Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021. Es por ello por lo que te contaremos en qué casos no se debe transmitir la nómina electrónica por inexistencia de relación laboral.
¿Qué es una relación laboral?
Lo primero es definir qué es una relación laboral para que lo tengas claro, en Colombia una relación laboral es aquella relación contractual entre una compañía o una persona llamada empleador y una persona natural llamada trabajador o empleado, mediante la cual el trabajador pone a disposición del empleador su capacidad física e intelectual para desarrollar una actividad determinada, a cambio de una remuneración.
Es clave entender que relación de trabajo se considera un nexo jurídico entre empleadores y trabajadores, nexo que sólo existe cuando una persona proporciona su trabajo o presta servicios bajo ciertas condiciones, a cambio de una remuneración. A través de la relación de trabajo, es posible establecer los derechos y obligaciones entre el empleado y el empleador.
Una relación laboral se caracteriza porque el trabajador está sometido al poder de subordinación constante de parte de la empresa o persona que lo contrata, de manera tal que la empresa contratante tiene la facultad de impartir órdenes que el trabajador está obligado a cumplir, siempre y cuando las órdenes se ajusten a la ley y a lo pactado en el contrato de trabajo, sea verbal o escrito. La relación laboral es la misma relación de trabajo, que puede darse en una presencia de un contrato formal, o un contrato informal pactado verbalmente.
¿Cuáles son los elementos que validan una relación laboral?
Según la legislación colombiana vigente, la relación laboral se configura en el momento en que se presentan estos tres elementos inconfundibles que según el artículo 23 del código sustantivo del trabajo:
- Subordinación.
- Remuneración.
- Prestación personal del servicio.
La presencia de estos tres elementos hace suponer que la relación de trabajo es laboral, sin considerar el nombre que las partes le hayan dado al contrato que la vincula.
El elemento principal de un contrato de trabajo o relación laboral es la subordinación del trabajador frente al empleador, y uno de los aspectos a considerar de la subordinación, es la obligación que tiene el trabajador de cumplir horarios. La relación laboral está mucho más allá del contrato de trabajo, puesto que la ausencia o existencia de este, en nada afecta la relación laboral.
Es importante entender que la supervisión al contratista no implica subordinación y dependencia. Que el contratante realice una supervisión o vigilancia permanente sobre las actividades realizadas por el contratista no implica necesariamente la existencia subordinación y dependencia del contratista respecto al contratante.
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Prestación de servicios
Los contratos por prestación de servicios se refieren a un contrato civil que no considera la existencia de un vínculo laboral ya que no hay relación directa entre el empleador y trabajador, lo que evita que se generen una serie de obligaciones legales y laborales, tanto para el contratista como para el contratante. En Colombia es una de las formas de vinculación más comunes en el campo profesional.
Para que exista un contrato de trabajo propiamente dicho, se deben cumplir tres presupuestos básicos según lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo en Colombia:
- La existencia de una obra o labor a desempeñar por parte del empleado.
- La retribución al servicio o trabajo se da a través de un salario.
- La existencia de una relación de subordinación o dependencia del colaborador hacia el empleador, que lo faculte para exigirle el cumplimiento de órdenes en cualquier momento, en relación con el tiempo, modo, lugar o cantidad de trabajo, además de imponerle reglamentos.
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¿Cómo funciona el pago en un contrato por prestación de servicios?
Además de esto la remuneración es distinta, la remuneración quincenal o mensual que recibe un empleado que tenga un contrato de trabajo con una empresa, los honorarios en los contratos por prestación de servicio corresponden a la entrega o cumplimiento del bien o servicio por el que fue contratado. El pago se realiza mediante cuentas de cobro y estas no son incluidas dentro de la nómina de la compañía por lo que no se transmite en la generación del documento de la nómina electrónica.
Como el pago hace parte del cumplimiento de un servicio o entrega de un bien en una contratación por prestación de servicios, quienes trabajan bajo esta modalidad no tienen derecho a vacaciones pagas, derecho que, si se tiene el contrato laboral, este aspecto se presenta porque el contratista o freelance cuenta con independencia y libertad de horarios para hacer la labor contratada por lo que no se le da el derecho de vacaciones pagadas.
Otra cuestión importante es que cuando el contrato termine, no tendrá derecho a prima ni liquidación del servicio, ya que no tuvo nunca relación real con la empresa que requirió sus servicios, la empresa u organización solo le pagará por sus servicios, por lo que sólo se le realizaran los pagos de las cuentas de cobro que genere durante su labor.
Algo que se debe tener en cuenta como empresario es que si por alguna razón firmaste un contrato por prestación de servicios y llega a existir subordinación o cualquiera de los tres elementos que tratamos anteriormente, el contrato por prestación de servicios pasa a convertirse en un contrato laboral real, con lo cual puede denunciar el hecho en el Ministerio del Trabajo y es en ese momento en donde si debiese haberse incluido dentro de la nómina. Es fundamental que el contrato de servicios no debe ser utilizado para disfrazar u ocultar un contrato de trabajo, pues en tal caso, así no exista un cumplimento de horario estricto, la realidad se impondrá sobre las formas dadas por las partes.
Para cumplir todas tus obligaciones legales vigentes, te invitamos a que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que vas a poder llevar al día la nómina y cumplir con lo necesario para un contrato de trabajo, además puedes ponerte al día con esta nueva obligación que ha impuesto el Gobierno Nacional para gran parte de las empresas colombianas.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
