Desde 2015 y durante 2020 y 2021, la implementación de la facturación electrónica es una obligación para quienes tengan una actividad económica que esté mencionada en la Resolución 000064 del 1 de octubre de 2019.
La facturación electrónica en Colombia: Obligación y normativa
A esto se suma que las empresas que aún no han comenzado con su proceso de implementación de la facturación electrónica deben acogerse a los nuevos plazos establecidos en la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
Los obligados a facturar electrónicamente cuentan con dos opciones, la primera es utilizar el sistema de facturación electrónica gratuito creado por la DIAN o utilizar un software de facturación electrónica como Loggro que cuente con mayores ventajas en comparación con las opciones gratuitas, que te hacen un poco dependiente de la herramienta o te limitan en funcionalidades.
¿Qué significa la facturación electrónica gratuita en 2020?
En primer lugar, la facturación electrónica es una herramienta tecnológica que ha implementado la DIAN con el fin de que las empresas se familiaricen con los distintos medios computacionales que les faciliten soportar sus transacciones por la venta de Bienes y servicios. Adicionalmente, es un mecanismo de la Hacienda colombiana que le permite al Gobierno saber en tiempo real qué están comprando los colombianos;esto quiere decir, que la facturación electrónica es un proceso que involucra un software para que las operaciones contables de una empresa sean más ágiles, rápidas y emitan de forma actualizada la información que la DIAN necesita ver.
¿Es viable utilizar un sistema de facturación gratuito?
Ahora bien, ¿qué significa que la facturación sea gratuita? En el ecosistema emprendedor, la mayoría de las empresas nacen con procesos automatizados, debido a que los empresarios son conscientes de que para sobrevivir en el mercado deben tener operaciones sincronizadas que a su vez cumplan con los requisitos de Ley.
Al utilizar un sistema gratis de facturación electrónica, estás entregando al sistema todos tus procesos y uno de los activos más valiososde tu empresa: la información.
Todo lo anterior implica que debes asegurarte de tener seguridad en tus transacciones y, a pesar de que el alojamiento en la Nube es más seguro que las formas tradicionales de consignar la información de tu empresa, debes tener garantía de que puedes tener acceso ilimitado a la información que consignaste en tu software gratuito siempre que lo requieras.
¿Qué son las facturas electrónicas gratuitas?
Al momento de hablar sobre las acciones para facturar electrónicamente gratis, debe pensarse en el conjunto de herramientas y procedimientos que permiten cumplir con todos los lineamientos de la legislación más reciente, relacionada con la facturación electrónica; es decir que más allá de emitir una factura, se trata de tener la trazabilidad de los procesos de tu empresa relacionados con la facturación electrónica.
Ahora bien, dejando de lado el carácter de gratuidad, es importante entender que las facturas electrónicas son, antetodo, facturas; es decir que son documentos electrónicos que se encargan de justificar las transacciones de servicios y bienes.
Esto quiere decir que, cuentan con la misma validez de las facturas tradicionales y son de gran importancia para quien vende, compra y para la autoridad fiscal, en el caso de Colombia es la DIAN.
¿Cómo es la facturación gratuita de la DIAN?
En 2017 la DIAN comunicó que pondría a disposición de todos los colombianos un sistema de facturación electrónica gratuito con el fin de atender esta necesidad en las microempresas y pequeñas empresas del país, este servicio fue presentado al público el 28 de junio de 2018 y desde entonces opera como solución gratuita para las Mipyme que proyectan crecimiento moderado o bajo en corto tiempo.
¿Qué permite hacer la facturación gratuita de la DIAN?
Con la solución gratuita de la DIAN para facturar electrónicamente, las Mipyme pueden emitir facturas electrónicas, según lo que establece el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000030 de 2019. Quienes estén interesados en utilizar este software gratuito deben contar con su RUT actualizado, un dispositivo y conexión a internet.
Características del sistema de facturación electrónica gratis de la DIAN
El sistema para facturar electrónicamente gratuito de la DIAN cuenta con los requerimientos técnicos para la expedición de las facturas electrónicas. Los siguientes son los elementos que puedes encontrar con este medio de facturación.
Está hecha en formato XML
El formato XML que utiliza la DIAN en su sistema de facturación electrónica gratuito es un lenguaje universal de negocios que les ayuda a las distintas autoridades y a tus clientes a entender la forma en la que se genera la información financiera; esto quiere decir que es similar a como funcionan las NIIF; este formato es obligatorio porque garantiza la integridad y autenticidad de la factura electrónica que se emita.
