Hacer crecer un negocio gastronómico puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de manejar los costos e inventarios. El valor que debes invertir en los alimentos, la mano de obra, los suministros y el alquiler pueden sumarse rápidamente, dejando poco margen de beneficio para el negocio. En este artículo de Loggro, vamos a explorar algunas formas de manejar los costos en tu negocio gastronómico, además de una buena gestión del inventario por medio de los Sistemas POS.
Consejos para controlar los gastos en tu negocio gastronómico
Para lograr mantener los costos bajo control y aumentar la rentabilidad de un negocio gastronómico, es esencial analizar en detalle los gastos que se generan en el día a día, desde los costos de alimentos, hasta los costos de personal, todos ellos deben ser evaluados de manera rigurosa para poder tomar las mejores decisiones en cuanto a su manejo.
A continuación, te presentamos algunos aspectos y consejos que debes tener en cuenta para controlar tus gastos:
1. Analiza tus costos de alimentos:
Uno de los mayores costos en un negocio gastronómico es la comida. Para mantener los gastos bajo control, es importante analizar tus costos de alimentos. Algo que te recomendamos es, identifica cuáles son tus ingredientes más caros y busca formas de reducir esos costos, ya sea buscando proveedores más económicos o cambiando tu menú para incluir ingredientes más asequibles. Ten en cuenta que siempre debes garantizar la calidad de tus productos, por lo cual debes encontrar un equilibrio entre el valor que invertirás y el beneficio que obtienes con cada elemento que incluyes en la preparación de tus alimentos.
2. Optimiza tu equipo y tus horarios de trabajo:
El personal es otro gran costo en un negocio gastronómico, la nómina representa uno de los mayores gastos en cualquier restaurante o bar, y es importante asegurarse de que se esté utilizando de manera efectiva Para administrar correctamente estos gastos, es importante optimizar tu equipo y tus horarios de trabajo. Asegúrate de tener el personal necesario para cubrir tus necesidades, pero sin excederte. Algunos consejos importantes son:
- Considera la posibilidad de contratar personal a tiempo parcial o de utilizar personal de temporada para reducir los costos de la nómina y así, establecer un sistema de programación que refleje el volumen de negocio en diferentes momentos del día, de la semana o del año.
- Asegúrate de que tus horarios de trabajo sean eficientes y que maximicen el tiempo que tienes disponible para generar ingresos.
- Es fundamental establecer un sistema de capacitación efectivo para el personal, lo que permitirá reducir los errores y aumentar la productividad. Si capacitas correctamente a tus colaboradores, ellos podrán comprender mejor sus roles y responsabilidades, lo que les permitirá realizar su trabajo de manera más eficiente y con menos errores. Además, también puede ayudar a aumentar la moral y la satisfacción de los empleados, lo que a su vez puede reducir la rotación de personal y disminuir los costos asociados a la contratación y capacitación de nuevos empleados.
3. Aprovecha la tecnología:
La tecnología puede ser una herramienta valiosa para manejar los costos en un negocio gastronómico. Estos son algunos ejemplos:
- Utiliza herramientas de software para llevar un registro detallado de tus costos y para identificar áreas donde se puedan hacer mejoras. Por ejemplo, nuestro software de gestión de restaurantes y bares de Loggro puede ayudarte a controlar tus costos de alimentos y a optimizar tus horarios de trabajo, entre otras cosas.
- El uso de un sistema de punto de venta te permitirá automatizar procesos como el control de inventario, la gestión de pedidos y el seguimiento de tus ventas. También puedes implementar herramientas de gestión de reservas en línea o alianzas con aplicaciones de comida a domicilio para optimizar la gestión de tus mesas y reducir los tiempos de espera de tus clientes.
Aprovechar la tecnología te permitirá ahorrar tiempo y reducir costos operativos, lo que se traducirá en un negocio más rentable.
Te recomendamos: Cómo usar el análisis de datos del POS para tomar decisiones estratégicas en tu restaurante
4. Busca formas de ahorrar en suministros:
Los suministros básicos, como los productos de limpieza y el papel higiénico, pueden ser costosos y fácilmente pasados por alto. Una estrategia que puedes usar para que esto no pase, es buscar formas de ahorro, compra suministros en grandes cantidades para obtener descuentos y asegúrate de buscar proveedores con precios competitivos. Además, considera la posibilidad de cambiar a productos más sostenibles y ecológicos, que pueden ser más económicos a largo plazo y te ayudará a ser un ejemplo y a tener mayor reputación organizacional.
5. Ofrece promociones y descuentos:
Para nadie es un secreto que ofrecer promociones y descuentos es una forma efectiva de atraer nuevos clientes y de mantener a los clientes habituales. Sin embargo, es importante hacerlo de manera estratégica para que no afecte negativamente tus ingresos. Asegúrate de calcular el costo de la promoción o del descuento y de establecer límites para evitar que se vuelva insostenible. Si tienes exceso de algún producto, o este está próximo a vencer, úsalo antes que se dañe e incluye ofertas para obtener la rotación de ese inventario que si no usas puede generarte pérdidas.
