Requisitos para facturar con un sistema POS

Tiempo de lectura: 4 min

El sistema POS (Point Of Sale) o PDV en español: Punto de Venta, puede ser implementado por cualquier contribuyente que tenga uno o varios establecimientos comerciales y que realice ventas al detal o masivas.

En este artículo te contamos cuáles son los requisitos que debes tener en cuenta para implementar este sistema en caso de que lo necesites y qué pasos debes seguir para que en este 2021 cumplas los requerimientos legales relacionados con factura electrónica, pues el tiquete que emiten las máquinas POS ya no son válidos como un documento equivalente a la factura electrónica de venta.

¿Cómo se factura con el sistema POS?

Este sistema se compone de un hardware o computador y un software que se encarga de realizar todo el proceso de facturación y controla el manejo del inventario del punto de venta o del lugar donde se está utilizando.  A pesar de que el sistema POS se conoce como un método de facturación, los documentos que emite no cumplen con el sistema técnico de control para las facturas electrónicas, por lo tanto, no es un documento equivalente a la factura de venta.

¿Por qué no es posible facturar con el sistema POS?

El sistema POS de facturación no emite documentos equivalentes a la factura de venta pues no cumple con la reglamentación del Artículo 13 de la Resolución 000042 de mayo 5 de 2020, en la que se especifica que para ser equivalente a la factura electrónica, debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Debe estar denominado de forma expresa como un sistema POS
  • Debe incluir los apellidos y el nombre o la razón social y el NIT del vendedor o de quien se encargue de prestar el servicio.
  • Debe incluir la discriminación del IVA, el INC y del Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según el caso que corresponda, por cada bien vendido y/o servicio.
  • Debe incluir el número que le corresponda, según el rango de numeración consecutiva. También debe incluir los rangos autorizados y la vigencia autorizada por la DIAN.
  • Debe incluir la fecha y hora en que fue emitido.
  • La cantidad, unidad de medida, descripción específica y los respectivos códigos que posibiliten identificar los bienes o servicios de la transacción.
  • También debe incluir el valor total de la operación.
  • Se debe indicar si el facturador es o no autorretenedor de IVA, del Impuesto Sobre la Renta y Complementarios; y debe especificar si es una empresa catalogada como gran contribuyente o contribuyente del Régimen Simple de Tributación.
  • Por último, debe incluir los apellidos y nombre o la razón social y NIT de quien haya fabricado el software junto con el nombre del software.

Resolución de autorización para el sistema POS

Si te interesa facturar electrónicamente y emites tickets de POS, debes utilizar un sistema de facturación y adicionalmente debes consultar la respectiva Resolución de autorización ante la DIAN, pues es un paso obligado dentro del proceso para que puedas operar como facturador electrónico.

Debes hacerlo por medio del Formato 1302. Es un procedimiento que se realiza en línea utilizando la cuenta del contribuyente de la plataforma MUISCA.

Si utilizas POS, ten presente que estos tickets no tienen el valor fiscal del documento equivalente y utilizarlos como factura electrónica podría implicar una sanción.

¿Cuáles son los contribuyentes que pueden utilizar el sistema POS?

Todos los contribuyentes que tengan la necesidad de utilizar el sistema POS pueden hacerlo, siempre y cuando cumplan las condiciones que señala la Resolución 000042 de 2020 que son las siguientes. 

Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, pueden expedir documentos equivalentes teniendo en cuenta los dispuesto en el Artículo 1.6.1.4.6. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de 2016 y el Artículo 13. Cabe destacar que si vendes bienes o prestas servicios diferentes a los que se contemplan en el Artículo 13, estás en la obligación de emitir factura electrónica de venta.

¿Cómo es la facturación electrónica con el sistema POS?

Los contribuyentes que se encuentren obligados a facturar electrónicamente pueden usar el sistema POS, teniendo en cuenta la regulación del Artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020.

Según este Artículo, los tiquetes de máquina registradora emitidos con el sistema POS los pueden expedir los contribuyentes obligados a facturar, siempre y cuando el adquiriente del bien y/o no servicio exija la factura de venta; en este caso de ser solicitada, el obligado está en la obligación de emitirla. En conclusión, si emites documentos con un sistema POS y uno de tus clientes te exige la factura, debes emitirla siguiendo toda la reglamentación de la facturación electrónica.

¿Cómo va a ser el soporte de costos y gastos con tiquetes POS en 2021?

Según el parágrafo 4 del Artículo 616-1 del ET, los documentos equivalentes a la factura que se emitan por medio del sistema POS no otorgan el derecho a impuestos descontables en el IVA, ni a costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios para el caso de los adquirientes; sin embargo, los adquirientes pueden solicitar al obligado la factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tenga el derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones. 

Esto quiere decir que, en 2021, quien desee declarar costos, gastos o impuestos descontables y el pago se encuentra soportado con un documento equivalente del sistema POS, deberá hacerlo solicitando la factura electrónica de venta.

Estos son los principales requisitos que debes cumplir si en 2021 respecto al uso de POS como equivalente a la facturación electrónica.

Si te interesa emitir documentos equivalentes con el sistema POS, ten presente que para este año los documentos que emitas con este sistema no van a servir para la declaración de costos, gastos o impuestos descontables y por tal razón también debes implementar el sistema de facturación electrónica para tu negocio. 

Recuerda que el sistema administrativo de Loggro tiene el sistema POS y el sistema de facturación electrónica para que cumplas con tus obligaciones tributarias y respondas a las necesidades de tu negocio: aquí vale facturar electrónicamente.


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