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¿Estás buscando el mejor software contable adecuado para tu compañía? Si es así, entonces has llegado al lugar correcto.
La mayoría de los dueños de pequeñas y medianas empresas no tienen tiempo para aprender los detalles del software contable y optan por tomar esta decisión a la ligera, compran la solución más económica o alguna que le recomiende un amigo. Si bien esto puede ser una buena estrategia, es importante elegir el software correcto para su empresa. En este artículo, te explicaremos cómo seleccionar el software contable adecuado para tu negocio.
El crecimiento de los negocios pequeños y medianos (Pymes) ha aumentado significativamente en los últimos años. Esto se debe en gran parte al aumento del uso de tecnologías y sistemas de contabilidad, ya que estas herramientas se han vuelto parte esencial para la gestión financiera y administrativa de una empresa. Sin embargo, hay muchos retos y desafíos que un propietario de Pyme debe superar para elegir el software de contabilidad adecuado para su empresa.
Recomendaciones para adquirir un Software Contable para tu empresa
Para empezar, hay que tener en cuenta los objetivos de tu empresa y sus necesidades actuales, esto te ayudará a identificar las características que necesita en su software contable. Por ejemplo, algunas empresas pueden necesitar un software contable que sea fácil de usar, mientras que otras pueden necesitar una aplicación con más funciones avanzadas.
Algunos de los requisitos que deberías tener en cuenta al seleccionar un software contable son:
- Número de usuarios, cuántos serán administradores, etc.
- Funcionalidades requeridas, éstas dependerán de la complejidad de tus procesos contables, del tamaño de tu compañía y de la clase de actividades a las cuales se dedica.
- Presupuesto que se tiene para invertir en el software, es tal vez uno de los de mayor tabú entre las pymes, ya que se puede tener la idea de que es muy costoso adquirir esta herramienta, pero se debe analizar el valor versus los ahorros que traerán los beneficios.
- La integración con otros sistemas, para que puedas tener conectadas las diferentes áreas y procesos de tu organización, de nada sirve tener automatizados los procesos si entre estos no se pueden comunicar o alimentar entre ellos. Verifica que tu solución tecnológica tenga otros componentes que en el futuro puedas llegar a adquirir.
- La seguridad, es un ítem muy importante ya que en cualquier proceso contable se maneja información sensible que no se puede dejar a manos de alguien que quiera darle un mal uso.
- Facilidad de uso, si bien estas herramientas generalmente son muy fáciles de manejar e intuitivas, dependiendo del tipo de usuario y funcionalidades este puede ser más o menos complejo, por eso es importante que determines si quieres una herramienta muy avanzada o una más sencilla que esté al alcance de cualquier tipo de usuario.
Esta es una etapa crítica para asegurar que se elija un software adecuado para los requisitos de la empresa, por eso se recomienda involucrar a todas las personas y áreas que de forma directa o indirecta necesitarán del software, listar sus peticiones y tenerlas en cuenta en esta parte del proceso. Si esta etapa se hace correctamente, se evitarán muchos errores al usar un software contable.
Investiga los softwares contables
Una vez que hayas identificado sus necesidades, el siguiente paso será investigar algunas soluciones de software contable. Existen numerosos proveedores de software de contabilidad en el mercado, sin embargo, se debe tener cuidado de elegir un proveedor de software contable basado en sus propias necesidades y no en la publicidad. Asegúrese de leer las opiniones de los usuarios y hacer preguntas a los representantes de atención al cliente de la compañía antes de tomar una decisión, esto te ayudará a asegurarse de que está obteniendo un producto de calidad.
Además, asegúrate de que el software contable que está considerando sea escalable. Esto significa que pueda adaptarse a la creciente demanda de su negocio, lo cual es especialmente importante si piensa que su negocio crecerá en el futuro.
Finalmente, verifica si el proveedor ofrece capacitación e instalación adecuada, el proceso de implementación de un software toma un tiempo y parte del éxito será el acompañamiento y entrenamiento que puedas darle a los usuarios. Esto te ahorrará tiempo y esfuerzo a la hora de implementar y usar el software.
Ensaya el software elegido
Una vez que se haya elegido un software de contabilidad, el siguiente desafío es la implementación. Es importante que se dé una formación adecuada a los usuarios y que se realicen pruebas antes de poner el software en producción. Esto ayudará a asegurar que el software se comporte como se espera y no tenga problemas una vez que se ponga en producción.
Las pruebas gratuitas que ofrecen los proveedores tecnológicos son perfectas para esta fase, así lograrás tener en vivo una prueba de lo que es interactuar con la herramienta y así tener la plena certeza de que es el que utilizarás.
Mantente actualizado
Por último, es importante mantenerse actualizado. Los actuales sistemas de contabilidad si están en la nube ya no necesitan actualizarse manualmente ya que esto lo hacen automáticamente con regularidad para asegurar que se mantengan las funciones y los estándares que cumplan la ley. Sin embargo, los usuarios si deben estar al tanto de los cambios normativos que puedan afectar la forma en la que se parametriza y usa el sistema, por lo que contar con un proveedor de software contable que cuente con capacitaciones constantes, blogs de actualidad, etc. Será de gran ayuda para mantenerte actualizado.
En resumen, elegir el mejor software contable para su empresa pyme puede ser un proceso desafiante, pero no es una tarea imposible. Simplemente ten en cuenta tus necesidades, investiga tus opciones y asegúrate de que el software sea escalable y se integre con otros programas. con la Haciendo esto, con la información correcta y los recursos adecuados, como propietario de una Pyme puedes superar los desafíos y puedes estar seguro de que está obteniendo el mejor software contable disponible para satisfacer tus necesidades.
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Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