6. Aprende de tus competidores:
Aprender de tus competidores es una forma efectiva de mejorar tus prácticas y de reducir tus costos. Investiga lo que están haciendo bien y aprende de sus éxitos, pero también analiza sus debilidades y evita cometer los mismos errores. Una práctica común es visitar negocios similares a los tuyos para analizar cómo es el manejo operativo y tomar nota de las cosas que te parecen que están bien, y también de las que te parecen desafortunadas.
7. Implementa una gestión de inventarios:
Otro factor importante para considerar al manejar los costos en un negocio gastronómico es la eficiencia en la gestión del inventario. A menudo, los dueños de restaurantes y bares no están al tanto de la cantidad de ingredientes que tienen en inventario y pueden terminar comprando más de lo que necesitan, lo que aumenta los costos. Para evitar este incremento, puedes tener presente algunas estrategias efectivas que además te ayudarán a optimizar la gestión del inventario:
Auditoría y categorización del inventario
El primer paso que te sugerimos para mejorar la gestión del inventario es realizar una auditoría completa de todos los productos y suministros almacenados en tu restaurante. Es importante que identifiques cada elemento, desde los ingredientes de la cocina hasta los productos en el área de servicio, para ello, crea una lista detallada con información relevante, como las cantidades en stock, las fechas de vencimiento y los proveedores.
Considera la categorización del inventario para facilitar su seguimiento y control, agrupa los productos según su naturaleza y frecuencia de uso, por ejemplo: ingredientes principales, productos perecederos, bebidas, suministros de limpieza, entre otros. Esta clasificación te permitirá entender mejor qué elementos son los más críticos para tu operación y cuáles necesitan un mayor nivel de supervisión.
Establecer niveles de stock óptimos
Un aspecto crucial de una gestión de inventario efectiva es mantener niveles de stock óptimos, ya que demasiado inventario puede conducir a desperdicios y altos costos de almacenamiento, mientras que un inventario insuficiente puede causar faltantes y afectar la calidad del servicio, es fundamental encontrar el equilibrio adecuado.
Para lograrlo, es necesario establecer puntos de reorden y niveles de stock mínimo y máximo para cada producto. Los puntos de reorden indican cuándo es necesario realizar un nuevo pedido, evitando que te quedes sin existencias, estos puntos deben calcularse considerando el tiempo de entrega del proveedor y la demanda promedio del producto. Además, establece un nivel de stock mínimo que garantice la disponibilidad de los elementos más críticos, y un nivel de stock máximo para evitar acumulaciones innecesarias.
Implementar tecnología y software de gestión de inventario
La tecnología juega un papel fundamental en la mejora de la gestión del inventario, no importa el tamaño de tu negocio, implementar un software de gestión de inventario específico para restaurantes puede agilizar y automatizar muchas de las tareas relacionadas con el inventario. Estas herramientas te permiten mantener un seguimiento en tiempo real de los niveles de stock, recibir alertas cuando es necesario realizar pedidos y generar informes detallados sobre el consumo y las variaciones del inventario.
Además, algunos sistemas de gestión de inventario ofrecen funciones avanzadas, como la integración con el punto de venta (POS) y el análisis de datos, esta combinación de tecnología te proporciona una visión integral del rendimiento de tu restaurante y te ayuda a tomar decisiones informadas sobre el inventario, las compras y la planificación de menús.
Establecer un sistema de rotación de inventario
Un sistema de rotación de inventario eficiente es clave para reducir el desperdicio y garantizar la frescura de los productos, por ejemplo: implementa el método “FIFO” (primero en entrar, primero en salir) para garantizar que los productos más antiguos se utilicen primero y que no caduquen o se deterioren en el almacén.
Además, considera la implementación de un sistema “Justo a tiempo” (JIT) para algunos ingredientes perecederos y productos de alta rotación, este enfoque implica recibir entregas de estos elementos justo cuando son necesarios, reduciendo así el espacio necesario para el almacenamiento y evitando el desperdicio de productos con fecha de caducidad cercana.
Mantenerse actualizado con las tendencias y la demanda
La industria gastronómica está en constante evolución, por ello, es fundamental que tu inventario se ajuste a las tendencias y la demanda actual del mercado, como gerente, debes mantenerte informado sobre las preferencias y gustos de tus clientes, y así realizar ajustes en tu inventario según sea necesario. Te aconsejamos, participar en ferias gastronómicas, investigar lo que ofrecen tus competidores y mantenerte actualizado con las últimas tendencias en la industria, esto te permitirá estar preparado para satisfacer las necesidades cambiantes de tus clientes y ofrecer productos que estén en sintonía con sus expectativas.
También te puede interesar: Impulsa tu negocio gastronómico con un software especializado: Las claves para una gestión eficiente
Recuerda que una gestión del inventario eficiente no solo te permitirá evitar desperdicios y reducir costos, sino que también te brindará la confianza y la tranquilidad de saber que tienes todo lo necesario para brindar una experiencia excepcional a tus comensales. Al mejorar tu gestión del inventario, estarás sentando las bases para un crecimiento sostenible y exitoso de tu restaurante en el competitivo mundo gastronómico.
En Loggro contamos con software especializado para la gestión de restaurantes y bares, que permiten automatizar muchos de estos procesos y garantizar que el negocio se maneje de manera eficiente y rentable. Si estás buscando soluciones para la gestión de tu negocio gastronómico, no dudes en contactarnos y te ayudaremos a encontrar la mejor opción para ti.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
