Los sistemas contables son una herramienta imprescindible a la hora de ordenar diferentes funciones que se realizan al interior de las empresas, sin importar si son pequeñas o grandes. En este artículo vas a conocer en qué se especializan y cuáles son los tipos de sistemas que puedes adquirir dependiendo de tus necesidades.
¿Qué es un sistema contable?
Un software contable es el encargado de manejar o atender diferentes aspectos importantes dentro de una empresa, entre estos aspectos se encuentran:
- la facturación,
- el pago de la nómina,
- la planificación de los recursos institucionales y gestión del tiempo
- los gastos de los procesos de la organización.
¿Cuáles son las funciones que debe tener tu sistema contable?
Existen diferentes formas sobre cómo un software contable puede optimizar una empresa, esto depende de las principales características y los objetivos que esta tenga. Es decir que con un sistema contable es posible atender, desde la facturación, hasta los informes fiscales más complejos. Los sistemas contables cuentan con diferentes tipos de funciones complejas que son de gran aporte para el progreso del negocio. Entre las principales funciones que debe tener un sistema contable se puede encontrar las siguientes.
Funciones de facturación
En el mercado es posible encontrar sistemas contables enfocados exclusivamente a la facturación; sin embargo, por precios más asequibles puedes tener un sistema que integre varias áreas de tu empresa, sin necesidad de tener software especializados para: cobros, recuperación de cartera, facturación, inventarios, nómina, etc. Esto quiere decir que, Loggro te permite automatizar los cobros, ajustar las operaciones para contar con efectivos y nuevos métodos de pago, cuenta con los estándares de la industria y se encarga de preparar facturas precisas y a tiempo para los clientes.
Funciones contables
Las funciones contables se encargan de los activos fijos, las cuentas por pagar y por cobrar, el pago de nómina y la conciliación bancaria. Estas son las funciones más básicas, pero entre más avanzado y complejo sea el sistema contable tendrás más funciones contables.
Otros tipos de sistemas contables más complejos
Contabilidad de proyectos
Esta función por lo general suele estar en paquetes de sistemas separados que representan la versión contable de la industria vertical.
Es muy utilizado por los operadores de construcción y por los desarrolladores de software, debido a que en estas tareas, tanto los costos, como las normas aplicables cambian de un proyecto al otro.
La función principal es estimar y manejar los gastos generales y los costos que se relacionan con la mano de obra, los materiales y los equipos, también trabaja en línea con las demás características que se pueden encontrar en los demás sistemas contables.
Software de contabilidad para fondos
Esta función se encuentra en los sistemas contables diseñados para agencias gubernamentales y organizaciones sin ánimo de lucro, entre las funciones principales es posible encontrar el seguimiento de gastos que provenga de las donaciones, la administración de subvenciones, acogen los lineamientos legales y es posible realizar diferentes tipos de informes financieros.
Software administrativo para pronosticar y hacer presupuestos
Esta función es de gran importancia a la hora de calcular e interpretar el desempeño financiero para el año en curso y es muy útil a la hora de estimar el presupuesto del próximo año. Con esta función, las empresas pueden realizar sus estimaciones y establecen los objetivos de ventas viables.
Función para gestionar los activos fijos
Esta función es útil a la hora de gestionar datos financieros de una manera más precisa, esta función combina características como son el historial de auditoría, los registros de costos, los cálculos de depreciación, la asignación de recursos, entre otros.
Administración de la nómina
Con esta función es posible calcular y procesar los pagos que se deben hacer a los empleados, preparar y pagar los cheques y estar al día con todos los lineamientos legales y fiscales que se encuentren activos sin incurrir en errores.
Gestión de inventarios
Esta función se encarga de controlar las existencias, la disponibilidad de los productos, sus movimiento y los problemas de entrega relacionados con el sobre stock o la falta de existencias.
Tipos de sistemas contables
Los sistemas contables y financieros están divididos en cuatro categorías diferentes dependiendo de los tipos de operaciones que realizan, a esto se suma que también existen sistemas contables diseñados para las empresas que necesitan algunos aspectos relevantes de cada una de las siguientes categorías específicas.
