Sistema Técnico de Control para Facturas Electrónicas

Con la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016 se realizó la prescripción del sistema técnico de control de las facturas electrónicas de acuerdo los lineamientos del Decreto 2242 de 2015.

En este artículo te describimos cada uno de los aspectos que se tienen en cuenta con el sistema de control y los procedimientos que deben cumplir los contribuyentes a los que aplica este Decreto y otros aspectos que se relacionan con las facturas electrónicas y que son necesarios para su interoperabilidad, masificación y control fiscal.

En este artículo te contamos por qué el sistema técnico de control contempla:

1. Formato XML para todos los documentos electrónicos
2. Habilitación como obligado a facturar
3. Antes llamada resolución de facturación ahora numeración consecutiva de facturación
4. Código CUFE
5. Instrumento de Firma Electrónica
6. Proveedores tecnológicos autorizados
7. Envío, aprobación y rechazo de la facturación electrónica
8. Registro en el catálogo de participantes
9. A pesar de que la validación previa no se generó mediante el Decreto 2242, también se tiene en cuenta dentro del proceso de Control para Facturas Electrónicas.

¿Quiénes deben cumplir el sistema técnico de control para las facturas electrónicas?

Los contribuyentes que deben cumplir con el sistema técnico de control para las facturas electrónicas según la Resolución y el Decreto 2242 de 2015 son:

• Personas naturales y jurídicas que según el ET (Estatuto Tributario) están en la obligación de facturar y que sean seleccionadas por la DIAN para emitir facturas electrónicas de venta.
• Las personas naturales o jurídicas que según el ET están en la obligación de facturar y opten por facturar electrónicamente de manera voluntaria.
• Aquellas personas que no están obligadas a facturar según el ET, pero que de forma voluntaria decidan hacerlo. 

Elementos que conforman el sistema técnico de control para las facturas electrónicas

Los requisitos que se deben tener en cuenta para cumplir con el sistema técnico de control son:

• el formato estándar XML;
• las notas débito y crédito;
• la habilitación para facturar electrónicamente;
• la respectiva numeración autorizada vigente;
• el CUFE (Código Único de Factura Electrónica);
• la clave de contenido técnico de control;
• la firma electrónica, la autorización de proveedores tecnológicos;
• entrega de documentos electrónicos a la DIAN;
• el rechazo del adquiriente cuando sea el caso;
• los formatos alternativos para el acuse de recibido, y el registro en el catálogo de participantes.
• el registro en el catálogo de participantes

Formato estándar para la facturación electrónica

El formato autorizado por el Decreto 2242 de 2015 es el XML, para la emisión de facturas electrónicas de venta, notas débito y notas crédito. El formato estándar XML para facturar electrónicamente se encuentra compuesto por varias secciones entre las cuales es posible encontrar algunos campos que son de diligenciamiento obligatorio según lo establecido en el Artículo 617 del ET.

Numeración consecutiva autorizada para la emisión de facturas electrónicas

La numeración consecutiva autorizada para las facturas electrónicas hace parte de los elementos del sistema técnico de control y se caracteriza por ser un sistema consecutivo previamente autorizado por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Los obligados a facturar de manera electrónica deben utilizar este sistema de numeración consecutivo para garantizar la exclusividad de sus facturas.

Código Único de Factura Electrónica (CUFE)

Este código corresponde a un valor alfanumérico que se obtiene a partir de la aplicación de un procedimiento que usa los datos de la factura.

Incluye la Clave de Contenido Técnico de Control que la DIAN genera y entrega de manera electrónica al obligado a facturar o a su correspondiente proveedor tecnológico autorizado.

Este código debe ser incluido como un campo más al interior de las facturas electrónicas y debe ser visualizado como una representación gráfica y en códigos bidimensionales de QR.

Firma de las facturas electrónicas

Todas las facturas electrónicas deben incluir la firma electrónica con el fin de garantizar la autenticidad e integridad según lo establecido en la política de firma emitido por la DIAN.

Es importante que conozcas cuáles son las diferencias entre la firma electrónica, la firma digital y el Instrumento de Firma Electrónica. Algunos aspectos que deberías conocer sobre la firma electrónica son:

1. Qué es la firma electrónica y cuáles son sus aspectos generales
2. Firma electrónica según la Resolución 000080 de 2020
3. Vigencia de la firma electrónica de la DIAN para factura electrónica
4. Paso a paso en 2021 para emitir la firma electrónica
5. Cómo funciona la firma electrónica con un proveedor de facturación

Envío de ejemplares de facturas electrónicas, notas débito y crédito a la DIAN

Los contribuyentes que se encuentran obligados a facturar de manera electrónica deben enviar a la DIAN como parte del sistema técnico de control, un ejemplar de factura electrónica, nota débito, crédito o cualquier otro comprobante o documento electrónico, de acuerdo con los lineamientos descritos en el Artículo 8 de la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016. Esto con el fin de que la DIAN se encargue de verificar que el contribuyente cumple con todos los lineamientos establecidos para facturar de manera electrónica.

Acuse de recibo rechazo de las facturas electrónicas

El adquiriente al que se le envíe la factura electrónica debe informar al contribuyente obligado a facturar de manera electrónica el correspondiente acuse de recibido utilizando sus propios medios tecnológicos o de los que disponga para este fin el obligado a facturar.

El adquiriente a quien se le entregue la factura electrónica en el formato electrónico de generación, debe rechazarla en el momento que no cumpla con alguna de las condiciones que indica el Artículo 5 del Decreto 2242 de 2015. Para rechazar la factura el adquiriente utilizar sus propios medios tecnológicos o los que disponga para este fin el obligado a facturar.

Medidas para prevenir los inconvenientes técnicos y situaciones especiales

Tanto los obligados a facturar como los proveedores tecnológicos deben prever el adecuado funcionamiento de los medios que se requieren para expedir las facturas, que se encuentran establecidos en el Artículo 11 de la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, con el objetivo de asegurar el adecuado cumplimiento de las obligaciones, para esto se deben contar con los debidos sistemas que se necesiten para garantizar la generación permanente de facturas electrónicas y su envío, tanto para el adquiriente, como para la DIAN.

Verificación de las facturas emitidas por contingencia

La información que se reciba sobre las facturas, notas débito y notas crédito que sea emitida durante contingencia será verificada por parte de la DIAN con el fin de identificar que la información suministrada es verídica. Si quieres conocer más sobre las facturas de contingencia, te invitamos a leer este artículo en el que detallamos en qué consiste.

Habilitación para expedir facturas electrónicas

Si te encuentras interesado en habilitar tu empresa para expedir facturas electrónicas de venta debes tener presente que cumplas con todos los requisitos para estar obligado a emitir facturas electrónicas, luego debes revisar los nuevos plazos de facturación electrónica relacionados en la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020. 

Autorización para proveedores tecnológicos

​Los obligados a expedir facturas electrónicas de venta que no cuenten con su propio software para facturar pueden utilizar los servicios de un proveedor tecnológico que se encuentre previamente autorizado por la DIAN y que cumpla con los requisitos que se encuentran en el Artículo 15 de la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016.

Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta del sistema técnico de control establecido para el proceso de facturación electrónica.

Cada uno de ellos tiene un procedimiento específico y por eso te invitamos a que soluciones tus dudas con nuestros asesores comerciales, que te pueden aportar toda la información que necesites para llevar a cabo de forma correcta tu proceso de facturación electrónica.