Cuando las empresas crecen, sus sistemas de información también deben hacerlo. No es un simple tema de cambiar y/o migrar hacia un nuevo software contable, es un tema en el que todos los procesos actuales y los futuros, deben ser poder abordados por un software que se ajuste a esas necesidades del hoy y también las del mañana. Es ahí donde los ERP Cloud entran en acción.
Un ERP se define como una Planificación de Recursos Empresariales (o Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), este tipo de Software, que va más allá de un sistema contable, permite administrar varias operaciones de la compañía convirtiéndose en un todo en uno, es decir, a través de módulos que están todos interconectados entre sí, para asegurar una mejor trazabilidad del flujo de información de la compañía. Contrario a otros sistemas, una de las grandes ventajas de un Software ERP es que todos los datos, al estar conectados entre sí, es decir, que vienen de una sola fuente, mitigan la posibilidad de que se debe ingresar un mismo dato dos veces o más y, además, eso mejora las condiciones en las que los empresas pueden administrar y corregir sus errores en la información, por lo que los temas de control disminuyen a gran escala, enfocando esfuerzos en otros temas que generan valor para el empresario. Ahora bien, el término Cloud indica que está alojado en la nube, es decir, que el usuario deberá contar con acceso a internet para poder trabajar en el ERP Cloud, sin que esto implique una alta inversión en Hardware, Software y otros costos asociados a la adquisición de Software bajo el modelo on-premise.
¿Cómo operan los ERP Cloud?
Como bien se había mencionado, los ERP Cloud manejan una sola base de datos, que viene desde un origen y que se aloja en la nube. Esa condición mejora las posibilidades de realizar una mejor trazabilidad y así mismo evitar duplicados o saturación de la base de datos por múltiples registros sobre un mismo propósito. Adicionalmente, un ERP Cloud permite integrarse a otras bases de datos y/o aplicaciones y consolidarlo en uno solo, por lo que la información estará disponible para consulta en un solo sitio, en lugar de tener la información fragmentada en diferentes bases de datos.
¿Por qué un ERP Cloud?
Las tendencias actuales de los negocios muestran un comportamiento dinámico y acelerado de la información, esa dinámica implica que las empresas deben contar con las herramientas necesarias para poder procesar la información a través de un ERP Cloud que les permita tomar las mejores decisiones en tiempo real. Es por ello, que un ERP Cloud debe ser considerado como un aliado tecnológico del negocio, para así llevar a buen rumbo la prosperidad de las empresas. Así mismo, la ventaja competitiva que tienen estos ERP Cloud, se basa en que hay aplicaciones que se pueden instalar en sus dispositivos móviles por lo que existe una alta accesibilidad a la información en tiempo real.
¿Cuándo es el momento apropiado para adquirir un ERP Cloud?
No hay una respuesta estándar, pero aquí unos lineamientos a tener en cuenta cuando se piense en adquirir un ERP Cloud:
- Cuando el Software Contable ya no brinda más capacidad: esto es básicamente, cuando el software se queda corto. Parte de la decisión debe estar fundamentada en la cantidad de reportes que el software pueda proveer, por lo que a mayor volumen de transacciones, mayor serán los requerimientos en materia de reportería.
- Cuando los procesos se han tecnificado y no es eficiente administrarlos con programas diferentes: esta situación es quizás la que más acciona la decisión de adquirir un ERP Cloud. Como bien se mencionó en párrafos anteriores, un ERP Cloud opera con una sola base de datos, lo que mejora su integridad. Sin embargo, cuando no se tiene un ERP Cloud, es muy común ver en las empresas que los procesos de las mismas están abordados en diferentes programas y luego para realizar una homogeneización entre la información generada por todos los programas, puede resultar un verdadero dolor de cabeza y, además, un proceso ineficiente en donde muchas veces el costo de generar la información es más alto que el beneficio que se percibe de él. Cuando una empresa comienza a percibir que sus procesos están muy estructurados y con gran carga de volumen, es ahí el punto de decisión para adquirir un ERP Cloud que sea capaz de armonizar todos los procesos que tiene. Es importante que para dicha armonización, la empresa tenga bien mapeados y/o documentados sus procesos para así facilitar los esfuerzos que implica la implantación de un ERP Cloud y así poder sacar el máximo potencial.
- Cuando se crece la planta de personal y la necesidad de capacitarlos en cada uno de los programas que manejan los procesos de la empresa: es bien sabido que, uno de los grandes costos que tienen las empresas son los asociados con la curva de aprendizaje que tienen los empleados frente a sus labores. Entre las labores, está la de comprender cómo opera el programa que ha designado la empresa para gestionar uno de los procesos. Sin embargo, esta situación hace que el costo tiende a incrementarse en función de cuántos programas tiene la empresa. Es por eso que un ERP Cloud resulta vital en esta situación, ya que los costos asociados a la curva de aprendizaje tienden a disminuir y, adicionalmente, es más fácil construir procesos a través de un único software, lo que le permite a la empresa generar manuales, buenas prácticas y controles sobre la información que se ingresa al ERP Cloud, permitiendo así impactar positivamente en la eficiencia y productividad de la empresa.
- Cuando hay un interés real de la gerencia en mejorar los índices de productividad: uno de los factores que van más ligados al momento de adquirir e implantar un ERP Cloud es el hecho de una mejora en la productividad. Como bien se mencionó en párrafos, un ERP Cloud es un programa que me permite gestionar los recursos, y la productividad tiene cómo premisa saber cuánto puede generar con los recursos que poseo. Por eso, un ERP Cloud es el primer paso para mejorar los índices de productividad dentro de una empresa ya que, su robusta capacidad de reportería y de automatización de tareas repetitivas (que no generan valor en la empresa), permite que las empresas tengan más tiempo para realizar análisis de impacto y de mejora continua, lo que impacta de manera positiva en la productividad de una empresa.
Un ERP Cloud es una gran opción para disminuir costos dentro de una empresa, ya que al adquirir un sistema de información robusto, le permite a la empresa armonizar y agilizar sus procesos de negocio, generando así acciones más efectivas para mejorar la productividad, así mismo, alivia en gran parte los dolores de flujo de caja, ya que se cancela una renta básica mensual, por lo que estos rubros que antes eran gastos de capital, ahora son gastos operativos.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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