La nómina electrónica es el requisito obligatorio más reciente asignado por la DIAN a los contribuyentes responsables del impuesto de renta.
Si aún no sabes en que consiste este proceso de transmisión de nómina electrónica, en este artículo te lo explicamos de manera general y responderemos una pregunta que surge frecuentemente en la implementación de esta, ¿se debe transmitir la nómina por cada trabajador que tenga el empleador?
Nómina electrónica en Colombia
Tal como lo establece la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 la Nómina electrónica es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA) cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria.
Dicho en otras palabras, es la digitalización de tus documentos soporte de pago de nómina a empleados y notas de ajuste derivados de éste, y se conforma por los valores devengados, las deducciones y el valor total de la diferencia de estos.
Tal como lo establece a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, el objetivo principal de la nómina electrónica es servir como un documento estratégico para la administración y control tributario.
¿Para qué sirve la nómina electrónica?
Además de ser el soporte fiscal de costos y deducciones de renta, es la herramienta perfecta para que tu empresa pueda controlar en tiempo real de forma fácil y segura la información y costos de los empleados. También, es amigable con el medio ambiente, pues es la sustitución de la nómina de papel, además, ya no requerirás espacio para su archivo, lo que disminuirá tu costo de almacenamiento y conservación de este.
Además, impulsa el proceso de digitalización y automatización de los procesos al interior de tu negocio un beneficio extra y clave ab la hora de hacer frente a la competencia en la actualidad.
¿Quiénes están obligados a realizar este trámite?
Si eres contribuyente del impuesto de renta y complementarios, y tienes trabajadores a los que les haces pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o si tienes a cargo pagos a pensionados, estás en la obligación de generar nómina electrónica.
No obstante, si hasta ahora estás iniciando una nueva actividad empresarial y recién estás vinculado empleados, tendrás un plazo de dos (2) meses contados a partir de la realización de los pagos derivados de la nueva vinculación laboral, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica.
Recuerda que, si eres persona jurídica pero no estas obligado a declarar renta ni ingresos o perteneces al régimen simple, no estás obligado a generar ni transmitir nómina electrónica.
¿Cómo y cuándo se hace la nómina electrónica?
Deberás generar los documentos soporte de pago de nómina de forma electrónica y notas de ajuste, a través de un software especializado, suministrado por la DIAN, de desarrollo propio de tu empresa o contratado con tu proveedor tecnológico de confianza. La elección de un proveedor tecnológico idóneo te permitirá realizar tu proceso de generación y transmisión de nómina electrónica, además de organizar y adquirir procesos electrónicos más eficientes para así crecer y optimizar el tiempo de tu equipo.
Entonces, una vez escogido tu software, deberás generar y transmitir mensualmente a la DIAN los documentos soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste, sin importar la periodicidad con la que pagas a tus trabajadores.
La transmisión del documento soporte de pago y las notas de ajuste los deberás formalizar dentro de los primeros 10 días calendario del mes siguiente al cual corresponde el pago; y posterior a su transmisión estos soportes deben ser validados por la DIAN.
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¿Qué debe contener el documento soporte de pago para transmitir a la DIAN?
De conformidad con el artículo 5 de la Resolución 00013 de 2021 de la DIAN, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información:
- Estar denominado expresamente como “Documento soporte de nómina electrónica”.
- Apellidos y nombres o razón social y NIT de empleador.
- Apellidos, nombres y número de identificación de beneficiario del pago.
- El código único del documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE.
- Numeración consecutiva, asignada por el empleador.
- Valor devengado de nómina
- Valores deducidos de nómina
- Valor total (diferencia del total devengado menos el valor total deduciendo)
- Medio de pago. Especificar si es en efectivo o a través de cuenta bancaria, si es en dinero o en especie
- Hora y fecha de generación.
- Firma electrónica o digital.
- Nombre o razón social o NIT del fabricante del software.
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¿El documento soporte de nómina electrónica se debe realizar por cada trabajador?
El documento soporte de pago de nómina electrónica se refiere al soporte de costos que los empresarios deben generar por cada uno de sus empleados cuando tienen una relación laboral legal o reglamentaria y que ahora deben reportar a la DIAN de manera electrónica.
De acuerdo con el inciso tercero del artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir para la validación de la DIAN de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado.
Además, en el numeral 3 del artículo 5, enuncia: “Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.” Al estar en singular se ha entendido e interpretado que se genera un documento soporte de pago por cada beneficiario.
Así las cosas, las empresas están obligadas a trasmitir el mencionado documento soporte de pago de nómina electrónica para cada uno de los empleados que tenga a su cargo. En otras palabras, si tienes 10 empleados, debes generar y transmitir 10 nóminas electrónicas.
En resumen, sí, se debe generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se deriven de este por cada empleado a tu cargo.
Como ves, la nómina electrónica trae consigo diversos conceptos que vale la pena entender y cumplir como lo indica la ley para evitar sanciones por no emitir la nómina electrónica correctamente. Si tienes más preguntas consulta a nuestros expertos.
Sobre el Autor:
Isabel Turriago
Ingeniera industrial, especialista en marketing, con maestría en Inteligencia de mercados, consultora por más de 15 años de pymes de todos los mercados, comunicando y creando estrategias para la mejora continua y la modernización de las empresas.
