La contabilidad es la base para la toma de decisiones que permiten el buen manejo y el crecimiento de las empresas. Cada año, las tecnologías van creando un sin número de transacciones a procesar, por lo que la cantidad aumenta y su procesamiento puede ser dispendioso si no se trata tiempo. Es aquí donde un Software ERP entra en carrera, ya que un Software Contable simplemente se limita al registro y reportería de los datos capturado. Sin embargo, un Software ERP es toda una sinergia de procesos que impactan la contabilidad.
Un antes y un después
La llegada de los Software ERP es la respuesta más efectiva al fenómeno de la digitalización que hoy en día se lleva a cabo. A medida que el mundo avanza, los volúmenes de transacciones aumentan de manera exponencial, por lo que se requiere una solución que no solo logre abarcar los volúmenes de datos, sino también procesarlos para generar los reportes con los que los gerentes y gestores toman las decisiones que encausan los objetivos de las empresas.
Antes de la llegada de los Software ERP, las empresas tenían un software contable que tenía ese único propósito: llevar contabilidad. Por lo que la limitación era simplemente en términos contables y analizar más allá resultaba más costoso, por cuanto estos software estaban bajo la metodología de acumular datos y generar reportes; muchos de ellos los inherentes a la gestión contable: balance de prueba, estado de resultados, reportes de libro auxiliar, entre otros. Razón por la cual los reportes de gestión debía cimentarse sobre una base contable, y no operativa.
Ahora bien, anteriormente, las otras áreas de la compañía estaban bajo otros software y/o programas que no son compatibles y/o que manejaban una lógica distinta a la que manejaban los software contable de la empresa (situación que no sucede con los Software ERP), por lo que para poder realizar un análisis a nivel de área, debían comparase ambos reportes, el contable y el generado bajo el software del área, para luego realizar una armonización y, posteriormente el respectivo análsis. Como se evidencia, realizar un análisis a nivel de área, resulta costoso y dispendioso por lo que el costo de generar la información excede los beneficios de analizarla, por lo que va en contra de una de las grandes premisas: la generación de valor.
Aunado a lo anterior, uno de los grandes problemas de tener múltiples programas para la gestión de la empresa, era el de mantenerlo, es decir, situaciones como:
- Costo de reparación.
- Costo de actualización de cada uno de los programas.
- Costo de aprendizaje ligado a cada programa y a cada nuevo usuario por ese software.
Por situaciones como las anteriormente descritas, es que un Software ERP es la mejor elección para así reducir costos y poder integrar todo el modus operandi de la compañía bajo una misma lógica.
¿Cómo un Software ERP es más que una solución contable?
La implantación de un Software ERP se traduce en eficiencia operativa, porque estos programas más allá de una lógica contable de acumular transacciones débitos y créditos y generar reportes contables, están concebidos bajo la lógica de negocio, es decir, como un todo, así como debe operar una empresa. Adicionalmente, un Software ERP está directamente vinculado a los procesos de digitialización que deben gestionarse en una y cada una de las empresas, ya que el boom tecnológico y los altos volúmenes de información obligan a las empresas a rediseñar sus estrategias para seguir siendo competitivos y no quedarse rezagados ante las nuevas tendencias en la que operan los negocios.
Es ahí donde un Software ERP es la digitialización de los procesos de la empresa y poder analizarla como un todo. Adicionalmente, un Software ERP permite análisis más amplios y profundos más allá de los reportes contables. Esto a razón de que al estar todos los procesos de la empresa centralizados bajo una misma lógica, permite que los procesos de análisis de información y generación de valor sean más eficaces y visibles, respectivamente.
Un Software ERP está en capacidad de mapear y adaptarse a los procesos de la empresa, para así seguir la lógica de negocio bajo la que opera la empresa usuaria del software, por lo que estos sistemas tienen la capacidad de ser escalables, es decir, que se pueden en muchos de los casos adaptar a todo tipo de negocio y a muchas de sus fases de desarrollo. Eso sin duda representa ventajas como:
- Estandarización del lenguaje de negocio, este elemento como armonizador en que las partes de la empresa comunican sus procedimientos.
- Generación y explotación de un sola dato: es decir, que una vez un dato se captura en uno de los módulos es posible explotarlo a través de todos los módulos, por lo que se evita la duplicación de registros y el manejo de múltiples bases de datos.
- Mejora del análisis financiero y operativo: al estar toda la lógica de negocio bajo un Software ERP, los análisis financieros aunados con los análsis a nivel operativo de cada área, potencian la manera en que se toman las decisiones a nivel de área, generando así valor agregado.
- Acceso a más reportes gerenciales que impactan a áreas particular y de modo general a la empresa.
Como se evidencia, un Software ERP está en la capacidad de efectuar muchas operaciones y volverlas valor. Situación que hoy en día se requiere con más urgencia, dadas las últimas tendencias tecnológicas y empresariales, situaciones que hoy un software contable no está en capacidad de abordar, por lo que cada día se hace más evidente la necesidad de tener un Software ERP en las empresas.
Conclusiones
- Un Software ERP es un armonizador de procesos, lenguajes y de información a todos los niveles de la empresa, siendo más que una solución contable, una solución empresarial.
- Un Software ERP está concebido bajo la lógica de un sistema de negocio, por lo que logrará vincular todos los procesos y plasmarlos en la información financiera de la empresa.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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