¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte?

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El sistema de nómina electrónica, luego de un año de su inicio, parece estar andando sobre ruedas, brindando junto con la facturación electrónica, apoyo a la DIAN en su función de controlar y fiscalizar los gastos y deducciones de los contribuyentes.

En artículos anteriores hemos aclarados temas generales de la nómina electrónica, en este te aclararemos cuáles son los requisitos que debe cumplir el documento soporte de pago de nómina.

Generalidades del documento soporte de pago

Desde el año 2021, la nómina electrónica en Colombia es un requerimiento obligatorio para los contribuyentes que tuvieron que adaptarse a este nuevo sistema con el fin de no incurrir en sanciones por su incumplimiento.

Así es como la nómina electrónica es la evolución digital de la nómina tradicional con desprendibles de pago, y tiene la misma validez y efectos legales que la nómina de papel.

Ahora bien, el documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del IVA, cuando aplique. De acuerdo con lo previsto en la Resolución 000013 del 2021, se deriva de los pagos o abonos en cuenta que estén relacionados con la nómina correspondiente a una relación laboral o  de pensiones,  legal y reglamentaria.

El documento soporte de pago está compuesto primero por los valores devengados de nómina o devengos, tales como sueldo, auxilio de transporte, horas extra, recargos y dominicales, vacaciones, primas, entre otros; segundo, los valores deducidos o descuentos de nómina, tales como salud, pensión, fondos, cooperativas, embargos, libranzas, entre otros; y por último, el valor total de la diferencia de los mismos, que será el neto a pagar. Si el documento soporte de pago se transmite con algún error, este debe corregirse a la mayor brevedad posible a través de una nota de ajuste, la cual puede anular el documento soporte de pago que se haya enviado anteriormente o modificar los valores errados que se hayan transmitido.

¿Quién debe generar el documento soporte de pago?

Los contribuyentes que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta y complementarios, que realizan pagos y abonos en cuenta a sus empleados por las tareas desempeñadas y pagos a pensionados a su cargo, deben generar y transmitir el soporte de los pagos derivados de la relación laboral legal y reglamentaria.

¿Cómo se genera el documento soporte de pago?

El documento soporte de pago de debe generar a través de un software especializado para que cumpla con los requisitos y parámetros de la DIAN al ser trasmitido.

Para escoger el software tienes tres opciones o modos de operación: una solución gratuita suministrada por la DIAN, un desarrollo propio o un aliado tecnológico de confianza el cual debe estar inscrito y habilitado ante la DIAN como proveedor tecnológico y su software debe cumplir con todos los requisitos del anexo técnico de la Resolución 000013 de 2021.

Si optas por la tercera opción es importante que evalúes las funciones del software, que cubra tus necesidades; no te dejes llevar por el precio, es mejor un proveedor con una empresa sólida que pueda adaptarse el crecimiento de tu empresa.

¿Cuándo se transmite a la DIAN el documento soporte de pago?

El documento soporte de pago debe generarse y trasmitirse de forma mensual, no importa la periodicidad con la cual le pagas la nómina a tus empleados. El empleador debe acumular la información con los valores devengados y deducidos de nómina y el valor de la diferencia del mes que va a reportar.

Esta información se debe transmitir a la DIAN los primeros 10 días del mes siguiente a los pagos a reportar, para que el administrador tributario proceda a su validación, uno por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte de la empresa.

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¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte?

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos enumerados en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN:

1. Estar denominado expresamente como “documento soporte de pago de nómina electrónica”.

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del obligado a generar y transmitir el documento.

• Apellidos y nombre(s) y número de Identificación del beneficiario del pago.

• El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

• Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar y transmitir el documento.

• Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».

• El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

• El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la resolución 0013.

1. El medio de pago, que el sujeto obligado a generar y transmitir el documento utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
2. Fecha y hora de generación.
3. La firma digital del sujeto obligado a generar y transmitir el documento, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
4. Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas si lo tuviere.

Otros requisitos que debe cumplir el documento soporte de pago

Para terminar, es primordial tener en cuenta otros requisitos o condiciones que debe cumplir el documento soporte de pago de nómina electrónica que no son de contenido, pero que son igual de importantes a los enumerados en el aparte anterior. Aquí nos referimos en primer lugar a la solicitud de una numeración autorizada por la DIAN, para expedir tu documento soporte de pago, sin ello no es procedente la generación del documento.

Asimismo, el documento soporte pago de nómina y las notas de ajuste del mismo, deberán cumplir con las políticas de tratamiento de datos personales, debido a la naturaleza confidencial de la información que contiene.

Finalmente, los documentos de soporte de nómina y las notas de ajustes, que generes y trasmitas deben ser conservados por un tiempo de conformidad a lo indicado el artículo 632 del Estatuto Tributario, el cual será mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.

En síntesis, el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste deben cumplir con los requisitos contenidos en el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, sin dejar de lado el artículo 23 de conservación de éstos y la Ley 1266 de 2008 de Habeas Data.

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Sobre el Autor:

Isabel Turriago

Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.