¿Las entidades públicas deben emitir nómina electrónica?

Tiempo de lectura: 4 min

En Colombia, una de las grandes preguntas que tienen muchos empresarios es si deben o no cumplir con la emisión del documento soporte de pago de nómina implementado por la DIAN en este 2021.

En este artículo te contamos cuáles son los motivos por los que las entidades públicas no deben emitir la nómina electrónica y otros casos en los que también aplica esta situación.

¿Quiénes sí están obligados a generar la nómina electrónica en Colombia?

Antes de indicar por qué estas entidades no deben emitir su nómina electrónica cabe resaltar que el Artículo 4 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 indica que los obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica y las notas de ajuste  son:

  • los contribuyentes que deben responder por el impuesto sobre la Renta y complementarios.
  • contribuyentes que hacen pagos o abonos en cuentas que se derivan por una vinculación, relación legal o laboral y reglamentaria
  • contribuyentes que hacen pagos a pensionados
  • contribuyentes que requieran soportar sus costos y deducciones en el impuesto sobre la Renta y complementarios y en impuestos descontables sobre las ventas (IVA), en el caso que aplique.

¿Por qué debes implementar la nómina electrónica si no tienes una entidad pública?

Si no haces parte de las entidades que resalta el Artículo 22 y 23 del ET y además debes declarar Renta, estás obligado a emitir la nómina electrónica para tu empresa. Este es un requisito obligatorio, que debes implementar utilizando un proveedor autorizado por la DIAN. puedes tener los beneficios de este nuevo sistema que mencionaremos a continuación. 

En conclusión, las entidades públicas y las demás que se encuentran relacionadas en el Artículo 22 y 23 del ET no deben generar la nómina electrónica, porque es una obligación de los contribuyentes que deben presentar su declaración de renta.

¿Qué son las entidades públicas y por qué no deben emitir Nómina Electrónica?

Las entidades públicas son creadas por la constitución, la Ley, por acuerdo u ordenanza, o se encuentran autorizadas para que cuenten con participación pública. Tienen la tarea de cumplir con alguna función administrativa, comercial o industrial.

En resumen, los obligados a generar y transmitir la nómina electrónica en Colombia son los contribuyentes que responden por el impuesto sobre la renta, es decir que las entidades públicas quedan eximidas de esta obligación porque no deben responder por este tributo tal cual como lo indica el Artículo 22 y 23 del Estatuto Tributario.

Entidades públicas que existen en Colombia

Algunas de las principales entidades públicas que podemos encontrar en Colombia son las siguientes:

  • DIAN;
  • Minminas;
  • Minhacienda;
  • Minambiente;
  • Departamento Nacional de Planeación;
  • DANE;
  • Agencia Nacional de Hidrocarburos;
  • Agencia Nacional de Minería, y

Unidad de Planeación Minero-Energética, etc. 

¿Cuáles son las entidades que se catalogan como no contribuyentes del impuesto de renta?

Según el Artículo 22 del Estatuto Tributario no son contribuyentes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, tampoco deben cumplir con el deber formal de presentar su declaración de ingresos y patrimonio, según como lo indica el Artículo 598 del ET que son los siguientes:

  • la Nación, Departamentos, Municipios y demás entidades territoriales;
  • la propiedad colectiva de la comunidad negra como lo indica la Ley 70 de 1993;
  • todas las corporaciones autónomas regionales y para el desarrollo sostenible;
  • áreas catalogadas como metropolitanas;
  • superintendencias;
  • unidades Administrativas Especiales;
  • la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y su sistema federado;
  • los resguardos y cabildos indígenas, ni las propiedades colectivas de la comunidad negra según como lo informa la Ley 70 de 1993.
  • sociedades encargadas de realizar mejoras públicas;
  • asociaciones de padres de familia;
  • juntas de acción comunal;
  • juntas de defensa civil;
  • junta de copropietarios administradores de los edificios que se encuentren organizados como propiedad horizontal o de copropietarios de conjuntos residenciales;
  • asociaciones de exalumnos asociaciones de hogares comunitarios;
  • hogares infantiles que hagan parte del ICBF o que se encuentren autorizados por esta entidad, y
  • las asociaciones para adultos mayores del mismo modo autorizadas por la misma entidad.

Otras entidades que no responden por el Impuesto sobre la Renta

Cualquier establecimiento de tipo oficial que se encuentre descentralizado, siempre y cuando la Ley no lo indique de otra forma. Pero, estas entidades se encuentran obligadas a presentar su declaración de ingresos y patrimonio.

  • los sindicatos;
  • asociaciones gremiales;
  • fondos de empleados;
  • fondos mutuos para inversiones;
  • iglesias o confesiones religiosas que estén reconocidas por el Ministerio del Interior o la Ley colombiana;
  • partidos y movimientos políticos que apruebe el Consejo Nacional Electoral;
  • asociaciones y federaciones departamentales y municipales;
  • sociedades o entidades de alcohólicos anónimos, y
  • establecimientos públicos.

Es decir que, las entidades que se mencionan deben garantizar la transparencia en la gestión de sus recursos y del desarrollo de sus actividades.

La DIAN tiene la autoridad de ejercer cualquier acción de fiscalización sobre estas entidades, además puede solicitar la información necesaria para constatar su transparencia. Si te encuentras dentro de los obligados te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica y te pongas al día rápidamente con la ayuda de nuestros asesores especializados, tenemos planes que se ajustan a las necesidades y el presupuesto de cualquier empresa y lo mejor de todo es que nuestro software crece al mismo tiempo que tu empresa.


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