Invertir en un software ERP (Enterprise Resource Planning) es una de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa. Implementar este tipo de sistema implica un cambio tecnológico y un cambio en la forma en que se gestionan los procesos, se toman decisiones y se mide la rentabilidad. Por eso, antes de elegir un ERP, una de las preguntas más comunes es: ¿cómo saber si realmente vale la pena la inversión?
La respuesta está en un indicador clave: el ROI (Retorno sobre la Inversión). Calcularlo correctamente te permite entender cuánto dinero estás recuperando —o ganando— en comparación con lo que invertiste en la solución. En este artículo de Loggro te explicamos de forma sencilla cómo calcular el ROI de un ERP, qué factores considerar, qué métodos existen y qué porcentaje se puede considerar “bueno” para tu negocio.
¿Qué es el ROI en software ERP y por qué es tan importante?
El ROI (Return on Investment), o Retorno sobre la Inversión, es un indicador que mide qué tan rentable fue una inversión: cuánto obtuviste a cambio de lo que invertiste.
En el caso de un software ERP, el ROI te permite saber si el sistema realmente está generando valor para tu empresa. Un ERP no es solo una herramienta tecnológica: es el cerebro que conecta todas las áreas del negocio —ventas, contabilidad, inventarios, compras, recursos humanos y más— para que todo funcione de forma coordinada y eficiente.
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Medir su ROI te ayuda a ponerle números concretos a ese impacto: saber cuánto tiempo, dinero y esfuerzo estás ahorrando gracias a la automatización, y si los resultados compensan la inversión inicial. En otras palabras, el ROI responde la pregunta que todos los empresarios se hacen:
“¿El dinero que invertí en mi ERP está volviendo a mi negocio en forma de productividad, ahorro o crecimiento real?”
¿Qué factores influyen en el ROI de un ERP?
El retorno de la inversión depende tanto de los costos iniciales como de los beneficios obtenidos a corto y largo plazo. Aquí te explicamos los más importantes:
1. Inversión inicial
Incluye todos los costos necesarios para implementar el sistema:
- Licencias del software.
- Infraestructura o equipos.
- Servicios de implementación y parametrización.
- Capacitación del personal.
- Integraciones con otros sistemas.
Si es un ERP en la nube, los costos suelen ser menores y distribuidos en el tiempo (por suscripción).
Si es local o tradicional, la inversión inicial puede ser más alta por los servidores y mantenimiento técnico.
2. Costos operativos
- Son los gastos de mantener el sistema funcionando día a día:
- Soporte técnico y actualizaciones.
- Mantenimiento de servidores (en caso de ERP local).
- Costos de almacenamiento de datos.
- Nuevas licencias o usuarios adicionales.
Un ERP moderno en la nube reduce mucho estos costos, ya que todo el mantenimiento y respaldo se gestiona automáticamente.
3. Beneficios tangibles
Son los resultados que se pueden medir directamente en dinero. Por ejemplo:
- Reducción de errores en facturación o inventario.
- Ahorro de tiempo en tareas administrativas.
- Menor necesidad de personal para ciertas funciones repetitivas.
- Mayor productividad de los empleados.
- Aceleración de los ciclos de venta o cobro.
Cada hora o proceso optimizado se traduce en ahorro real que debe incluirse al calcular el ROI.
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4. Beneficios intangibles
Aunque no siempre se pueden medir fácilmente, tienen un impacto significativo:
- Mayor satisfacción de clientes y empleados.
- Mejor toma de decisiones gracias a reportes en tiempo real.
- Escalabilidad del negocio sin aumentar costos.
- Cumplimiento normativo más ágil (como la facturación electrónica).
- Reducción de riesgos por pérdida de información, mayor seguridad.
Estos beneficios aumentan el valor del ERP con el tiempo, incluso si no se reflejan de inmediato en la contabilidad.
