La contabilidad es fundamental para la gestión eficaz de una pequeña y mediana empresa (Pyme) ya que provee información económica y financiera esencial para la toma de decisiones estratégicas. Los aspectos clave abarcan el conocimiento de la normatividad contable, la planificación precisa, el registro meticuloso de todas las transacciones, la identificación y análisis de los estados financieros, el cumplimiento correcto y oportuno de los impuestos, y la realización periódica de auditorías. El uso de un software contable puede facilitar estos procesos. Aunque manejar estos elementos puede ser desafiante, si se administran adecuadamente, permiten a las Pymes tomar decisiones informadas y cumplir con las obligaciones legales y fiscales.
¿Cuáles son los aspectos claves para llevar la contabilidad en una Pyme? Esta es una pregunta común entre los dueños de pequeñas empresas. La contabilidad es una parte importante de la administración de una Pyme, ya que proporciona información clave para tomar decisiones estratégicas. En este artículo, se presentan algunos aspectos clave para llevar la contabilidad en una Pyme.
La contabilidad de cualquier actividad es fundamental es quizá el elemento más importante de un negocio, ya que te permite conocer la realidad económica y financiera de la operación, sus cambios, tendencias, evolución y lo que puedes esperar a futuro de ella. Adicionalmente, te ayudará a saber si tu producto te está dejando utilidad, o en el caso que sean varios productos, saber cuál de ellos es el que está soportando toda la operación o cuál aún no llega al punto de equilibrio.
La contabilidad básica en una pequeña empresa es esencial para cumplir con leyes y tomar decisiones financieras.
- Por obligación legal: todas las operaciones y cuentas de tu empresa deben ser reportadas y además también te servirán de base para calcular los impuestos que te corresponden pagar.
- Por motivos financieros: Contar con datos contables fiables te permitirá tomar decisiones estratégicas de forma oportuna.
Pero que es verdaderamente fundamental para llevar la contabilidad de una Pyme, a continuación te contamos:
1. Conocer la normatividad
Si eres emprendedor o gerente de un negocio, sabrás que una de las principales dificultades que se te presenta es el de conocer todas las normativas alrededor de la contabilidad, sobre todo cuando recién estás empezando un negocio, y no tienes experiencia ni la ayuda de un contador.
Es muy importante conocer el marco normativo bajo el cual tu emprendimiento debe reportar su contabilidad, así como las tarifas, descuentos, impuestos etc. Si no cuentas con un contador experimentado que tenga al día esta información, te recomendamos hacer uso de una herramienta tecnológica, un software contable en la nube que se mantenga al día con las leyes locales, te mantendrá siempre actualizado y lograrás cumplir los requerimientos estipulados por la ley evitando errores y posibles sanciones futuras.
Ahora bien, es importante que consultes ante tu proveedor tecnológico si cuentan con capacitaciones en línea, blog de contenidos actualizados y otro tipo de herramientas que te ayuden a mantenerte al día en este conocimiento.
2. Planificación
Antes de comenzar a llevar la contabilidad, es importante tener un plan de acción. Esto incluye:
- Establecer un presupuesto
- Identificar las metas que se quieren y los periodos de tiempo de revisión
- Determinar los procesos contables que requiere tu negocio, políticas, formatos, informes que necesitas.
- Elegir las herramientas, software contable que responda esas necesidades de tu contabilidad.
- Capacitar a los involucrados en el proceso contable.
establecer un presupuesto, elegir un software contable y definir los procesos contables. Esto ayudará a asegurar que la contabilidad se lleve de manera eficiente y eficaz.
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3. Registro de transacciones
Este paso es tal vez el más importante de todos, reunir toda la información económica de tu empresa, es decir, los ingresos, gastos y demás operaciones que se realice en la empresa sin importar si es mínimo. Todo deberá de ser identificado y recopilado de forma ordenada, siguiendo una gestión documental, para así poder contar con documentos que prueben la actividad económica del negocio. Podrás automatizar varios de tus procesos contables con un software, de esta forma será más sencillo. Es clave también identificar la forma en la que recopilarás la información, un sistema POS puede ser una herramienta fundamental para recolectar toda la información que necesitas directamente en el punto de venta. Si aún no tienes clara la información que debes recopilar este listado te ayudará:
- Compras y gastos.
- Ventas e ingresos.
- Adquisiciones y ventas de activos.
- Sueldos y seguridad social.
- Liquidaciones de impuestos.
- Préstamos y otras deudas.
- Concesión de subvención.
- Inversiones financieras.
- Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
- Todos los movimientos bancarios.
- Todos los movimientos de efectivo.
4. Identificar estados financieros e indicadores de gestión
Los estados financieros, también llamados estados contables, son informes utilizados por la contabilidad para tener un registro de las actividades económicas y financieras que se han realizado durante un período de tiempo determinado. Dichos estados financieros son muy importantes para los gerentes que desean saber exactamente cómo es el desempeño de su empresa.
Los estados financieros, son la base de la gestión financiera empresarial ya su análisis ayuda a determinar el camino que tomará los dueños del negocio para garantizar el crecimiento económico a futuro. En Colombia, los estados financieros deben elaborarse bajo los Estándares Internacionales de Información Financiera y, en caso de incumplimiento, las empresas podrían incurrir en sanciones por irregularidades en la contabilidad.
Los estados financieros se clasifican en:
- Estados Financieros de propósito general: Dentro de este están el balance general y estado de resultados.
- Estados Financieros de propósito especial o secundarios
5. Impuestos
Es importante cumplir con los requisitos fiscales. Esto incluye presentar los impuestos a tiempo y mantener un registro preciso de los mismos, para ello te recomendamos realizar un calendario, esto ayudará a evitar multas y sanciones por parte de las autoridades tributarias.
Herramientas como un software contable puede ser tu aliado disminuyendo errores al liquidar impuestos, ten en cuenta que esta labor, los impuestos que puedes automatizar en tu software son:
- Impuesto sobre las ventas – Iva
- Declaración anual consolidada para el Régimen Simple de Tributación:
- Impuesto Nacional al consumo
- Retención en la Fuente
6. Auditoría: es importante realizar una auditoría periódica de los libros contables
Esto ayudará a detectar errores y problemas en la contabilidad, además por medio de este proceso podrás identificar áreas de mejora y asegurar que la contabilidad se lleve de manera eficiente.
En conclusión, llevar la contabilidad de una Pyme puede ser un desafío. Sin embargo, si logras seguir los aspectos clave anteriores, podrás lograr que la contabilidad se lleve de manera eficiente y eficaz. Esto ayudará a la empresa a tomar decisiones estratégicas y a cumplir con los requisitos legales y fiscales exigidos por la ley.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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