El software contable se ha convertido en una herramienta vital para la gestión de la contabilidad en los negocios. Sin embargo, su uso inapropiado puede llevar a errores costosos. Los errores más comunes incluyen no comprender plenamente cómo funciona el software, no actualizar el software regularmente, no realizar un seguimiento constante una vez implementado el software, no tener personal calificado y continuar con procesos manuales a pesar de la implementación del software. Para evitar estos errores, es importante entender a profundidad el funcionamiento del software, mantenerlo actualizado, realizar seguimientos periódicos, contar con personal adecuadamente capacitado y automatizar todos los procesos relevantes. Al tomar estas medidas, los propietarios de negocios pueden evitar errores de contabilidad y garantizar una gestión financiera eficiente.
El software contable se ha convertido en la herramienta básica para ayudar a los empresarios a gestionar su contabilidad, sin embargo, el software contable también puede ser una fuente de errores si no se usa de manera adecuada, fallas que pueden ser muy costosas para una empresa, por lo que es importante conocerlas y evitarlas. A continuación, veremos los errores más comunes al utilizar software contable y cómo evitarlos.
La contabilidad es una parte esencial de cualquier negocio, los gerentes cada vez más buscan formas de evitar posibles errores ya que pueden tener un efecto devastador en el éxito de una empresa. La buena noticia es que hay una variedad de softwares contables disponibles para ayudar a los propietarios de negocios a llevar un registro preciso de sus finanzas. Sin embargo, es normal que implementar un software, estos son los errores más comunes:
No entender a profundidad cómo funciona tu software contable
Uno de los errores más comunes al utilizar un software contable es no tener una buena comprensión de cómo funciona. Muchos propietarios de negocios no se toman el tiempo para aprender cómo usar el software correctamente, es importante que desde el inicio todos los involucrados participen en la parametrización e identificación de informes, para así hacer el mejor uso y estar claro en las expectativas que se tienen del software.
Una vez hayas elegido el proveedor tecnológico y su respectivo software, debes dedicarle un buen tiempo al conocimiento de la herramienta, realiza todas las preguntas necesarias, invita a tu equipo para que también participe y así podrás tener diferentes puntos de vista del funcionamiento.
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Otra recomendación que funciona es solicitar una prueba gratis del software, durante ese periodo de tiempo podrás entender de primera mano el funcionamiento de la herramienta, así estarás seguro de que es lo que necesitas y además al aprender a usarla tendrás la posibilidad de apoyar en el proceso de entrenamiento del equipo.
Tener un software desactualizado
Otro error común al utilizar software contable es no actualizar el software con regularidad, esto ocurre principalmente con los softwares que no están en la nube, ya que éstos deben ser descargados en el computador y a los propietarios de negocios se olvidan de actualizar el software con las últimas actualizaciones y parches. Esto puede llevar a errores de contabilidad, ya que los datos pueden no ser precisos o el software puede no funcionar correctamente, además al no estar actualizado con la norma vigente, puede llegar a ocasionar multas al no dar cumplimiento correcto de las leyes actuales.
Por lo tanto, es importante asegurarse de que el software siempre esté actualizado, aunque la solución definitiva es adquirir un software contable en la nube ya que estos no necesitarán de un servicio técnico para ser actualizadas, este proceso se realizará automáticamente cuando lo uses. Este es uno de los muchos beneficios que tiene un software contable en la nube.
No hacer seguimiento constante
Un tercer error común al utilizar software contable es no realizar un seguimiento adecuado una vez se pone en marche el software, si bien uno espera que en la fase de implementación se haya cubierto todo, es común que luego en el día a día se encuentren varios ajustes que pueden mejorar la usabilidad del software.
Para evitar esto te recomendamos hacer una reunión periódica para revisar cómo va el funcionamiento del software, evalúa con tu equipo las oportunidades de mejora y consulta con tu proveedor tecnológico la posibilidad de realizar esos cambios. Así mismo revisa que soluciones tiene tu proveedor, puede que haya otros módulos o funcionalidades que hayas dejado atrás en la selección inicial.
No tener personal calificado
Principalmente al inicio de un negocio el personal contable puede que no tenga mucha experiencia, puede ser un pasante o un estudiante que nunca ha utilizado un software contable o desconoce las nuevas herramientas de la contabilidad. Aunque el software contable suele ser una herramienta fácil de usar, se requiere entrenamiento y conocimiento para sacarle el mejor provecho posible.
Es fundamental entender que un contador tiene el conocimiento técnico y legal para llevar el registro de la actividad financiera y contable de una empresa. En la actualidad, la tarea de un contador ha sido simplificada debido al uso de programas específicos para contabilidad como el software contable, que permiten manejar con mayor facilidad los movimientos y operaciones diarias de las empresas que administran, sin embargo, hay muchas labores que sólo el contador puede hacer.
Es importante entender qué hace el software contable y qué el contador, el contador se convierte en una figura fundamental y estratégica para la toma de decisiones de una compañía, éste podrá analizar con mayor precisión lo que está pasando, reaccionando incluso anticipadamente ante cualquier inconveniente que se presente, o por el contrario podrá encontrar fácilmente oportunidades de inversión y generación de recursos al tener la información a solo un clic.
Continuar con procesos manuales
Automatizar los procesos contables es un gran paso para cualquier compañía sin importar lo complejos que sean, los beneficio se sentirán rápidamente, sin embargo, la contabilidad tiene relación con todos los procesos de la compañía, el hecho de que estos otros procesos no estén digitalizados puede legar a ser un obstáculo para que los resultados sean los mejores.
Como ejemplo tomemos un punto de venta, es allí donde se recolectan los datos de las ventas, el cliente, ingresos, promociones, inventario etc. Si el punto de venta toma esta información de forma manual, está expuesta a tener errores que luego al llegar al software contable se convertirán en información poco confiable.
Para sacarle el mayor provecho a tu software contable la recomendación es automatizar los procesos que son transversales, revisa con tu proveedor tecnológico los módulos con los que cuenta y evalúa cuáles de ellos encajan en tus necesidades, de esta forma garantizas que la captura, procesamiento y finalmente análisis de la información estará libre de errores.
En conclusión, hay varios errores comunes al utilizar software contable. Estos errores pueden tener un efecto devastador en el éxito de una empresa. Por eso, es importante tomarse el tiempo para aprender cómo usar el software correctamente, mantenerlo actualizado y realizar un seguimiento adecuado de los registros. Si se toman estas medidas, los propietarios de negocios pueden evitar los errores de contabilidad y garantizar una gestión financiera eficaz.
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