¿Cómo administrar un restaurante o bar con un sistema POS?

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Es común pensar que, para abrir las puertas de un nuevo restaurante o bar sólo es necesario tener un increíble y novedoso concepto, una carta llamativa o un talentoso personal, pero en realidad, aunque esto es importante, mantenerlo y volverlo exitoso es mucho más complicado que eso, cada tres de cuatro restaurantes quiebran durante su primer año.

Es por esto por lo que hay que echar mano de todas las herramientas que estén a disposición para alcanzar el éxito tan anhelado, en este artículo te contaremos cómo administrar un restaurante o bar con un sistema POS.

Algunas de las causas que originan abandonar un nuevo proyecto se debe al poco conocimiento de la administración del restaurante o del emprendimiento que tengas, e incluso a la nula aplicación de conocimientos administrativos al momento de emprender. Para lograr sobrevivir hay que conocer y explorar mecanismos que te permitan administrar mejor tu negocio. Los sistemas POS son una herramienta que sin duda tendrá un papel protagonista en tu restaurante o bar, vamos a ver porqué.

¿Qué es un sistema POS?

Un Sistema “POS” son las siglas en inglés de “Point of Sale” y se traduce al español como “Punto de Venta”. Si bien este término parece hacer referencia solo al espacio físico al que se dirigen los usuarios a hacer sus compras, también aplica para los programas que están destinados a sistematizar el control de ventas e inventarios del punto físico de un negocio como tiendas, restaurantes, almacenes de cadena, supermercados de grandes superficies, etc.

El sistema POS de facturación se caracteriza por ser tener dos componentes principales que son el hardware y el software.

Hardware de un sistema POS

El hardware de un sistema POS de facturación lo conforman equipos de cómputo como:

• Computadores de escritorio
• Las cajas registradoras
• Los lectores de códigos de barras
• Las impresoras térmicas
• El display de 3 líneas
• Los datáfonos
• Las pantallas táctiles
• Balanzas gramales 

Qué tiene un Software de un sistema POS para restaurantes o bares

En el mercado puedes encontrar diferentes tipos de software para el sistema POS con presentaciones diferentes, si estás buscando uno de estos sistemas para tu empresa te recomendamos que el software cuente como mínimo con las siguientes funciones básicas.

• Toma de pedidos, facturación POS y electrónica
• Manejo de productos, subrecetas y combos
• pasarela de pago y más.
• Manejar diferentes locales
• Permitir diferentes formas de pago.
• Generar informes gerenciales y estadísticos.
• Realizar la definición de los diferentes grupos de artículos.
• Gestionar los costos.
• Realizar cotizaciones.
• Administración de inventarios
• Calcular los impuestos que sean necesarios en las diferentes transacciones.
• Contar con la base de datos actualizada de los precios para tus productos.

Es importante entender que el sistema POS de facturación, en primer lugar, es un sistema con un conjunto de elementos que se encuentran organizados e integrados entre sí para conseguir un objetivo en particular, en este caso el objetivo es incrementar la productividad de las empresas.

Cuál es el alcance y ventajas de un sistema POS en un restaurante o bar

Un sistema buen sistema POS de restaurante puede ser la diferencia entre un negocio de principiantes, improvisado y desorganizado y uno en el que los clientes disfrutan de la conveniencia de ordenar remotamente desde sus teléfonos móviles, o tal vez reservar mesas de antemano y luego recibir sus pedidos directamente en hora. Estas son algunas de las ventajas que puedes tener si tienes esta herramienta en tu restaurante o bar:

1. Mejorarás el servicio al cliente

Un sistema POS traerá para tu negocio una gran cantidad de ventajas, entre ellas está que tiene varias características que te ayudarán a prestar un servicio verdaderamente de calidad

• Podrás tomar pedidos y factura con o sin internet
• Tendrás la facilidad de asignar usuarios y productos a tus mesas
• Sirve para activar la Carta Digital y descargar en Código QR por mesa, característica que se volvió fundamental en pandemia.

2. Podrás integrarte a otras plataformas

• Mediante el sistema POS podrás integrarte directamente con Apps de domicilios tales como:  Rappi, iFood, Entu, DomiPirPos, etc.
• Centraliza los pedidos en una sola pantalla
• Crea promociones especialmente para las apps de domicilio directamente desde el sistema

3. Podrás controlar y tener una gestión integral de inventarios

Para nadie es un secreto que el control de inventarios es una pesadilla, en un restaurante o bar es fundamental ya que existe el riesgo de pérdida de dinero por vencimiento de los alimentos entre muchos otros percances que verdaderamente son un dolor de cabeza para cualquier administrador. El sistema POS es el remedio perfecto para esto, dentro de sus utilidades en este tema están:

• Crear recetas y categorías de productos
• Crear promociones según el stock de tu inventario
• Determinar la rentabilidad de un producto según los costos de producción
• Podrás controlar el inventario en tiempo real y desde cualquier lugar
• Te permitirá programar alertas cuando estés por debajo del stock mínimo en tu inventario para pedir inmediatamente y no quedarte sin los insumos
• Evita y controla las pérdidas en el inventario
• Te permite mantener el inventario organizado y controlado
• Crea y registra una base de datos de tus proveedores por categorías

Disminuye el tiempo operativo

4. Podrás generar Reportes y Estadísticas

Esta característica es un pilar en la administración del negocio, la información es poder, si tienes a tu alcance y en segundos generar un reporte podrás tomar decisiones rápidamente y reaccionar a tiempo a posibles situaciones que te puedan llevar al fracaso de tu negocio. Con este software podrás:

• Tener un reporte de ventas diarias y por hora
• Generar reporte de ventas por producto y por método de pago
• Dividir los reportes de ventas y comisiones por plataformas de domicilios
• Hacer informes de ventas por factura y por categoría
• Informe de compras de inventario
• Informe de gastos
• Podrás tener un dashboard con información de tu negocio en tiempo real
• Manejar la base de datos de tus clientes

Tener un dashboard visual de número de mesas ocupadas y los pedidos realizados.

5. Facilitará la administración de tu negocio

En general, un sistema POS impacta todas las áreas de tu restaurante o bar, en la administración tendrás las siguientes herramientas:

• Cuadra y cierra la caja sin errores
• Organiza los gastos por categorías
• Configura las zonas de impresión de comanda
• Activas funcionalidades de usuarios según el rol
• El mesero podrá tomar los pedidos desde un dispositivo móvil
• La persona encargada de la caja podrá realizar las funciones asignadas.
• Crea categorías de productos
• Crea productos y combos
• Crea productos con variaciones de ingredientes y precios

Elegir un sistema de POS de restaurante que sea el aliado perfecto para tu negocio será la mejor decisión para automatizar y organizar las tareas diarias, además te dará una ventaja competitiva al estar a la vanguardia de los mejores.

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Sobre el Autor:

Equipo Editorial Loggro

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