La DIAN es la entidad que en Colombia trabaja para digitalizar los procesos tributarios más importantes en el país. Luego de haber implementado el proyecto de masificación de la facturación electrónica, continuó con la publicación de la Resolución 0000113 del 11 de febrero de 2021, con la que reglamenta el uso y la implementación de la nómina electrónica.
En este artículo de Loggro te contamos algunas de las principales preguntas que hasta el momento nos han consultado nuestros clientes y que debes saber.
¿Por qué llegó la nómina electrónica a Colombia?
Luego de que se masifique la herramienta de nómina electrónica, la DIAN espera que esta nueva Resolución sea el paso que las empresas colombianas tienen que dar para fortalecer el sistema de nómina electrónica en Colombia; esto permitirá una transformación más profunda del control tributario de las organizaciones.
Bajo este nuevo concepto, la DIAN necesitó que se estableciera el contenido de los documentos de soporte de pago de nómina, al igual que los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación; en resumen es un proceso similar al que se llevó a cabo con la facturación electrónica. Todo lo anterior fue necesario, debido a que el soporte de pago de nómina es considerado como un documento de gran importancia para evidenciar costos, deducciones o impuestos descontables como consecuencia de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria.
¿Quién es el encargado de generar, transmitir y validar la nómina electrónica?
Los responsables son los contribuyentes que realicen pagos o abonos a una cuenta que se derive de una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria, por los pagos a pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones del Impuesto sobre la Renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
Consulta este tema con mayor profundidad en nuestro artículo titulado en qué consiste la nómina electrónica. En términos generales, te contamos que tiene la misma forma de operación de la facturación electrónica; sin embargo, debe enviarse a la DIAN el Documento Soporte para el Pago de la Nómina Electrónica, como constancia de que se emitió.
El proceso de emisión, validación previa, aceptación o rechazo se realiza de forma similar al que se lleva a cabo con la facturación electrónica, con la diferencia de que se realiza de forma mensual, incluso cuando los pagos a trabajadores se realicen quincenalmente.
¿Cómo se emite la nómina electrónica?
Lo primero que debes hacer es habilitarte para emitir tu nómina electrónica. También debes utilizar un software autorizado por la DIAN, tal como en el caso de la facturación electrónica. Incluso, los proveedores autorizados por la DIAN para emitir nómina son los mismos que previamente estaban autorizados para prestar el servicio de facturación electrónica.
Consulta aquí una guía paso a paso para saber cómo empezar a emitir tu nómina electrónica.
¿Qué es el Documento Soporte para el Pago de la Nómina Electrónica?
Esta es una de las exigencias más importantes del proceso de nómina electrónica. Se trata un documento de carácter electrónico que tiene como objetivo soportar los costos y las deducciones en el Impuesto Sobre la Renta y complementarios, los impuestos descontables sobre el IVA.
Es el soporte de los pagos o abonos que se realizan en las cuentas de trabajadores y que están relacionadas con la nómina de una empresa, debido a que son producto de una relación laboral, legal o reglamentaria y que se compone por los valores devengados, deducidos en la nómina y el valor total de diferencia de estos dos anteriores.
¿Qué es la nota de ajuste para la nómina electrónica
Las notas de ajuste son el documento electrónico con el que es posible realizar ajustes al Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, bien sea por errores de contenido o aritméticos. Este lo debe diligenciar el obligado a emitir la nómina electrónica, teniendo en cuenta las condiciones, términos y los mecanismos tecnológicos y técnicos que señale la DIAN.
¿Qué es el código CUNE?
El código CUNE: Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Es uno de los principales requisitos con los que debe contar el Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica y sus notas de ajuste y es el responsable de brindar un valor alfanumérico para identificarlos sin equivocación.
¿Cada cuánto se debe emitir el Documento soporte de Nómina Electrónica?
Este debe ser generado de forma mensual, acumulando la información que se relaciona con los conceptos de los valores devengados y deducidos en la nómina, junto con el valor total diferencial de los pagos o abonos en la cuenta relacionada con una vinculación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.
¿Cuáles son las principales características del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica?
Entre las principales características para el Documentos soporte de pago de Nómina Electrónica que señala la DIAN en la Resolución 000013 de 2021 se encuentran las siguientes:
- Debe estar expresamente denominado como Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
- Incluir los apellidos y nombre o la razón social junto con el Número de Identificación Tributaria (NIT) del obligado a emitir la nómina electrónica citado en el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021.
- Debe incluir los apellidos y nombre junto con el número de identificación del beneficiario del pago.
- Incluir el Código CUNE.
- Debe incluir el número correspondiente al sistema interno de numeración consecutiva, que le asigna el obligado a emitir la nómina electrónica.
- Incluir el contenido y los valores de los conceptos que correspondan al valor devengado en la nómina teniendo en cuenta lo que establece el anexo técnico del Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
- El contenido junto con los valores de los conceptos que correspondan a los valores deducidos de la nómina según lo indique el anexo técnico del Documento Soporte de pago de Nómina Electrónica.
