Del mismo modo como en la facturación electrónica, los proveedores tecnológicos que prestan sus servicios para emitir la nómina electrónica deben estar previamente autorizados por la DIAN para realizar esta tarea.
En este artículo te contamos cuáles son los proveedores de nómina electrónica en Colombia y por qué.
Para ser proveedores autorizados de nómina electrónica, los postulantes a solución de facturación deben aprobar una cantidad considerable de pruebas técnicas de modo que sean considerados como un sistema legal que trabaje de la mano de los empresarios en Colombia. Es por eso que te recomendamos asegurarte de usar un proveedor como Loggro, que te brinden precios razonables y justos; que tengan trayectoria en el mercado, pero lo más importante, que te brinden el soporte técnico que necesitas en caso de emergencias o si requieres soporte para operaciones que desconoces.
¿Cuáles son los software, sistemas y proveedores autorizados?
Loggro software es un sistema autorizado por la DIAN para emitir nómina electrónica. Es importante que sepas que el proceso de implementación de nómina electrónica ha funcionado de la misma manera que la facturación electrónica; por lo tanto, los autorizados para operar como proveedores del servicio de nómina son los mismos que previamente están autorizados para emitir facturación electrónica. Consulta aquí el listado completo de los autorizados para emitir facturación electrónica. Algunos de ellos son:
- Loggro Software
- Acepta
- Codesa
- Dispapales
- EDX
- Lexco
- Q10
- TNS
- entre otros
Ciudades en Colombia que cuentan con más proveedores electrónicos
A nivel nacional, las ciudades que cuentan con un mayor número de empresas que prestan estos servicios son Bogotá con 59, Medellín que cuenta con 12 y Cali por su parte tiene 10. Las 12 faltantes se encuentran ubicadas en Bucaramanga, Cúcuta, Pereira, Popayán, Ibagué, Barranquilla y Cartagena. Gracias a estas empresas, la DIAN estima realizar la validación de la mayoría de Documento soporte de pago para todos los 8,5 millones de contribuyentes que están obligados a emitirla.
¿Qué debes hacer para elegir el mejor proveedor de nómina electrónica?
Cuando elijas tu proveedor tecnológico autorizado para emitir la nómina electrónica, te recomendamos que escojas los que más te llamen la atención, bien sea por su precio, funciones y otros aspectos extra que ofrezcan. Una vez lo hayas elegido es importante que analices tu empresa e identifiques cuál es el que mejor se pueda ajustar a sus necesidades.
Tu software de nómina electrónica debe crecer contigo
En el mercado existen distintos tipos de software que te ofrecen muchas funciones por distintos precios, pero asegúrate de usar todas estas funciones, de lo contrario lo mejor es que contrates los servicios de otro proveedor que cuente con funciones más básicas a un menor precio, algo importante es que este software sea escalable para que crezca al mismo tiempo que tu empresa.
¿Qué debes hacer después de elegir tu proveedor de nómina electrónica?
Luego de elegir el proveedor de nómina electrónica que más se ajuste a tu empresa, debes habilitarte ante la DIAN; este es un proceso muy sencillo con el que te puede ayudar tu proveedor y luego de cumplir con todos los requisitos técnicos y funciones vas a poder generar, transmitir y tu nómina para que la DIAN la validez.
Calendario de implementación y proveedores autorizados
En Colombia, la DIAN modificó el calendario de implementación de la nómina electrónica dentro del sector empresarial; empieza a tener vigencia en septiembre y diciembre de 2021. a esto se suma que esta entidad ha indicado que cuenta con 93 empresas avaladas para que puedan funcionar como proveedores electrónicos autorizados en el país.
Principales requisitos que deben cumplir los proveedores
Dentro de las pruebas técnicas, la DIAN se asegura de que los proveedores cumplan todos los requisitos que deben tener los documentos soporte de nómina electrónica. A continuación te contamos los principales requisitos que debe cumplir tu proveedor para que tu nómina electrónica no tenga ningún tipo de problema ante la DIAN.
Identificación
Es importante que tu proveedor emita documentos que incluyan los apellidos y nombres junto con el número de identificación personal de cada empleado. Es importante que sea visible a qué empleado pertenece cada documento soporte de nómina.
