La facturación electrónica es un tema que lleva varios años en Colombia, pero aún existen algunos obligados que no la han implementado, bien sea porque recién incursionan en el mercado laboral o bien porque sus procesos internos les ha impedido empezar a hacerlo.
Lo más importante es que empieces haciéndolo con el esquema válido actualmente. En este artículo te contamos cuál esquema es el que exige la DIAN.
Esquemas aceptados por la DIAN
El esquema de facturación, aunque no es un tema apropiado en Colombia, sino en países como México, Chile, Perú y Ecuador, se entiende como los diferentes formatos que pueden utilizar las empresas para cumplir con su obligación de facturar electrónicamente. En Colombia existen tres tipos de esquemas en facturación que cumplen con los requisitos que establece el Estatuto Tributario en su artículo 617.
Esquema que genera el Sistema POS
Estos son los generados por el Sistema POS. Consulta aquí en qué casos están obligados a facturar electrónicamente.
Factura de papel
El segundo esquema es el que se genera en las facturas de papel. Es importante que sepas si tienes o no la obligación de facturar electrónicamente, de modo que superes las sanciones asociadas a la omisión de tu obligación. También puedes optar por el modelo voluntario de facturación electrónica.
Factura electrónica con un software autorizado
Esta es la emitida por los software de facturación y es obligatoria para el 80% de las organizaciones colombianas. Se espera que gracias a todos los beneficios que ofrece este esquema, todo el ecosistema empresarial utilice la facturación electrónica durante 2022. La DIAN cumplió su meta de facturación electrónica durante 2020 y por esto se considera que es un proceso que ya está masificado.
Principales requisitos para facturar electrónicamente en Colombia
Lo primero que debes conocer para facturar electrónicamente en Colombia son los requisitos que exige la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) para realizar este proceso.
Habilitación para facturar electrónicamente
La habilitación para facturar electrónicamente debes solicitarla en el sitio web de la DIAN en donde puedes encontrar el servicio informático en el que se pueden realizar las siguientes acciones.
Registro como facturador electrónico
En el registro como facturador electrónico debes ingresar tus datos personales en el caso que seas persona natural o los de tu empresa si eres persona jurídica.
Registra tu software de facturación electrónica
Para expedir facturas electrónicas debes utilizar alguna herramienta tecnológica que te ayude a realizar este proceso, para esto puedes:
- crear tu propio software de facturación;
- facturar en Excel con un desarrollo profesional que se integre con la solución de la DIAN para luego realizar proceso de autorización por parte de la DIAN para que factures electrónicamente con tu propio desarrollo;
- utilizar el servicio gratuito de la DIAN o
- contratar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.
Luego de realizar tu registro como facturador electrónico e indiques en el servicio informático el software con el que vas a facturar electrónicamente debes realizar los siguientes pasos.
Realiza tu fase de pruebas
La fase de pruebas consiste en realizar facturas electrónicas con el software que elegiste para comprobar que es idóneo y que cumple con todos los requisitos de la facturación electrónica. Una vez termines la fase de pruebas la DIAN te indicará por medio de un mensaje que tu proceso ha sido exitoso.
Solicitud de autorización para la numeración de las facturas
La autorización para contar con el sistema de numeración que incluyen las facturas electrónicas se debe hacer ante la DIAN, además cuenta con un rango y una vigencia autorizada.
Debes indicar la fecha en la que vas a expedir facturas
Una vez termines los procesos anteriores debes indicarle a la DIAN la fecha en la que vas a entregar las facturas de forma electrónica a tus compradores. Ten presente que esta fecha no debe ser mayor a los nuevos plazos de implementación que se encuentran en la Resolución 000042 de 2020.
Generación y transmisión de las facturas electrónicas
Si usas un software de facturación electrónica lo único que debes hacer para generar y transmitir tus facturas es ingresar los datos de tu empresa, los de tu cliente y los productos que le vendiste, el software de forma automática se encarga de generar la factura electrónica cumpliendo con estos otros elementos que exige la DIAN.
Archivo XML
El archivo XML (Extensible Markup Language) es el formato estándar con el que se deben elaborar las facturas electrónicas, este se caracteriza por tener un metalenguaje que se utiliza para estructurar la información.
Código CUFE
El código CUFE (Código Único de Facturación Electrónica) es un código único que facilita la identificación de las facturas de forma inequívoca.
Código QR
El código QR (Quick Response) es un código de barras bidimensional que se utiliza para almacenar datos que se encuentran codificados.
Firma digital
La firma digital o certificado digital es otro mecanismo de seguridad con el que se garantiza la autenticidad y la validez de la identidad de quien emite el documento electrónico. Para adquirir tu firma digital debes comprarla con alguna de las entidades de certificación que ha autorizado la DIAN o puedes utilizar la que te ofrece tu software de facturación dependiendo de cuál sea tu caso.
Expedición de las facturas electrónicas
El envío de la factura electrónica de venta se debe realizar por medio de los canales que indique tu cliente, estos pueden ser los siguientes:
En el caso de que tu cliente también expida facturas electrónicas
Si tu cliente también emite facturas electrónicas, puedes enviárselas, utilizando el software de facturación o por el correo electrónico, esto depende del canal que él elija.
En el caso de que tu cliente no expida facturas electrónicas
Si tu cliente no expide facturas electrónicas de venta puede elegir entre alguna de las siguientes opciones para recibirla.
- Descargar la factura desde el sitio web de la DIAN.
- También puede descargar la factura desde la página web de tu proveedor tecnológico.
- Puede recibirla en su correo electrónico.
- También puede recibirla de forma impresa o en formato digital (PDF).
Tipos de facturas que puedes emitir
Dependiendo de las necesidades de tu empresa y la responsabilidad tributaria que tenga, debes emitir un tipo de factura para tus clientes. A continuación, presentamos las facturas que puedes emitir.
Factura electrónica
La factura electrónica cuenta con la misma validez que una impresa o hecha en papel, pero cuando la emites debes contar con un software de facturación. Actualmente la DIAN está realizando un proceso de masificación por medio de la Resolución 000042 de 2020 con la que pretende que todas las empresas en Colombia implementen este nuevo sistema y dejen de emitir otros tipos como la impresa o hecha en papel.
Sistema POS de facturación
El sistema POS de facturación es uno de los documentos equivalentes a la factura electrónica, este se emite utilizando máquinas registradoras que permiten la emisión de las facturas en los diferentes puntos de venta donde se instalen. El sistema POS se usa con gran frecuencia en supermercados y comercios de pequeño tamaño porque con este es más fácil registrar la información del portafolio de servicios.
Cabe destacar que con la implementación del Decreto 358 de 2020 y con la Resolución 000042 de 2020, los documentos equivalentes a la factura electrónica desde el 1 de noviembre de 2020 no van a ser válidos para registrar impuestos descontables en el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y gastos y costos como deducciones en el Impuesto de Renta.
Estos son los principales esquemas que debes tener en cuenta para implementar la facturación electrónica en tu empresa, recuerda que la DIAN tiene varios requisitos que puedes cumplir si utilizas los servicios de un software de nómina electrónica, pero si decides crear uno debes integrarlos a tu software y validarlo con la DIAN en el proceso de habilitación. Por otro lado, te recordamos que con nuestro software de facturación electrónica puedes cumplir con todos estos esquemas o tener la asesoría de nuestros expertos en cualquier momento de tu implementación o cuando ya te encuentres facturando electrónicamente.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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