El 11 de febrero de 2021 la DIAN expidió la resolución 000013, mediante la cual implementó dentro del sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte de pago correspondiente a la Nómina Electrónica.
Este proyecto se hace obligatorio y busca mejorar el control fiscal de los impuestos e impulsar la transformación digital de todas las empresas del país sin importar su número de empleados o tamaño
Ahora que la Nómina electrónica ya es una realidad, surgen preguntas como: ¿De qué se trata?, ¿Cómo debe enviarse?, ¿Qué Software debo usar?, ¿Qué información se debe incluir?, ¿cada cuánto se debe realizar? a continuación, analizaremos más a profundidad alguna de estas preguntas, principalmente te explicaremos si los parafiscales se incluyen en este documento.
¿Qué son los aportes parafiscales?
Los aportes parafiscales son contribuciones de carácter obligatorias que contempla la ley en cabeza de los empleadores las cuales se determinan sobre la base gravable de la nómina total de trabajadores. La contribución parafiscal se caracteriza porque tiene una destinación específica y no va a los fondos generales del estado, sino a ciertas entidades que han sido facultadas para que los administre. Por lo anterior, beneficia no solo al empleado, sino también al sostenimiento del ICBF, el SENA y las Cajas de Compensación Familiar.
Todos los empleadores deben afiliarse y pagar los aportes de sus trabajadores permanentes o que realicen actividades para un patrono por más de cuatro horas diarias o más de 96 horas mensuales.
¿Cuáles son los aportes parafiscales?
En Colombia hay tres pagos o aportes parafiscales que los empleadores deben realizar por sus trabajadores, que son:
- Aportes a las cajas de compensación o subsidio familiar.
- Aportes al Instituto colombiano de bienestar familiar.
- Aportes al servicio nacional de aprendizaje.
El monto que suman estos aportes corresponde al 9 % del costo mensual de la nómina y se divide en los siguientes porcentajes según la entidad a la que se encuentre dirigida la contribución:
| CCF | 4 % |
| ICBF | 3 % |
| Sena | 2 % |
En qué casos no están obligados pagar aportes parafiscales?
Hay algunos casos en los que no deben pagar algunos aportes parafiscales por algunos trabajadores, y estos están contenidos en el artículo 114-1 del estatuto tributario, algunos de ellos son:
- No se paga aportes al SENA e ICBF por los trabajadores que tengan un sueldo inferior a 10 salarios mínimos.
- No hay que pagar aportes parafiscales y al SENA por los trabajadores transitorios o accidentales, en razón a que la norma de forma expresa señala que la obligación sólo aplica respecto a los trabajadores permanentes.
¿Para qué sirve la nómina electrónica?
Esta es la principal pregunta, ¿para qué debo cumplir con este trámite? La nómina electrónica sirve para soportar los gastos que tienes de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros. También te puede interesar: ¿Qué beneficios trae el documento soporte de pago de nómina electrónica?
¿Qué información se reporta en la nómina electrónica a la DIAN?
En la nómina electrónica debes reportar todos los devengados y deducciones a favor del empleado a razón del trabajo que hizo en tu empresa, se hace de forma mensual, incluyendo información del pago como es el número de cuenta, forma de pago, entre otros.
En el caso del documento de nómina en este el empresario debe detallar los datos personales del empleado y de la compañía; tener el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE); numerarse de forma consecutiva; contenido y valores de los conceptos de valor devengado de nómina y los deducidos; diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina; medio de pago; fecha y hora; firma digital de la empresa y por último la identificación del proveedor tecnológico.
Errores de Nómina Electrónica más comunes
Cuando implementas Nómina Electrónica debes tener en cuenta que lo más importante es todo el proceso que realizas antes de transmitirle la Nómina Electrónica a la DIAN. Como es un proceso nuevo, te contamos algunos de los errores más frecuentes que cometen los empresarios al realizar este proceso:
- Omisión e inexactitud en los pagos a Seguridad Social y parafiscales: este es muy frecuente, la respuesta es sí, debes incluir todos los aportes parafiscales en la nómina.
- Errores relacionados a los cálculos de los días laborados.
- Cálculos de los ingresos que son la base de cotización para el pago de Seguridad Social, pensión y parafiscales.
- Errores en los cálculos de pagos de novedades, horas extras, recargos, vacaciones, licencias, etc.
- No seguir paso a paso el proceso
¿Cómo saber que incluir y que no incluir en la nómina electrónica?
Es normal que sientas que estás perdido en este proceso y que tengas temor por presentar errores o no hacerlo bien, si le preguntas a cualquier persona que ya pasó por este proceso seguramente te aconsejará que una de las formas más seguras de realizar paso a paso este proceso sin tener inconvenientes es hacerlo de la mano con un aliado tecnológico que te provea el software de nómina electrónica, éste no sólo estará capacitado y entrenado con todo lo que debes saber, sino que también resolverá las dudas particulares que surjan de tu negocio y tendrá la experiencia necesaria ya que ha realizado este proceso muchas veces y entiende con claridad los pormenores del proceso.
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Es fundamental que busques un proveedor con experiencia, que pueda garantizarte capacitación constante y excelentes canales de comunicación para que puedas resolver todas tus inquietudes. Revisa los comentarios de clientes, pregunta a tus amigos y toma una decisión consciente que no se base sólo en el precio, ya que vas a encontrar una gran cantidad de empresas que te ofrecerán estos servicios.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
