendaciones que la DIAN dispone para la anulación de las facturas electrónicas de venta.
Recuerda que la facturación electrónica es un proceso que se debe implementar en la mayoría de las empresas y en caso de no estar obligadas, muchas han optado por ser voluntarias de facturación electrónica, no solo porque el proceso es más sencillo y económico, sino porque hace más fácil las tareas en una empresa.
Teniendo en cuenta esto recuerda que la glosa de una factura ayuda a mejorar el orden de las facturas, pues da una visión más ordenada de sus productos, las transacciones, facilita los procesos contables y te permite cumplir con el reglamento tributario de la DIAN. Ten presente que en Loggro contamos con un software de facturación electrónica. Es muy fácil de manejar, gracias a que te brinda una glosa intuitiva que en muchos casos se puede diligenciar automáticamente. También contamos con un equipo de especialistas que resolverán todas tus dudas cuando lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
