Nómina electrónica para contratos de prestación de servicios

Tiempo de lectura: 5 min

Los contratos de prestación de servicios en Colombia se pactan para la Los contratos de prestación de servicios en Colombia se pactan para la elaboración de servicios específicos que desarrolla una persona, dependiendo de su experiencia, capacidad y formación en algún tema específico; este tipo de contrato no debe incluirse en la nómina electrónica de tu empresa.

En este artículo te contamos la razón y otras consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de contratar freelancers o contratistas por prestación de servicios. 

¿Por qué los contratos de prestación de servicios no se incluyen en la nómina electrónica?

Las personas que se encuentran vinculadas a una empresa por medio de un contrato de prestación de servicios no están incluidas en la nómina electrónica que debe generar y transmitir la empresa. A pesar de que parece un asunto fácil para quienes son expertos en tema de vinculación laboral, muchas personas desconocen que quienes tienen este tipo de contrato no son empleados de la compañía, es decir que no hacen parte de la nómina y, por esta razón, no deben ser reportados en los documentos soporte de pago de la nómina electrónica a la DIAN.

Otras características por las que no debes emitir la nómina electrónica en estos contratos

A continuación, mencionaremos otras características que eximen a las empresas de generar los documentos soporte de pago de la nómina electrónica para los contratos de prestación de servicios.

Es un acuerdo voluntario entre personas naturales y jurídicas

Los contratos de prestación de servicios generan un vínculo por el cual, tanto la persona natural, como la jurídica acuerdan de forma voluntaria ciertas condiciones para prestar un servicio específico, a cambio de honorarios.

Naturaleza jurídica del contrato por prestación de servicios

En el contrato por prestación de servicios las partes deben tener clara la naturaleza jurídica de este contrato, es decir la dinámica de la relación que se maneja; esta se determina básicamente en que el servicio se presta con total independencia y autonomía entre quien ejerce el rol de contratante y el de contratista.

A diferencia del contrato de trabajo, el contrato de prestación de servicios no supone que la labor se deba desempeñar de forma personal, siguiendo los lineamientos del empleador, cumpliendo un horario y recibiendo como remuneración el salario; por el contrario, el contratista tiene relativa libertad para ejecutar sus funciones, siempre y cuando cumpla con los objetivos para los que fue contratado. Por estas diferencias es que en el segundo caso las condiciones se prestan para que el empleado haga parte de la nómina electrónica de la empresa y se genere su respectivo documento para soportarla como lo indica el Artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021.

Cláusulas en los contratos por prestación de servicios

En los contratos por prestación de servicios debes incluir cláusulas, como una descripción del contratista y contratante, en donde se incluya el nombre, el número de identificación personal o NIT y sus domicilios; es importante que hagas una descripción clara y concisa sobre la finalidad de la contratación; el valor que tendrá el contrato; la forma en que se va a pagar; cuánto debe durar; tareas o actividades por realizar y una relación de las posibles situaciones que den lugar a una finalización del contrato.

¿Cómo realizar un contrato de prestación de servicios para estar exento de la nómina electrónica?

Los siguientes son los puntos que debes tener en cuenta para realizar un contrato por prestación de servicios exento de la nómina electrónica.

  • El contratista debe hacerse cargo por sus afiliaciones y por los aportes a la seguridad social integral en salud, pensión y dependiendo del caso también de los aportes a riesgos profesionales.
  • La contraprestación para el contratista por los servicios que preste no será denominado como salario, sino como honorarios, porque el contratista no cumple una jornada de trabajo debido a que en su contrato se fijan las metas que establece el contratante.
  • El contratista no tendrá derecho a contar con las prestaciones sociales laborales, como son las vacaciones, prima de servicios, cesantías, horas extra o recargos; por esta razón tampoco tendrá liquidación al finalizar su contrato.
  • En el caso de que se termine de forma injustificada el contrato no habrá lugar a indemnizaciones legales, porque no es un contrato de trabajo.
  • En caso de que alguna de las partes incumpla el contrato y por tal razón finalice se deberá pagar la indemnización que se disponga previamente en la cláusula penal del contrato.
  • Si ambas partes están de acuerdo, pueden finalizar su contrato de trabajo en el momento que lo deseen.
  • Cabe destacar que los contratos de prestación de servicios se utilizan tanto en la contratación privada como en la pública.
  • Cuando las partes firmen un contrato por prestación de servicios, pero sobre la marcha y por la relación laboral se identifique que el contratista cumple con todas las características laborales de un trabajador, podrá demandar ante un juez laboral para probar la situación y existencia de un contrato realidad.

Para este último caso si el contratista tiene la razón y debes hacerte cargo por las prestaciones sociales, además si cumples con los requisitos para emitir la nómina electrónica, debes generar y transmitir para ser validado por la DIAN el documento soporte de pago de este colaborador.

¿Si tengo un trabajador con contrato laboral y el resto con prestación de servicios debo emitir mi nómina electrónica?

Si tienes un trabajador con un contrato laboral y cumples con los requisitos de los sujetos obligados a emitir la nómina electrónica, estás obligado a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica para ese trabajador, pero no por el resto que tengas con contrato por prestación de servicios.

¿Cuándo debes generar la nómina para este trabajador?

Si no sabes cómo es el procedimiento para generar la nómina electrónica, lo primero que debes hacer es habilitarte en el servicio informático de nómina electrónica dispuesto por la DIAN, luego tienes un plazo de 2 meses para generar el documento soporte de pago de tu empleado, contados a partir de que realices pagos o abonos en las cuentas derivadas por un vínculo laboral legal o reglamentario o por pensionados que tengas a cargo.

¿Cuál es la forma más fácil de implementar la nómina electrónica?

Si tienes un empleado o más, y cumples con los requisitos para emitir la nómina electrónica, la formas más fácil para hacerlo es contratando los servicios de un proveedor de servicios autorizado por la DIAN; estos cuentan con sistemas especializado para realizar esta y otras tareas enfocadas en la documentación contables de las empresas, y lo mejor de todo es que cumplen con todos los requisitos que exige la DIAN para que evites sanciones asociadas a la nómina electrónica.

También queremos que conozcas nuestro software de nómina electrónica para que emitas tus documentos soporte de nómina si debes hacerlo. Contamos con planes que se ajustarán a tu presupuesto y condiciones para que no pagues por servicios que no utilizarás.


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