- Debe incluir el valor total de diferencia, que resulta de la diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido de la nómina.
- El contenido debe seguir las indicaciones del anexo técnico del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica que se encuentra en el Artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021, relacionado con la información y contenido de la nómina electrónica en Colombia.
- Debe incluir el medio de pago que utilice el obligado a emitir la nómina electrónica para realizar la entrega de la contraprestación económica de los servicios que le prestó el beneficiario del pago.
- La fecha y hora en la que fue generado.
- La firma digital del obligado, teniendo en cuenta las normas vigentes y la política de firma que establece la DIAN, al momento de la generación como el elemento que garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio del documento de la nómina electrónica.
- Los apellidos y nombre o la razón social y el NIT del fabricante del software, junto con el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tiene.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir el documento soporte de pago de la Nómina Electrónica?
Una vez pagada la nómina, el obligado tiene como plazo para transmitir el documento, dentro de los diez primeros días del siguiente mes en el que se generó la información, esto conforme lo indica el Artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021 y para que la DIAN realice la respectiva validación del Documento soporte de nómina electrónica.
¿Quiénes son los obligados a implementar el pago de la nómina electrónica
Según los lineamientos del nuevo proyecto de Resolución emitido por la DIAN, los obligados a emitir el documento de nómina electrónica son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos a cuentas que están vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y también para aquellos que posean pagos a pensionados que necesiten el soporte para costos y deducciones sobre el Impuesto de la Renta y complementarios.
¿Cuándo entra en vigor la Nómina Electrónica en Colombia?
Junto con la publicación de la Resolución 000013, la DIAN estableció un calendario con fechas tentativas, que mientras se tramita el proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas utilicen el sistema de nómina electrónica en Colombia. Según la DIAN, este nuevo sistema va a estar habilitado desde el 31 de marzo de 2021; la operación de transmisión de este documento inicia con las empresas que cuentan con más de 251 empleados y tiene una fecha límite del 4 de abril, luego continúa con las compañías que cuentan con menos número de colaboradores y la operación de transmisión se cierra el 31 de julio de 2021.
Conoce aquí el calendario de implementación de la nómina electrónica.
Inicio para nuevos contribuyentes
Por otro lado, los contribuyentes que estén obligados a implementar y expedir el documento de nómina electrónica contarán con un plazo de dos meses que se contarán a partir de la realización de los pagos que se encuentren derivados por una relación laboral.
¿Cuáles son las principales características de las notas de ajuste para la nómina electrónica?
Las siguientes son las principales características que debe incluir las notas de ajuste del Documento soporte de Nómina Electrónica según la Resolución 000013 de 2021.
- Debe estar denominada nota de ajustes del Documento soporte de pago de la Nómina Electrónica.
- Incluir la numeración consecutiva interna del obligado.
- El número y la fecha de generación del código CUNE del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, que referencia la nota de ajuste.
- El Código CUNE.
- Indicar el tipo de documento de ajuste que corresponda.
- La fecha y hora en que fue generado.
- Fecha y hora de validación del documento soporte de nómina que se debe anular.
- Apellidos y nombre o la razón social y el NIT de quien realiza la generación y transmisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica.
- Los apellidos y nombre o la razón social y el número de identificación de quien corresponda como beneficiario del pago.
- La firma digital de quien genere y transmita el Documento soporte de pago de la Nómina Electrónica, según las normas vigentes y la política de firma que establezca la DIAN, al momento de la generación como el elemento que garantiza la autenticidad, integridad y el no repudio del documento soporte de nómina electrónica.
- Incluir el código CUNE, del documento de nómina que se anula.
¿Qué beneficio trae la nómina electrónica para las empresas colombianas?
La implementación de estas nuevas herramientas le brinda al país un mayor avance en temas de globalización, control y fiscalización que desde hace varios años ya se encuentran implementados en muchos países de Latinoamérica. Pero aún con esta implementación de la nómina electrónica en Colombia se debe seguir trabajando para implementar todos estos esquemas con el fin de estar a la par de países de la región como Brasil, México, Chile, etc. Estos son los principales aspectos que debes tener en cuenta para la implementación de la nómina electrónica en Colombia, alista tu empresa para este nuevo requisito familiarizándote con los nuevos términos y lineamientos. Ten presente que en Loggro tenemos nuestro software de nómina electrónica que puedes usar cuando decidas empezar a cumplir con tu obligación de nómina electrónica.
Estas son las principales preguntas que tienen los obligados a emitir la nómina electrónica que abarcan todo el proceso de generación, transmisión y validación, si aún no has iniciado con tu proceso de habilitación recuerda revisar los plazos de implementación para este 2021.
Por otro lado, en Loggro podemos ayudarte para que comiences con la implementación de la nómina electrónica en tu empresa con nuestro software de nómina electrónica y te pongas al día con este requisito legal, además te brindamos la asesoría que necesites en cualquier etapa de tu implementación.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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