¿Con qué elementos debe contar un software de nómina?

Para muchas empresas, la nómina es un proceso complicado; sin embargo, esto se debe en gran medida al desconocimiento del debido proceso de liquidación; por esta razón, en este artículo te contamos cuáles son los elementos básicos que debe tener tu software de nómina para que el pago de tus colaboradores sea un proceso sencillo de realizar .

¿Qué es la nómina?

​Una nómina es un proceso que se realiza típicamente de forma mensual o quincenal, aunque existen múltiples formas de pago.

Actualmente existen diferentes formas de liquidar la nómina, bien sea por medio de un formato físico o electrónico y de la misma manera se realiza la entrega de desprendibles de nómina.

En el desprendible o comprobante de nómina se explica la relación del salario que debe recibir tu colaborador por las labores que le presta a tu compañía, entre otros detalles.

La nómina también detalla las deducciones que se realizan a cada trabajador, bien sea por descuentos obligatorios estipulados por la legislación nacional, o por cualquier otro tipo de descuento acordado, como los anticipos o deducciones para seguros de salud.

Te contamos cuáles son las sanciones asociadas a la liquidación de la nómina

¿Qué es un software de nómina?

El software de nómina es un sistema que ha sido diseñado para que la gestión de la nómina en las empresas sea más ligera y flexible, en otras palabras, con un software de nómina disminuye la carga laboral de los encargados de realizar esta tarea, lo que quiere decir que tu productividad va a ser mayor; vas a contar con tareas automatizadas, disminuirás los errores que se puedan presentar con esta gestión y siempre vas a estar actualizado en el tema de los cálculos que debes hacer en impuestos y sueldos estipulados por la Ley de tu país.

Elementos que debe tener un software de nómina

​Son varios los elementos que debe tener un software de nómina para realizar una buena gestión, pero lo más importante es que esté siempre alineado con la legislación de tu país con el fin de que la gestión de la nómina de tu negocio disminuya el margen de error.

A continuación, te contamos cuáles son los elementos básicos que debe tener un software de nómina para que los tengas en cuenta a la hora de elegir el tuyo. También te dejamos este artículo en el que te informamos cuánto debería costar un software de nómina y qué debería tener.

Formato para detallar el pago de la nómina

​El formato estándar para la nómina se encuentra regulado por la legislación vigente, la cual establece la estructura y el contenido básico con el que debe contar para todos los casos.

Además de la información personal de los trabajadores y de la información reglamentaria de las empresas, estos son las tres partes fundamentales que deben incluirse en el formato de liquidación de la nómina de tus trabajadores.

El contenido de la nómina para los formatos de tu negocio debe contar por lo menos con los siguientes elementos, sin importar cuál es el tipo de software de nómina que elijas.

• Salario devengado
• Deducciones
• Apropiaciones

Cada una de estas tres secciones está conformada por los conceptos establecidos para pagarle a tus colaboradores. Es de gran importancia que tengas en cuenta que dependiendo del tipo de contrato de trabajo y los ingresos de cada empleado se deben incluir o no, conceptos como el crédito de libranza o el fondo de solidaridad pensional.

Salario devengado

​El salario devengado da cuenta del valor total de los ingresos de cada trabajador, teniendo en cuenta el periodo de pago acordado.

Para saber cuál es el valor total de los ingresos es importante que el formato de nómina de tu software incluya los siguientes conceptos:

• el salario básico;
• la relación de horas extras;
• los recargos nocturnos;
• las comisiones;
• los recargos por dominicales y festivos, y
• el auxilio de transporte.

Cuando tu software calcula estos elementos podrás saber cuál es el total del salario devengado y a este valor podrás restar las deducciones de la nómina de forma automática.

Debes tener en cuenta que conceptos como los recargos, las comisiones y las horas extra varían de un empleado a otro y por eso es importante que manejes un sistema de nómina versus un método tradicional, como los formatos de nómina en Excel.

Entonces, será importante que la nómina rutinaria la genere tu software y que tú te dediques a las novedades, de modo que disminuyas los errores.

Deducciones

Las deducciones tienen que ver con los descuentos que se deben hacer sobre el total del salario que devengue un empleado. Las deducciones que le realizará tu software de nómina a tus empleados serán del 4% por conceptos de pensión y salud, el porcentaje restante que se debes pagar por estos los asume tu empresa.

Otras deducciones que puede hacer tu software de nómina

Dependiendo del salario devengado es posible que debas realizar otro tipo de deducciones, estos procedimientos adicionales podrás verlos reflejados en el formato de nómina que emite tu software; algunos de ellos son las retenciones en la fuente, los créditos de libranza, fondos de solidaridad, entre otros.

Las apropiaciones

Las apropiaciones tienen que ver con el pago que tu negocio asume de manera obligatoria por los siguientes conceptos que se generan en tu nómina:

• Aporte de parafiscales: ICBF, SENA y caja de compensación familiar.
• Seguridad Social: pensión 12%, ARL costo total, Salud 8.5%.
• Prestaciones sociales: cesantías, vacaciones y prima de servicios.

El valor total para cada uno de los conceptos varía dependiendo del tipo de contrato, el periodo que se liquide y el salario total que devengue el colaborador.

Las apropiaciones son conceptos que no se reflejan en el comprobante de nómina que emite un sistema de nómina, pero representa una información base para tu empresa y que se debe controlar para tener el registro contable de lo que debes pagar por tus empleados.

Hay múltiples funciones que un software de gestión cumple, además de la liquidación de la nómina, por eso en este artículo te contamos cómo funcionan este tipo de sistemas que integran la contabilidad con la gestión de nómina hecha por el recurso humano de tu empresa. 

Tu software de nómina debe realizar cálculos en tiempo real

​Este elemento con el que cuenta un software de nómina es uno de los más importantes ya que te permite observar cualquier tipo de movimiento en tiempo real y a su vez es posible guardar de manera automática la información del pago que realizaste.

Debe tener una base de datos

El almacenamiento o la base de datos de un software de nómina es el elemento y la manera más práctica para mantener la información de tus empleados de una forma estructurada y organizada; esto es de gran ayuda cuando necesitas soportes o documento relacionados con tus trabajadores y debes gestionarlos de forma urgente.

Debe ser muy seguro

​En la actualidad muchos software de nómina se encuentran en la capacidad de proteger la información relacionada con la nómina de tu empresa gracias a los nuevos protocolos de seguridad que utilizan y sobre todo su alojamiento en la Nube.

Nuestra recomendación es que migres todo el proceso de nómina a un software que se aloje en la Nube, con el fin de que evites perder tu información; es decir que mantengas toda la información al día, incluso si tu computador se daña, se pierde o si requieres de alguna actualización en materia tecnológica o legal.

Vas a contar con asesoría en línea

La asesoría es algo que nunca te va a sobrar, esto se debe a que como cualquier otro programa, los software de nómina también se renuevan para brindar nuevas herramientas y servicios aún más sofisticados que para muchos son difíciles de entender; por esta razón, la asesoría en línea es uno de los elementos estratégicos para que sigas trabajando en tu nómina incluso si desconoces procedimientos, herramientas o cualquier otro aspecto.

Si necesitas ampliar información o si aún tienes dudas sobre lo que debes saber acerca de los elementos con los que puedes contar en un software de nómina, comunícate con nuestro equipo porque es importante que tengas presentes todos los requerimientos que necesitas para avanzar con tu proceso automatizado de nómina.

Esta es una parte fundamental de tu gestión empresarial, de modo que no te puede faltar el ahorro de recursos en procesos operativos.