En un entorno empresarial en constante evolución, surge la pregunta sobre si el Régimen Simple debe implementar la nómina electrónica. Con la implementación de la nómina electrónica por parte de la DIAN en 2021, muchos contribuyentes colombianos se han visto en la encrucijada de determinar si están obligados a adoptar este sistema y en qué casos sería pertinente hacerlo. En este artículo, exploraremos detalladamente las razones por las cuales los contribuyentes del Régimen Simple no están obligados a generar ni transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica para sus empleados, ofreciendo claridad y orientación en un tema crucial para la gestión empresarial actual.
En 2021, la DIAN implementó la nómina electrónica para gran parte de los contribuyentes colombianos, pero mucho no saben si deben o no, o en qué casos implementarla.
En este artículo te contamos por qué los que hacen parte del Régimen Simple no deben generar ni transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica para sus empleados.
¿Quién implementa la nómina electrónica y por qué el Régimen Simple no?
Según lo indica la Resolución 000013 de 2021, los obligados a emitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica son:
- los contribuyentes que responden por el impuesto sobre la renta y Complementarios
- contribuyentes que realicen pagos o abonos en las cuentas que se deriven por una vinculación, relación laboral o legal y reglamentaria
- Contribuyentes que realicen pagos a los pensionados que tenga a cargo
Todos los anteriores necesitan soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y Complementarios e Impuestos descontables en el IVA, cuando sea necesario. Es decir, que, como los contribuyentes del Régimen Simple no responden por el Impuesto de Renta y Complementarios, no están obligados a emitir su nómina electrónica.
Nómina electrónica en el Régimen Simple
Los contribuyentes que hacen parte del Régimen Simple de Tributación no son responsables del impuesto sobre la renta, según como lo indica los Artículos 903 y 907 del ET, además la DIAN analizó la situación y emitió el Concepto 000304 del 3 de marzo de 2021 que analizaremos a continuación.
Concepto 000304 de 2021
En primer lugar, el concepto 00034 resalta que el documento soporte de pago de la nómina electrónica es un documento que soporta los costos y las deducciones en el impuesto sobre la renta y Complementarios e impuestos descontables en el IVA.
Este documento se deriva de los pagos o abonos a la nómina. Sus valores deducidos y por el valor total de diferencia deben consagrarse en el documento y este debe ser generado y transmitido a la DIAN de forma independiente por cada uno de los beneficiarios de pago que tenga a cargo el empleador.
El Concepto resalta que los contribuyentes que hacen parte del Régimen Simple de Tributación y teniendo en cuenta las disposiciones de los Artículos 903 y 907 del ET indica que no son contribuyentes responsables del impuesto sobre la renta y por tal razón, siguiendo las disposiciones legales vigentes hasta la fecha, no están obligados a generar el documento soporte de pago de la nómina electrónica.
¿Cuándo deben generar documentos electrónicos en el Régimen Simple?
Si haces parte del Régimen Simple y realizas adquisiciones con sujetos no obligados a expedir facturas de venta o documentos equivalentes, es preciso que los documentos electrónicos sean necesarios para probar la transacción que origina impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas, conforme lo indica el Artículo 771-2 del ET.
En consecuencia, los contribuyentes del Régimen Simple que necesiten soportar sus impuestos descontables en el IVA están obligados a generar el documento soporte para las adquisiciones que efectúe con los sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalentes teniendo en cuenta los términos del Artículo 55 de la Resolución 000042 de 2020.
¿El Régimen Simple puede generar la nómina electrónica de forma voluntaria?
Si haces parte del grupo de los no obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de la nómina electrónica, pero aun así te encuentras interesado en realizarlo de forma voluntaria, lo primero que debes hacer es habilitarte en el servicio informático de nómina electrónica dispuesto por la DIAN, luego tienes 2 meses para comenzar a generar y transmitir los documentos soporte de pago de la nómina electrónica derivado por una vinculación laboral legal o reglamentaria y por los pagos a los pensionados que estén a tu cargo según como lo indica el calendario de implementación.
Ventajas de implementar la nómina electrónica en tu empresa
Actualmente, las empresas avanzan hacia un futuro digitalizado que se impone a grandes pasos por los distintos beneficios que traen para las empresas, bien sea por la optimización de los procesos o hasta una reducción significativa en sus costos de operación. En el caso de la nómina electrónica, te recomendamos implementarla porque tiene varias ventajas, algunas de estas te las contamos a continuación.
Optimiza tu recurso más preciado: el tiempo
La nómina electrónica es rápida y fácil de generar porque automatiza todos tus datos, el envío es online y se archiva en tu pc o en la Nube. Sin duda, este sistema reduce el tiempo de consulta y de operación de tus documentos electrónicos de forma drástica.
Es más fácil almacenarla
Con la nómina electrónica es posible sustituir el papel y los lugares físicos de almacenamiento, porque se ubica en cualquier dispositivo electrónico o en el espacio de la Nube que disponga tu proveedor de servicios.
Tus documentos van a estar más seguros
La generación y transmisión de la nómina electrónica por medio de la digitalización certificada la convierte en un documento que cuenta con validez legal, porque en este se incluyen la firma digital y el formato XML que garantiza la autenticidad de la información que tiene el documento.
Tienes acceso desde cualquier lugar
Si no te encuentras en tu oficina, no hay ningún problema, porque si contratas los servicios de un proveedor autorizado por la DIAN para generar y transmitir tu nómina electrónica, también accedes a tus datos desde el lugar que quieras. Lo único que necesitas es un ordenador y conexión a internet.
Los que mencionamos son los principales beneficios que tendrás si contratas los servicios de un proveedor de nómina electrónica. Como ves, la digitalización de los procesos de tu empresa es una de las mejores decisiones para estar al día y al nivel de tu competencia, así que si haces parte del Régimen Simple, lo mejor es que comiences a utilizar el sistema de nómina y de facturación electrónica de forma voluntaria para que cuando tu empresa crezca y tenga mayores responsabilidades estés listo y conozcas sobre los nuevos procesos y sus implicaciones legales y fiscales.
El Loggro te invitamos para que conozcas nuestro software de nómina electrónica con el que va a ser más fácil tu proceso de habilitación, generación y transmisión de tu documento soporte de pago de nómina electrónica, sin importar si haces parte de los no obligados a emitirla, también contamos con un equipo de expertos que te asesoran en cualquier momento para que evites errores en tu nómina.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
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