Un exceso de inventario es un problema común que impacta directamente a los resultados de los negocios. Contar con altos niveles de inventario puede tener ventajas y desventajas para las empresas, la falta de inventario puede causarte problemas para satisfacer la demanda, pero el exceso de inventario también tiene sus inconvenientes.
Los administradores de emprendimientos que manejan inventarios suelen tener diversas complicaciones y dudas en el proceso, una de las más comunes es ¿cuándo se genera un exceso de inventarios y qué se debe hacer? Te contaremos en Loggro lo que debes tener en cuenta para identificar si tienes este problema, y algunos tips que te pueden ayudar.
¿Cuándo se considera que se tiene exceso de inventario?
Cuando se habla de exceso de inventario nos referimos a una acumulación de stock más allá de los niveles aceptados u óptimos que generalmente es calculado de una manera muy básica, cálculo que debe tener en cuenta aspectos como la demanda, ciclos estacionales y tendencias de consumo.
Este fenómeno ocurre cuando una empresa ordena su inventario de forma inadecuada, quedándose con más de lo que el mercado demanda, ahora bien, este problema también puede suceder si la demanda cae drásticamente luego de haber realizado un pedido o cuando existe un exceso de optimismo en la expectativa de venta de los productos.
Es más común de lo que te imaginas que la falta de técnicas de control o mayor profundidad de análisis lleve a la tendencia de crecer los inventarios, es un comportamiento natural en muchas empresas, hasta que se cuestionan los costos. Por lo general, un almacén excedido es el claro síntoma de un problema interno en el sistema de logística y producción que muchas veces pasa desapercibido.
Factores y soluciones para el exceso de inventario
| Factor de exceso de inventario | Descripción | Soluciones |
|---|---|---|
| Falta de previsión en la demanda | Un exceso de inventario puede generarse por una incorrecta estimación de la demanda futura, lo que lleva a compras excesivas. | Implementar sistemas de predicción de demanda basados en análisis de datos históricos y patrones de consumo. |
| Problemas en la rotación de inventario | Inventarios que no rotan adecuadamente generan costos adicionales de almacenamiento y pérdida de valor de los productos. | Utilizar un enfoque de rotación “First In, First Out” (FIFO) para evitar que los productos queden obsoletos o expiren. |
| Errores en la cadena de suministro | Retrasos o descoordinación en la cadena de suministro pueden provocar que lleguen productos que ya no son necesarios o en cantidades incorrectas. | Mejorar la comunicación y coordinación con proveedores mediante sistemas de gestión integrados. |
| Promociones y descuentos mal planificados | Las promociones excesivas pueden llevar a sobrestock al sobrevalorar la respuesta del consumidor. | Analizar el impacto real de las promociones antes de su implementación para evitar exceso de inventario. |
| Cambios en la preferencia del cliente | La demanda puede fluctuar debido a cambios en las preferencias de los clientes, dejando a la empresa con inventarios obsoletos. | Monitorear tendencias del mercado en tiempo real mediante herramientas de Business Intelligence. |
Desventajas de tener un exceso de inventario
- Aumento de costos
Tener un exceso de inventario está directamente relacionado a sus costos asociados. Muchas empresas tienen espacio adicional en almacenes, en donde mantienen el exceso de inventarios hasta que el producto del suelo se moviliza. Más espacio utilizado para almacenamiento significa menos espacio utilizado para productos de mayor rotación que impulse las ventas. Los empleados que mueven el inventario y lo organizan deben ser pagos, lo que implica gastos en mano de obra por la gestión del exceso de inventario.
- Obsolescencia de los productos o pasados de moda
La circulación de algunos artículos disminuye total o parcialmente, por la depreciación en el mercado. Artículos de moda, estacionales que sólo se consumen en algunas épocas, o que tengan algún tipo de vencimiento. Esos artículos obsoletos son pérdidas para el negocio en el año de la depreciación, forzándolo a establecer provisiones manuales cada año, para evitar pérdidas imprevistas.
Ninguna empresa compra productos para descartarlos. Sin embargo, cuando hay un exceso de inventario, la mayoría de ellos siempre termina venciéndose o deteriorándose. Por ejemplo, empresas que se dedican a trabajar con alimentos frescos, cuando tienen este problema debe tirar los sobrantes cuando se descomponen.
Todas estas desventajas hacen que gran parte del capital no esté disponible para otras actividades que generen utilidad, así se incrementa la necesidad de préstamos y por tanto de intereses. La rentabilidad no mata las empresas, la falta de liquidez sí.
¿Qué debo hacer si tengo exceso de inventario?
Lamentablemente no podemos decirte que hay una fórmula única, las estrategias dependerán del sector donde se desempeñe la empresa y la actividad que esta realice.
Sin embargo, en términos generales, se puede mejorar el control de inventario siguiendo estas recomendaciones:
- Coordinación de áreas:
Promover la coordinación entre las diferentes áreas del negocio, es importante unificar criterios de compras y trabajar juntos en la búsqueda de soluciones para manejar el exceso de inventario, hacer una lluvia de ideas, como planear promociones o en el caso de un comercio, negociar con los proveedores la devolución de la mercancía. La coordinación eficaz con los departamentos implicados en la adquisición y venta será determinativa para que puedas superar este problema, si se trabaja en equipo se pueden detectar posibles excesos de inventario a tiempo y crear canales de comunicación con otras áreas del negocio para encontrar soluciones al instante.
- Planificar con información de calidad
Evaluar las tendencias de tu negocio, generar informes que te apoyen en la toma de decisiones anticipándose a los cambios en el comportamiento de la demanda será clave para estar preparados de forma adecuada. Analizar esta información y adelantarse a la demanda para alcanzar un equilibrio entre lo que realmente vas a vender sin tener déficit de inventario te permitirá realizar compras inteligentes y optimizar tu dinero.
- Saber cuánto dinero está en tu inventario
Tener un sistema por medio del cual puedas valorar tu inventario periódicamente es clave en la administración de tu negocio, conocer exactamente la cantidad en unidades y en dinero te permitirá calcular la unidad de mantenimiento en almacén por ítem o por cada línea de negocio, con lo cual podrás reaccionar rápidamente ante la detección de un exceso de inventario.
- Hacer uso de la tecnología
En la actualidad existen diversas herramientas al alcance de cualquier negocio sin importar su tamaño o presupuesto, hacer uso de la tecnología puede ser la diferencia entre la competencia y tu empresa para alcanzar el nivel esperado. Un software de inventarios te traerá múltiples beneficios, Sin lugar a duda una de las principales ventajas de controlar tu inventario con un software será la posibilidad de generar múltiples reportes y exploradores ad-hoc en esa plataforma, información como:
- Entradas de inventarios
- Movimientos de inventarios
- Saldos de inventario valorizado
- Rentabilidad por producto en el inventario
- Traslados recientes en el inventario
- Mínimos y máximos en el inventario
Eso sí, es importante tener en cuenta que para lograr obtener estas ventajas es fundamental que te tomes el tiempo para elegir correctamente un proveedor de software que te brinde el apoyo suficiente y total confianza y respaldo, de lo contrario puede que esta inversión no genere el retorno esperado. Si quieres saber más de este tema, escríbenos y nuestro equipo te ayudará.
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Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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