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Variables clave para calcular el ROI de un ERP
| Variable / Métrica | Fórmula o forma de medir | Qué representa | Valores de referencia en empresas reales | Señales de alerta |
|---|---|---|---|---|
| Costo total de propiedad (TCO) | Software + implementación + capacitación + soporte + integraciones + costos ocultos | Inversión completa del ERP a 1–3 años | En Colombia, $12M–$180M según tamaño y módulos | TCO sin detallar, costos de integración imprecisos |
| Ahorro por automatización | Horas ahorradas × costo por hora del empleado | Reducción directa en tareas manuales | 20%–60% menos tiempo en facturación, compras, inventarios y nómina | Procesos sin estandarizar, resistencia al cambio |
| Reducción de errores operativos | (Errores previos – errores con ERP) × costo del error | Impacto del ERP en precisión | Pérdida promedio por error: $20.000–$200.000 por transacción | Falta de controles, datos mal migrados |
| Incremento en ventas atribuible al ERP | (Ventas antes – ventas después) ajustado por estacionalidad | Mejora por mayor disponibilidad de inventario o velocidad de atención | 5%–18% en negocios con POS integrado | ERP sin integración con POS o ecommerce |
| Optimización de inventario | (Inventario inmovilizado antes – después) | Capital liberado por mejor rotación | 10%–35% menos inventario muerto | Sin políticas ABC, falta de pronósticos |
| Ahorro en costos administrativos | Gastos admin antes – después | Menos reprocesos, menos personal en tareas repetitivas | Reducción de 10%–25% | Procesos redundantes no eliminados |
| Aumento en la productividad | (Producción / tiempo) antes vs después | Aceleración del ciclo operativo | Mejora de 15%–40% | Usuarios sin capacitación adecuada |
| ROI del ERP | (Beneficios – TCO) ÷ TCO × 100 | Ganancia real del proyecto | Empresas sanas ven ROI positivo en 6–18 meses | ROI negativo por baja adopción o mala parametrización |
| Payback (Tiempo de recuperación) | TCO ÷ Beneficios mensuales | Tiempo para recuperar la inversión | 6–14 meses en Pymes | Más de 20 meses = problemas en uso del ERP |
| Índice de adopción del ERP | Usuarios activos ÷ usuarios totales | Nivel real de uso | ≥ 80% | Uso parcial: módulos sin activar, falta de liderazgo |
Cómo calcular el ROI de un ERP paso a paso
Vamos a lo práctico, para calcular el ROI, puedes usar esta fórmula general:
Donde: Beneficio neto = Ahorros + Incremento de ingresos − Costos del ERP
Paso 1. Define el periodo de análisis
El ROI no se mide solo un mes después de implementar el sistema.
Lo recomendable es hacerlo en un periodo de 12 a 24 meses, dependiendo del tamaño de la empresa y el tiempo que tarda en adoptarse completamente el ERP.
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Paso 2. Calcula los costos totales
Suma todos los costos directos e indirectos: licencias, consultoría, capacitación, soporte, mantenimiento y actualizaciones.
Por ejemplo: Si tu ERP costó $50.000.000 entre implementación, capacitación y suscripción anual, ese será tu costo total inicial.
Paso 3. Identifica los beneficios económicos
Mide el impacto del ERP en tus operaciones.
Por ejemplo:
- Reducción de 30% en errores de facturación (ahorro de $10.000.000 anuales).
- Disminución de horas de trabajo administrativo (ahorro de $8.000.000).
- Mayor velocidad en ventas o cobros (ingresos adicionales de $12.000.000).
Beneficio total = $10.000.000 + $8.000.000 + $12.000.000 = $30.000.000
Paso 4. Aplica la fórmula
ROI = ((30.000.000 − 50.000.000) / 50.000.000) × 100
ROI = (−20.000.000 / 50.000.000) × 100 = −40% en el primer año.
No te alarmes. El ROI negativo el primer año es normal, porque aún estás amortizando la inversión inicial. En el segundo año, los beneficios aumentan y los costos bajan:
Año 2:
Beneficio total anual = $40.000.000
Costo de mantenimiento = $5.000.000
ROI = ((40.000.000 − 5.000.000) / 5.000.000) × 100 = 700%
En dos años, el ERP se paga solo y comienza a generar retorno.
¿Qué métodos existen para calcular el ROI de un ERP?
Hay varias formas de analizar el retorno de una inversión tecnológica, según el nivel de detalle que busques:
- ROI financiero tradicional:
Mide el retorno directo en dinero (ahorros o ingresos generados menos costos). - Periodo de recuperación (Payback):
Calcula cuánto tiempo tardas en recuperar la inversión inicial.
Ejemplo: si invertiste $50 millones y ahorras $25 millones al año, tu payback es de 2 años. - Valor presente neto (VPN):
Considera el valor del dinero en el tiempo, proyectando los beneficios futuros descontados a valor actual.
Ideal para empresas grandes o con proyectos a largo plazo. - Tasa interna de retorno (TIR):
Es el rendimiento porcentual esperado del proyecto.
Si la TIR del ERP es mayor que el costo del capital de la empresa, la inversión es rentable.
¿Qué porcentaje de ROI es bueno para un ERP?
Depende del tipo de negocio y del sistema, pero en general:
- Entre 50% y 100% en el primer año se considera bueno.
- Más del 200% a partir del segundo año es excelente.
La clave está en medir constantemente: revisar indicadores como ahorro de tiempo, reducción de costos y aumento de productividad te permitirá saber si el ERP sigue aportando valor.
Consejos para maximizar el ROI de tu ERP
- Capacita bien a tu equipo: un ERP solo es útil si el personal lo usa correctamente.
- Integra todas las áreas: ventas, contabilidad, inventarios y nómina deben trabajar bajo el mismo sistema.
- Elige un proveedor con soporte constante: evita que el sistema se vuelva obsoleto.
- Aprovecha los reportes: las decisiones basadas en datos aumentan la rentabilidad del software.
- Evalúa periódicamente los resultados: revisa el ROI cada seis meses para ajustar procesos o módulos.
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Sobre el Autor:
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