Cuenta con validación previa
El sistema de facturación electrónica gratuito de la DIAN cuenta con su respectivo sistema de validación previa al expedir facturas electrónicas de venta. La validación previa es un requisito indispensable que se encarga de verificar la factura antes de entregarla al comprador con el fin de constatar que la información que allí se plasma es verídica.
Facturación electrónica con Loggro
La facturación electrónica gratuita de la DIAN requiere de seguir una guía en en la que conoces todo el proceso de facturación; es importante que tengas presente que requiere de suficiente tiempo para implementarse, por lo que te recomendamos planear tu ejecución de la mejor manera, de modo que evites retrasos de última hora.
Por otra parte, con el software de facturación electrónica de Loggro lo único que debes hacer es seleccionar el plan que más se adapte a tus necesidades de facturación, crear un usuario y una contraseña para que puedas comenzar a facturar.
No necesitas ningún tipo de manual porque nuestro software es muy intuitivo y fácil de usar, en caso de que tengas alguna duda cuentas con asistencia especializada de forma inmediata. En conclusión, es tan fácil que en cuestión de minutos puedes estar emitiendo tus propias facturas electrónicas.
¿Con qué cuenta el software de facturación electrónica de Loggro?
Con el sistema de facturación electrónica de Loggro puedes estar tranquilo porque nos hemos asegurado de que incluya todos los requisitos legales que exige la DIAN, estos son los siguientes.
- El formato XML
- Código CUFE
- Código QR
- Certificado digital o firma electrónica
- Proceso de validación previa
Revisa aquí nuestro artículo: firma electrónica gratis de la Dian ¿se integra con otro proveedor?
Otros beneficios que tienes facturando electrónicamente con Loggro
Además de los requerimientos legales, con el software de facturación electrónica de Loggro puedes tener los siguientes beneficios:
Ventajas con la facturación
Con el sistema de facturación de Loggro puedes comenzar a facturar de forma normal para que no retrases tus procesos contables; luego, puedes activar la opción de facturación electrónica cuando la necesites.
Es decir que cuentas con un sistema completo que te permite realizar facturas, enviarlas a tus clientes o imprimirlas si lo necesitas.
Cuentas con facturas atractivas y muy profesionales
Nuestro sistema de facturación electrónica te permite darles un estilo atractivo y profesional a tus facturas. Es decir que con Loggro puedes personalizarlas para que tengas una mejor imagen frente a tus clientes, ya que reflejas actualización en todos los procesos de tu empresa a la vez que digitalizas procesos importantes con tu imagen corporativa, lo que sin duda hace tus documentos electrónicos visualmente más estéticos y amigables.
Reportes de facturación
Con el sistema de facturación de Loggro es posible conocer tu historial de facturas realizadas en línea, gracias a esto puedes conocer cuál es el producto con más ventas en tu empresa y el mejor vendedor, todo esto únicamente con el reporte de facturación.
El historial de las facturas es una exigencia de la DIAN que se debe garantizar durante cinco años y en Loggro lo garantizamos para ti.
Facturas gratuitas
Nuestro sistema de facturación electrónica te brinda desde 10 facturas o documentos electrónicos totalmente gratuitos dependiendo del plan que elijas, ten presente que contamos con planes muy competitivos en el mercado colombiano.
Siempre estamos activos
El sistema de facturación electrónico gratuito de la DIAN tiende a colapsar por el uso masivo que se da gracias a los diferentes trámites administrativos y tributarios que deben realizar revisores fiscales y contadores, en Loggro puedes trabajar sin que el funcionamiento óptimo sea una preocupación. En conclusión, el sistema de facturación electrónica de la DIAN te ayuda a realizar facturas electrónicas y con Loggro puedes contar con un uso fácil e intuitivo, diferentes funcionalidades, facturas personalizadas que con seguridad le darán una mejor imagen a tu empresa y asistencia especializada en el momento que más lo necesites.
Sobre el Autor:
Equipo Editorial Loggro
Loggro cuenta con profesionales con más de 30 años de experiencia desarrollando soluciones empresariales. Es una compañía líder en la región del mercado de software y soluciones administrativas tipo ERP para pequeñas, medianas y grandes empresas.
