¿Cómo funciona la factura electrónica de contingencia?

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Cuando el sistema de facturación electrónica de la DIAN enfrenta problemas técnicos o se encuentra inhabilitado, surge la necesidad de implementar métodos de contingencia para emitir facturas electrónicas de manera ininterrumpida y cumplir con las obligaciones fiscales. En este artículo, exploraremos a fondo cómo funciona la factura electrónica de contingencia en Colombia. Desde qué es y quiénes son responsables de crear un plan de contingencia, hasta los métodos para emitir facturas durante una contingencia y los plazos establecidos por la DIAN para entregar estas facturas. Además, abordaremos consideraciones adicionales al contratar un software de facturación electrónica para garantizar un flujo de operaciones sin inconvenientes. Mantente preparado para cualquier eventualidad y asegura la continuidad de tus operaciones comerciales en el mundo digital.

Te has preguntado qué pasa cuando el sistema de facturación electrónica de la DIAN esté inhabilitado o deje de funcionar para emitir o recibir cualquier documento electrónico?

En este artículo te contamos por qué no debes preocuparte, siempre y cuando el problema sea de la plataforma de la DIAN o bien, si falla su sistema gratuito de facturación.

En estos casos debes implementar métodos de contingencia para emitir tus facturas electrónicas. Ten presente que ningún inconveniente justifica que dejes de enviar estos comprobantes y por lo tanto será necesario que te prepares para los inconvenientes, en caso de que los tengas para evitar sanciones. Revisa aquí nuestro artículo sobre las sanciones asociadas a la facturación electrónica. 

Qué es el método de contingencia de facturación electrónica 

​Un plan de contingencia para facturación electrónica es un método alternativo que puedes utilizar cuando el sistema de facturación de la DIAN esté inhabilitado o presente fallas intermitentes en su funcionamiento. Como su nombre lo indica, es un plan, por lo que debes pensarlo, diseñarlo previamente y ejecutarlo solo en caso de que sea necesario; por lo tanto, si aún no cuentas con un plan de contingencia para emitir facturas electrónicas, este es el mejor momento para que adquieras uno fácil y práctico que cuente con todas las exigencias de la DIAN. Esto, sin duda, te evitará complicaciones, tanto contables como fiscales, en el momento que te suceda.

Quienes son los encargados de crear un plan de  contingencia para facturar electrónicamente 

Todos los obligados tributarios y las personas jurídicas son los encargados de buscar, diseñar y ejecutar un método de contingencia para facturar electrónicamente con el fin de asegurar la recepción y la emisión ininterrumpida de dichos comprobantes, por esta razón Loggro tiene la solución para el caso en que presentes imprevistos con tu sistema de facturación.

Método para facturar electrónicamente durante la contingencia según la DIAN  

Teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución 000055 DE 2016, cuándo se presenten fallas comprobadas y que no estén previstas por el obligado a facturar electrónicamente o por el proveedor electrónico, el facturador deberá emitir facturas de contingencia durante el tiempo que dure la contingencia. Para hacerlo deberán utilizar talonario y las facturas deberán tener el título: “Contingencia Facturación Electrónica”; además debe contar con su respectiva numeración consecutiva y debe tener una vigencia autorizada por la DIAN. Aquí puedes consultar el procedimiento necesario para solicitar la numeración de facturación electrónica ante la DIAN. 

Cómo solicitar la numeración para facturar electrónicamente por contingencia 

Para el caso de la factura electrónica por contingencia, la numeración de dichos documentos se debe solicitar en el momento en que se llevan a cabo todos los tramites para contar con la autorización de numeración para facturar electrónicamente; revisa aquí el procedimiento completo. 

