El panorama de la facturación en Colombia, tras la Ley de Financiamiento, ha evolucionado significativamente, abordando tanto la factura electrónica como los documentos equivalentes como la factura POS. Este artículo aborda la naturaleza y los requisitos de estos documentos en el contexto colombiano, explicando su relevancia y diferencias clave. Además, se profundiza en las características específicas de la factura electrónica según el Estatuto Tributario y se brinda orientación sobre cómo manejar correctamente la facturación electrónica en sistemas POS, resaltando la importancia de un sistema de facturación electrónica integral para el cumplimiento eficiente de los requisitos de la DIAN y la gestión óptima de las operaciones comerciales.
Entendiendo la Factura Electrónica y POS en Colombia: Requisitos y Diferencias
Podrías estar obligado a facturar electrónicamente, aunque emitir este tipo de documento equivalente no es sinónimo de tener que expedir factura electrónica.
La factura (Point of Sales) POS es uno de los documentos equivalentes a la factura electrónica, así como lo son las boletas de ingreso a cine, los recibos de pago de matrículas y pensiones, los tiquetes de transporte de pasajeros, pólizas de seguros y títulos de capitalización. Podrías estar obligado a facturar electrónicamente, aunque emitir este tipo de documento equivalente no es sinónimo de tener que expedir factura electrónica. Te ayudamos a entender en qué casos expedir factura electrónica.
¿El POS es equivalente a la factura electrónica?
Es importante que tengas en cuenta dos aspectos sobre el sistema POS en relación con la factura electrónica:
- Sí es un documento equivalente a la factura, de acuerdo con lo que estipula el Artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
- No da la posibilidad de descontar IVA ni ningún otro impuesto y mucho menos es un comprobante válido de costos y deducciones al momento de calcular el impuesto de renta y complementarios para el adquiriente
En resumen, la tirilla de compra que se emite en el sistema POS es válido legalmente, pero no sustituye en ningún caso una factura electrónica.
Características para que una factura sea electrónica
Son varios elementos los que diferencian a las facturas electrónicas del resto de los comprobantes de venta; sin embargo, algunos son iguales, solo que se emiten por un sistema o plataforma de facturación.
1. Formato XML
La principal diferencia entre la factura electrónica con el resto de las facturas de venta es el formato en el que se generan. Este formato tiene algunas características específicas exigidas por la DIAN y se llama formato XML, por sus siglas en inglés: Extensible Markup Language.
¿Cuál es la función del formato XML dentro de la factura electrónica?
Su objetivo es representar toda la información de una manera lógica, estructurada en la web y que sea legible fácilmente por diferentes sistemas, de modo que dicha información se puede guardar, procesar y visualizar fácilmente. Su estructura está basada en texto ordenado con etiquetas para hacerlo humanamente más comprensible y sistémicamente de fácil reconocimiento.
2. Rangos de numeración
Otra de las características de la facturacion electronica es la numeración consecutiva autorizada por la DIAN. Antes de solicitar la numeración de la DIAN es importante que estés registrado, es decir, la solicitud de numeración es el paso subsiguiente al registro como facturador electrónico. Una vez hayas puesto en conocimiento a la DIAN tu disposición para facturar electrónicamente deberás ingresar a la página Muisca y empezar con el proceso de numeración.
Proceso para solicitar rango de numeración
Para solicitar los rangos de numeración solamente es necesario que ingreses a la plataforma de la DIAN, des clic en la opción “numeración de facturación” – “numeración de facturación electrónica” – “autorizar rangos” – luego debes registrar una cuenta bancaria. Si tienes más de un establecimiento comercial, es necesario que los diferencies usando un código alfanumérico para saber en qué sede de tu negocio se emitió determinada factura electrónica. Luego deberás elegir el tipo de factura, que será electrónica y a continuación te carga el nombre de tu establecimiento, de acuerdo al nombre que está en el RUT.
Finalmente deberás revisar los rangos que solicitaste y seleccionar la firma de tienes registrada. Solamente hará falta que completes algunos campos más. El proceso estará terminado cuando firmes el formato 1876 llamado Autorización de Numeración de Facturación”.
Requisitos del estatuto tributario
Son varios los requisitos que deben tener todas las facturas de venta. Se consagran en el Artículo 617 del Estatuto Tributario:
- Debe llamarse “Factura electrónica”.
- Nombre o razón social de quien emite la factura.
- Documento de Identificación del adquiriente de la factura electrónica.
- Número de factura electrónica.
- Fecha de expedición de factura electrónica.
- Descripción de los artículos o servicios de la transacción.
- Valor total.
- El nombre o razón social y el NIT del proveedor de facturación electrónica
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Firma digital o electrónica
Lo primero que debes saber es que la firma digital no es lo mismo que la firma electrónica y que la firma digital que utilizas en la declaración de renta no es la misma que se ubica en la factura electrónica, pues la firma electrónica permite identificar al contribuyente, asegura la garantía del documento, dar fe de la legalidad de la transacción y de sus repercusiones tributarias.
Código Único de Facturación electrónica
El CUFE o Código Único de facturación electrónica hace referencia a un código que se representa en el lenguaje QR y que permite diferenciar una factura del resto. Al escanear este tipo de códigos con un App para tu celular puedes visualizar la factura fácilmente.
Una vez tienes claras cuáles son las características de la factura electrónica, queremos solucionar algunas dudas recurrentes de nuestros lectores:
¿Qué es el comprobante POS que te dan en tus compras?
El comprobante no es equivalente en ningún caso a la factura electrónica, pues uno de los requisitos, como te contamos antes, es el lenguaje XML. Para que este lenguaje sea posible es necesario emitir la factura por medio de un software de que por defecto tenga los parámetros que necesitas cada vez que emitas la factura con todos los requisitos que exige la DIAN.
En este sentido, POS es el comprobante de venta que se emite en los establecimientos comerciales. Podrías estar obligado a facturar electrónicamente, pero esto no quiere decir que tu obligación esté cumplida en el momento en el que generas la tirilla de compra en el POS.
¿Cómo saber si debes facturar electrónicamente?
Para saber si debes facturar electrónicamente es importante que revises la Resolución 20 de 2019, en la que se especifica que los sujetos responsables de facturar electrónicamente son:
- Contribuyentes que declaran IVA;
- Responsables del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo).
- Comerciantes que ejerzan profesiones liberales
- Comerciantes que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales
- Comerciantes agrícolas
- Comerciantes ganaderos
- Voluntarios de la facturación electrónica
- Adscritos al SIMPLE
¿Qué hacer si tienes un POS y debes facturar electrónicamente?
Lo primero que debes hacer es contratar un sistema de facturación electrónica que te permita cumplir con todas las exigencias de la DIAN, desde los requisitos intrínsecos de la factura, hasta los relacionados con el proceso técnico de validación, entrega y almacenamiento.
También debes vincular el sistema POS con el sistema de facturación electrónica [1] para que te resulte fácil administrar todas las tareas de la transacción comercial [2] a la vez que almacenas la transacción y, [3] en caso de que tu cliente lo requiera, podrías emitir la factura electrónica. Finalmente es necesario que recuerdes la importancia de tener el control de toda tu empresa, vinculando todo tu sistema de facturacion electronica con las operaciones de tu negocio: inventarios, contabilidad, cobros, información de tu cliente, proveedores, etc. En Loggro solucionamos todas tus dudas sobre facturación electrónica. Déjanos tus datos en este enlace para ayudarte con un sistema en la nube que le ayuda a crecer a tu negocio.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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