Sistema contable para facturación
Un sistema contable de facturación se encarga de completar tareas básicas que resultan en el día a día en las empresas, entre estas tareas se encuentra la emisión de cheque para pagos y toda la información de los clientes que tiene que ver con los pagos vencidos. Otro aspecto importante es que con este tipo de sistema es más fácil documentar y preparar la actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización.
Importancia de un sistema de facturación
Los sistemas de facturación son muy importantes para guardar con exactitud y control las cifras contables, también hace que este servicio tenga un aspecto más profesional y que le dé más credibilidad a tu empresa frente a tus clientes o destinatarios finales, debido a que ya se constituye como una obligación administrativa, de acuerdo con la normatividad más vigente: Resolución 000042 de 2020
Sistema para la gestión de nóminas
Si tu interés es tener el control sobre las cuentas que tienes que pagar y las que tienes por cobrar, el sistema de gestión de nóminas es el adecuado para hacerlo. Este tipo de sistema contable fue diseñado para realizar varias tareas, incluyendo el cálculo de los salarios de tus empleados, la actualización de la legislación relacionada con la nómina, realización de deducciones legales, pago o depósito del salario de cada empleado en sus cuentas bancarias, producción de informes, etc.
Importancia de un sistema para la gestión de nóminas
Los sistemas para la gestión de nómina son muy importantes y necesarios en diferentes tipos de empresas esto se debe a que con ellos es posible proteger los datos de los empleados y de las transacciones financieras, es posible reducir gastos gracias a la creación de informes detallados para analizar en tiempo real o proyectar la nómina de tu empresa.
Sistema contable para planificar recursos institucionales
Este es uno de los tipos de sistemas contables más importantes, esto se debe a que combina los sistemas que se utilizan para la elaboración de productos, compra de materiales, gestiona y controla el inventario y la distribución, realiza operaciones contables, atiende temas de marketing, controla las finanzas y el recurso humano.
Importancia de un sistema para la planificación de recursos institucionales
Los sistemas de ERP más avanzados y modernos tienen la posibilidad de ofrecer módulos de CRM e inteligencia de negocio, con el fin de que las empresas puedan aprender de sus propias prácticas y elaboren mejores prácticas organizacionales en el futuro.
Sistema para la gestión del tiempo y los gastos
El sistema para la gestión del tiempo y los gastos fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación y para aprobar los gatos sobre la marcha, por lo general estos sistemas son muy fáciles de configurar con el objetivo de que cualquier empresa lo ajuste al ritmo de operación que tiene.
Importancia del sistema para la gestión del tiempo y los gastos
El sistema para la gestión del tiempo y los gastos fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación y para aprobar los gatos sobre la marcha, por lo general estos sistemas son muy fáciles de configurar con el objetivo de que cualquier empresa lo ajuste al ritmo de operación que tiene.
Importancia del sistema para la gestión del tiempo y los gastos
Este tipo de sistema es muy importante a la hora de cobrar los pagos de forma más rápida y para identificar prácticas que estén realizando de forma lenta e ineficaz que no era visible.
Una de las principales ventajas es la producción de informes gráficos de forma detallada sobre cómo se utiliza el tiempo y los recursos en la empresa.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema contable?
- Automatización de tareas contables para ahorrar tiempo y minimizar errores.
- Generación de reportes financieros precisos y en tiempo real.
- Facilitación del cumplimiento de obligaciones fiscales y contables.
- Mayor seguridad y privacidad de los datos financieros de la empresa.
- Optimización del proceso de toma de decisiones gracias a la disponibilidad de información financiera actualizada.
En conclusión, los sistemas contables son capaces de atender tanto el recurso humano de una empresa como la forma cómo distribuyen sus productos a los clientes, si aún no cuentas con uno y estás interesado, puedes contactar a Loggro para que conozcas el software que automatiza tu empresa para que tengas un mayor control de tus operaciones. Contamos con personal capacitado que puede ayudarte constantemente a atender tus dudas y en la implementación del software que más necesitas.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