Plazos para entregar las facturas electrónicas por contingencia según la DIAN 

​Quienes se encuentren obligados a facturar electrónicamente deberán transcribir en el formato estándar XML que se encuentra definido en el anexo número 002 la información en su totalidad con la que cuenten todas las facturas que se expidieron mediante el talonario en contingencia y que fue remitirlo a la DIAN; esto debe hacerse utilizando el Servicio Informático de Factura Electrónica, teniendo en cuenta los plazos que se establecen a continuación y que cuentan a partir del momento en que se restablezca el servicio.

• Hasta 500 facturas / plazo 48 horas
• Entre 501 y 1.500 facturas / plazo 72 horas
• Entre 1.501 y 4.500 facturas / plazo 168 horas
• Entre 4.501 y 12.350 facturas / plazo 264 horas
• Entre 12.350 y 30.000 facturas / plazo 408 horas
• Entre 30.000 y 10.000 facturas / plazo 1.080 horas
• Más de 100.000 facturas / Plazo 1.440 horas

Para ningún caso, los daños eventuales en el sistema o equipos informáticos, la falta de conexión que puedan ser previsibles dentro de la gestión diligente de los obligados a facturar o sus respectivos proveedores tecnológicos serán constituidos como causales de justificación de la extemporaneidad para el envío de dicha información

Fechas de generación en las facturas electrónicas por contingencia 

La fecha de generación de las facturas de contingencia son las mismas que se relacionaron en el talonario En el caso de las facturas de contingencia se deben registrar en el formato estándar XML en la casilla que corresponde a la fecha en que se generó.

Así como en el caso de la fecha, también será necesario conservar la numeración de contingencia que la DIAN te autorizó previamente. Debe transcribirse en la casilla en que corresponde la numeración. El formato estándar XML debes firmarlo teniendo en cuenta lo que dispone el artículo 7 de la Resolución 000055 DE 2016. 

Solicitud de autorización de vigencia y cantidad de numeración

La autorización de vigencia y la cantidad de numeración de facturas o documentos equivalentes, se estipula teniendo en cuenta los criterios técnicos de control que implementa la DIAN, entre estos está el volumen de las operaciones, las actividades económicas, el tipo de facturación, dónde te encuentras ubicado, tus ingresos, número de establecimientos con los que cuentas, patrimonio, el comportamiento y respectivo cumplimiento de tus obligaciones tributarias, cambiarias y aduaneras; toda esta información determina cuál será de decisión del límite máximo de numeración de facturas autorizadas y su vigencia. 

Si la numeración que te autorizó la DIAN no es suficiente y se te agotó, tienes del derecho a solicitarle a la DIAN una nueva autorización que supla tus necesidades, antes de que se termine la vigencia con la que cuentas.

Consideraciones adicionales a la hora de contratar un software 

Es importante que tengas presente que las contingencias se pueden presentar por dos factores: por contingencias de la DIAN o por el facturador y que incluso luego de facturar de contingencia deberás registrar tus facturas electrónicamente para que la DIAN conozca toda la información necesaria de tus operaciones. 

Contingencia por parte de la DIAN 

En estos casos se considera que la desinformación operacional se presenta gracias a que la DIAN falló en su sistematización; en estos casos En estos casos quedan en estado de facturación emitida por contingencia.

Contingencia por parte del facturador y qué hacer  luego de las fallas

Cuando la empresa no tiene energía, no tiene Internet o cuando hay alguna limitación por parte del facturador para emitir la información necesaria, debe generarse una factura de contingencia, aunque una vez restablecidas las fallas que se hayan presentado deberá registrarse la factura en el software de facturación electrónica. Finalmente te recomendamos elegir un software que te respalde en tus procesos de facturación por contingencia, pero sobre todo que te brinde el soporte necesario para disminuir tu margen de error de inoperabilidad, de modo que puedas cumplir con tus obligaciones fiscales.

Si necesitas un Software contable en la nube que cuente con el módulo de Facturacion Electronica te invitamos a conocer Loggro, la solución más integral del mercado para administrar tu negocio en Internet de forma fácil y segura.

Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.