¿Tu empresa está lista para hacer el cambio de la nómina tradicional a la nómina electrónica? Esta es una decisión importante que le ayudará a ahorrar tiempo, recursos y, por supuesto, dinero.
El cambio hacia la nómina electrónica también contribuirá a la modernización de la empresa. A continuación, te explicamos cómo hacer el cambio de la nómina tradicional a la nómina electrónica en tu empresa.
La tecnología está revolucionando la forma en que las organizaciones manejan la nómina de sus empleados. Este cambio de la nómina tradicional a la nómina electrónica (también conocida como nómina digital) ofrece una gran variedad de beneficios a las empresas y a sus empleados. Sin embargo, también implica algunos desafíos y retos para garantizar una transición exitosa.
Afrontar estos desafíos y retos será beneficioso para la empresa a largo plazo, sin lugar a duda, la nómina digital ofrece una gran variedad de beneficios, pero adicional a esto llevará a la empresa a un siguiente nivel y la mantendrá a la altura de sus mejores competidores.
Estos son los pasos que te recomendamos seguir cuando hagas el cambio a la nómina electrónica en tu empresa:
1. Conoce Beneficios de la nómina electrónica
Lo primero que debes hacer es conocer los beneficios de la nómina electrónica, no te quedes con lo que crees saber, pregunta a tus conocidos, a otras compañías que ya hayan pasado por este proceso, busca blogs e información completa que te ayude a entender por qué estás haciendo este cambio. Entre algunos beneficios que podemos mencionar están:
- Tiempos de procesamiento más rápidos, mayor velocidad de procesamiento de información y ahorro de tiempo del equipo en tareas operativas.
- Mayor precisión en el cálculo de la nómina, evitando errores humanos comunes y haciendo posible el procesamiento de la información con veracidad.
- Una mejor organización de los datos, esa gran cantidad de carpetas, papeles, archivos ya sean físicos o digitales serán parte del pasado, tener la información en un solo lugar y organizado, es una de las mayores ventajas de implementar la nómina electrónica.
- La posibilidad de acceder a los datos desde cualquier lugar y una mayor seguridad. Al usar sistemas de nómina electrónica en la nube, podrás interactuar con ellos en cualquier momento del día desde donde te encuentres, ya no tendrás que estar en la oficina si necesitas un número o un dato en especial.
Estos beneficios ayudarán a tu empresa a ser más eficiente, manejar costos más bajos y mejorar la productividad.
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2. Elige tu proveedor tecnológico
Una vez que hayas entendido los beneficios de la nómina electrónica, es hora de elegir un sistema adecuado para tu empresa.
Para las pequeñas y medianas empresas (pymes), el cambio de la nómina tradicional a la nómina electrónica puede presentar algunos desafíos adicionales. Por ejemplo, muchas pymes tienen un presupuesto limitado para la tecnología, por lo que pueden tener problemas para encontrar una solución de nómina electrónica adecuada para sus necesidades. Además, muchas pymes no cuentan con el personal técnico adecuado para implementar y administrar una solución de nómina electrónica.
Para mitigar este riesgo, debes encontrar una solución de nómina digital adecuada para tus necesidades. Es importante elegir una solución que sea fácil de usar, segura y que se ajuste a su presupuesto. Además, también es importante contar con un equipo técnico calificado para ayudar con la implementación y administración de la solución.
Existen muchos sistemas de gestión de nómina electrónica en el mercado. Investiga cuidadosamente para que puedas elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Asegúrate de que el sistema sea fácil de usar, ofrezca soporte técnico y esté actualizado con las últimas regulaciones laborales.
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3. Pide una prueba gratuita
Este paso es muy importante, puede que hayas visto la herramienta perfecta, que tu proveedor de tecnología te haya hablado maravillas de su software de nómina electrónica, pero usarlo es algo completamente diferente.
Contar con un periodo de prueba gratuita es algo fundamental, ya que puedes interactuar con el sistema y verificar de primera mano si es intuitivo y fácil de usar, si cumple con las expectativas que tienes y si se adapta correctamente a tus necesidades.
No dudes en solicitar este servicio, puede que esta fase sea definitiva para elegir o no un software de nómina electrónica.
4. Sensibiliza a tu equipo
Una vez que hayas elegido el sistema adecuado, es hora de preparar a tu equipo. Esto significa no solo capacitar a tus empleados para que sepan cómo usar el nuevo sistema de nómina, también debes comunicar los beneficios que ya sabes que traerá esta nueva herramienta con el fin de abrir la mente de los colaboradores para que adopten más fácilmente los cambios que conlleva esta implementación.
Además, puedes incluirlos en el proceso de parametrización, con sus opiniones y requisitos, de esta forma garantizas que las diferentes necesidades de los involucrados estarán cubiertas en la implementación de esta nueva herramienta. Puedes contratar a un profesional para realizar capacitaciones, nuestra recomendación es que elijas un proveedor tecnológico que cuente con estas capacitaciones, que se convierta en tu aliado entrenando a tu personal y te ayude en este proceso. Sea cual sea la opción que elijas, asegúrate de que sean fáciles de entender y que todos los empleados puedan seguir el ritmo.
5. Comunica y capacita continuamente
Una vez que la solución de nómina digital esté implementada, es importante asegurarse de que todos los empleados comprendan cómo funciona el sistema, no sólo los que generanla nómina sino también los demás empleados. Esto puede lograrse a través de sesiones de capacitación, folletos, videos y mensajes de correo electrónico. Esto ayudará a garantizar que los empleados estén al tanto de los cambios que traerá la nómina electrónica y puedan usar el sistema sin problemas.
El proceso de cambio de la nómina tradicional a la nómina electrónica puede ser intimidante, pero con los consejos anteriores, tu empresa estará lista para el cambio en poco tiempo. Si se siguen los pasos adecuados, tu empresa se beneficiará de una mayor productividad, mejor organización de los datos y un mejor control de los costos. ¿Qué estás esperando? Comienza a preparar a tu empresa para el cambio hacia la nómina electrónica hoy mismo.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