Debe tener el código CUNE
Otro aspecto importante es que incluya el código CUNE Código Único de Nómina Electrónica. Se caracteriza por contar con un valor alfanumérico con el que se puede identificar cada documento de manera inequívoca. Es importante resaltar que cada documento soporte debe tener un código CUNE diferente.
Numeración consecutiva
Es importante que tenga el número consecutivo del código CUNE en los documentos soporte de nómina electrónica que emitas para poder realizar el correspondiente seguimiento del pago de la nómina electrónica y para controles internos.
Incluir los valores correspondientes
Tu proveedor debe añadir el contenido y los diferentes valores de los conceptos que corresponden al valor devengado en la nómina.
Especificar conceptos
También debe relacionar el contenido junto con los valores de los conceptos que corresponden a los valores que se deducen en la nómina.
Incluir los valores totales
Otro aspecto que debe incluir tu software de nómina electrónica es que resalte los valores totales devengados menos el valor total que se debe deducir.
El ingreso base para la liquidación
También debe incluir o dar cuenta del ingreso total por liquidar.
Incluir el canal, medio y el método de pago
Al ser una nómina electrónica, otro aspecto importante es informar el medio que se va a utilizar para el pago de la nómina; en caso de que el pago sea en efectivo o por otro método diferente al depósito bancario, debes asegurarte de tener el soporte del pago.
Fecha y hora
El soporte de nómina electrónica debe incluir la fecha junto con la hora en que se generó el documento.
Instrumento de firma electrónica
La nómina electrónica también se debe firmar con el IFE (Instrumento de Firma Electrónica), ten presente que puedes utilizar la misma con la que firmas tus facturas electrónicas; además, recuerda que la firma digital es diferente del certificado electrónico, del certificado digital. y del IFE. Conoce aquí las diferencias.
El documento soporte debe incluir los datos del proveedor
Otro requisito es incluir los apellidos y el nombre o la razón social junto con el NIT, del proveedor tecnológico que vas a utilizar para generar la nómina electrónica de tu empresa, además debes incluir el número de identificación de tu software.
Proveedor de Software de nómina electrónica Loggro
Nuestro software de nómina electrónica es uno de los autorizados por la DIAN, es decir que cumplimos con todos los requisitos que exige la DIAN en el anexo técnico de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, pero no solo cumple con estos lineamientos también puede ofrecerte las ventajas que mencionaremos a continuación.
Beneficios de emitir la nómina electrónica con Loggro
Las que mencionaremos a continuación son las ventajas que ofrece liquidar tu nómina con nuestro software de nómina electrónica.
- Cumplimos con la legislación y el soporte necesario de la información contable, fiscal, laboral, de seguridad social y parafiscales que exigen la DIAN y la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y contribuciones Parafiscales) que son los principales entes que vigilan y controlan este procedimiento.
- Es capaz de calcular el valor real tanto de los pasivos como de los costos de tipo prestacional para que te sea más fácil tomar decisiones gerenciales, elimines las tareas dispendiosas y cumplas con los requisitos de las NIIF.
- Nuestro software es capaz de gestionar los aportes de seguridad social de tu empresa para que puedas generar tu archivo PILA. También puedes ver qué aportes tienes pendientes por pagar, monitorear los pagos que se encuentran pendientes y cómo se van a distribuir; a esto se suma que vas a poder generar todos los archivos que has liquidado.
- También te permite eliminar los cálculos manuales para la retención en la fuente, para cualquiera de los dos casos mensual o semestral que son permitidos en Colombia y sin que tengas que ingresar novedades.
- Puedes elegir el método de pago para tus empleados del calendario comercial (360) o utilizar el calendario solar (365/366) sin que te tengas que preocupar por los meses que cuentan con 31 días o los que tienen menos como es el caso de febrero.
Ahora conoces cuáles son los requisitos que debe tener tu nómina electrónica y que deben tener los proveedores de nómina electrónica en Colombia. Como puedes ver, son muchos los autorizados a nivel nacional, pero te recomendamos que analices cuál es el que más se ajusta a tu empresa para que contrates los servicios del que te ayudará a enfocarte en las metas que quieres alcanzar.
Por otro lado, te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica autorizado por la DIAN y con el que vas a hacer crecer tu negocio mientras cumples con este nuevo requisito que ha establecido la DIAN para la gran mayoría de las empresas colombianas, además ponemos a tu disposición nuestro equipo de especialistas para que solucionen tus dudas en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
